采办合同档案管理制度

PAGE采办合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司采办合同档案管理，确保采办合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同管理水平，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采办合同档案的管理，包括但不限于物资采购合同、工程采购合同、服务采购合同等。（三）基本原则1.集中统一管理原则采办合同档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则合同档案应如实反映合同签订、履行过程中的真实情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则采取必要的安全保密措施，确保合同档案的安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查阅、检索和利用。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善采办合同档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理采办合同档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。3.定期对采办合同档案进行清查、核对，确保档案的完整和准确。4.负责档案管理设施设备的维护和管理，保障档案安全。5.对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）合同承办部门职责1.负责本部门采办合同的起草、审核、签订、履行等工作，并及时将合同相关资料提交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好合同档案的整理、归档工作，提供必要的资料和信息。3.按照档案管理制度的要求，正确使用和保管合同档案，不得擅自销毁、涂改、丢失合同档案。（三）合同审批部门职责1.负责对采办合同进行审批，确保合同符合法律法规和公司规定。2.协助档案管理部门做好合同档案的审核工作，提供审批意见和相关资料。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本及附件，包括合同协议书、中标通知书、投标文件、技术规格书、质量标准、验收报告等。2.合同签订过程中的相关文件，如合同审批表及审批意见、授权委托书、谈判记录、会议纪要等。3.合同履行过程中的文件，如发货单、收货单、发票、付款凭证、变更协议、违约处理记录等。4.与合同有关的其他文件，如合同纠纷处理文件、法律意见书等。（二）收集要求1.合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同相关资料提交档案管理部门。2.提交的合同资料应齐全、完整、真实，符合档案管理要求。3.档案管理部门对接收的合同资料进行初步审核，对不符合要求的资料及时退回合同承办部门补充完善。（三）整理方法1.分类整理按照合同类别、时间顺序等进行分类，如物资采购合同、工程采购合同、服务采购合同等。2.编号编目为每份合同档案编制唯一的编号，并建立详细的目录，注明合同名称、编号、签订日期、承办部门等信息。3.装订成册将合同文本及附件、相关文件等按照一定顺序装订成册，确保整齐、牢固。四、合同档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门对整理好的合同档案进行归档，按照档案保管期限分类存放。2.归档的合同档案应填写归档登记表，注明档案名称、编号、归档日期、保管期限等信息。3.定期对归档的合同档案进行检查，发现问题及时处理。（二）保管期限1.采办合同档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.涉及公司重大权益、重要资产、长期合作关系等的合同档案，保管期限为永久。3.一般的采办合同档案，保管期限为长期，一般为[X]年。4.短期保管的合同档案，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。3.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅合同档案时，档案管理部门应安排专人负责陪同，查阅人员只能在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、内容、时间、归还日期等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅人员归还合同档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、合同档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立严格的保密制度，对合同档案的内容、查阅情况等进行保密。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露合同档案信息给无关人员。3.查阅和借阅合同档案的人员应签订保密协议，承诺对档案内容保密。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施设备，如消防器材、监控设备等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。七、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的合同档案进行鉴定，确定是否需要继续保存。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，会同合同承办部门、财务部门等相关部门组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据合同档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的合同档案，由档案管理部门编制销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁清单经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。