业务档案室管理制度

PAGE业务档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司业务档案的管理，确保业务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥业务档案在公司经营管理、业务发展和历史查考等方面的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司业务档案由业务档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门业务档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则业务档案应全面、真实地反映公司业务活动的全过程，保证档案内容的完整性和准确性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则加强业务档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）业务档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善业务档案管理的具体办法和操作规程。2.负责公司业务档案的集中统一管理，接收、整理、保管和统计各类业务档案，定期对档案进行鉴定、销毁和移交。3.建立业务档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司的经营决策、业务发展和历史研究提供服务。5.指导和监督各部门的业务档案管理工作，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门业务档案的形成、积累和整理工作，按照公司档案管理要求，定期将整理好的档案移交业务档案室。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门业务档案的日常管理和收集、整理、归档工作，确保档案的及时、准确和完整。3.配合业务档案室做好档案的鉴定、销毁、统计等工作，提供档案利用所需的相关资料和信息。4.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失或转借业务档案。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密。2.负责业务档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的整齐、规范和安全。3.按照档案管理的要求，对业务档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。4.做好档案的借阅、归还登记工作，严格执行档案借阅审批制度，确保档案的安全和完整。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。6.积极参与档案编研工作，为公司提供有价值的档案信息和参考资料。三、业务档案的收集与整理（一）收集范围公司业务活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、合同、协议、报表、信函、会议记录、录音录像等均属业务档案的收集范围。具体包括但不限于：1.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、客户信息资料、销售合同、广告宣传资料等。2.财务管理类：财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料、资金往来记录等。3.人力资源类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利文件等。4.行政管理类：公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、办公文件等。5.项目管理类：项目立项文件、可行性研究报告、项目进度报告、项目验收资料等。6.技术研发类：研发项目文档、技术方案、实验数据、专利申请资料等。（二）收集要求1.各部门应明确业务档案的收集责任人，按照档案形成的时间顺序和类别，及时收集本部门在业务活动中产生的各类文件资料，确保档案的完整性。2.收集的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求，严禁使用易褪色、易损毁的书写材料。3.对于电子文件，应按照公司电子文件管理规定进行收集和整理，确保电子文件的格式规范、内容完整，并进行有效的备份存储。（三）整理方法1.分类业务档案按照公司的业务分类体系进行分类，一般可分为一级类目、二级类目和三级类目等。例如：市场营销类可分为市场调研、营销策划、客户管理等二级类目；客户管理二级类目下可再分为客户信息、客户跟进记录等三级类目。具体分类应根据公司业务实际情况进行细化和调整。2.编号对每一份业务档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编码或字母与数字组合的方式，便于档案的识别和管理。例如：“SY001001”，其中“SY”代表业务档案，第一个“001”代表一级类目代码，第二个“001”代表该类目下的顺序号。3.编目编制业务档案目录索引，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。同时，为每份档案编制卷内目录，详细记录卷内文件的题名、日期、页号等信息，便于档案的查阅和利用。4.装订对纸质档案进行装订，应去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案的整齐牢固。对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或裱糊处理，使其大小统一。四、业务档案的保管（一）保管场所业务档案室应具备适宜的保管条件，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案按照档案的分类和编号顺序，上架存放，排列整齐有序。同时，建立纸质档案库存目录，便于查找和盘点。2.电子档案采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份存储，并建立电子档案数据库。电子档案应按照档案分类体系进行分类存储，同时建立相应的索引和链接，方便快速检索和调用。电子档案的存储环境应安全可靠，定期进行数据备份和维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管期限业务档案的保管期限根据其重要程度和历史查考价值确定，一般分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司成立以来的重要文件、重大项目资料、年度财务决算报表等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。如一般业务合同、中期财务报表、重要会议记录等。3.短期保管凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。如一般性的通知、简报、临时性的工作计划等。（四）档案清查1.业务档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整、准确和安全。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理，并做好记录。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对清查情况进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施和建议。五、业务档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由业务档案室负责人、各部门档案管理人员代表以及相关业务专家组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限规定，对超过保管期限的档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否已失去利用价值，是否重复、冗余或与现行政策法规不符。3.考虑档案的历史价值、现实意义和社会影响等因素，综合判断档案的存毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁审批表》经部门负责人、业务档案室负责人、公司分管领导审核签字后，报公司总经理批准。3.经批准销毁的档案，由业务档案室负责组织实施销毁工作。销毁时应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》和《档案销毁审批表》归档保存。六、业务档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅业务档案。涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的利用，应严格按照公司保密制度执行。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅公司业务档案的，须经公司总经理批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅业务档案，可直接到业务档案室进行查阅。查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称及用途等内容。业务档案室工作人员应根据查阅人需求，提供相应的档案，并做好查阅服务工作。2.借阅因工作需要借阅业务档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、数量、借阅期限、借阅用途等内容，经部门负责人签字同意后，报业务档案室负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损或丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案，业务档案室工作人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时