评估机构档案管理制度

PAGE评估机构档案管理制度一、总则（一）目的为加强评估机构档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在评估业务及机构管理中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本评估机构全体员工及在评估业务中涉及的相关档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映评估业务的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与评估业务相关的各类文件资料，确保档案无遗漏。3.保密性原则：对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案严格保密。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范流程。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中管理评估机构各类档案，建立档案目录和索引，便于查询和利用。3.对档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节进行监督和指导。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案安全。（二）业务部门职责1.负责本部门评估业务档案资料的收集、整理和初步审核，确保资料的真实性和完整性。2.在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门，并配合档案管理部门做好档案管理相关工作。3.按照档案管理要求，规范业务操作过程中的文件形成和积累，为档案管理提供基础保障。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理各项职责。2.负责档案的日常整理、分类、编号、装订等工作，确保档案整齐规范。3.做好档案的存储、保管工作，维护档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.按照规定办理档案的借阅、归还手续，记录档案利用情况。5.协助业务部门查找和提供所需档案资料。三、档案分类与编号（一）档案分类1.业务类档案评估项目档案：包括评估业务委托合同、评估对象基本信息资料、评估工作方案、现场勘查记录、评估计算过程及相关数据资料、评估报告及审核意见等。业务资质及业绩档案：机构资质证书、人员资质证书、以往评估项目业绩证明材料等。2.行政类档案机构文件：公司章程、股东会决议、董事会决议、机构管理制度、工作计划与总结等。人事档案：员工入职资料、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、考核评价等。财务档案：财务报表、审计报告、税务资料、费用报销凭证等。3.其他类档案客户资料档案：客户基本信息、联系方式、沟通记录等，但涉及客户隐私的部分应单独保管并严格保密。行业资料档案：收集的行业政策法规文件、行业研究报告、市场动态信息等。（二）编号规则1.采用层次编码法，以不同的数字段表示档案类别、年份、顺序号等信息。2.业务类档案编号格式为：业务类别代码年份项目序号。例如，评估项目档案编号为：PG20XX00X，其中“PG”表示评估项目档案类别，“20XX”为年份，“00X”为该年份内项目的顺序号。3.行政类档案根据不同类别分别编号，如机构文件编号格式为：JG年份文件序号；人事档案编号格式为：RS年份员工序号；财务档案编号格式为：CW年份资料序号等。4.其他类档案编号格式为：QT类别代码年份序号。例如，客户资料档案编号为：QTKH20XX00X，“KH”表示客户资料档案类别。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.在评估业务开展过程中，业务人员应同步收集与业务相关的各类文件资料，包括但不限于原始凭证、调查记录、计算底稿等。3.对于外部接收的文件资料，如客户提供的资料、政府部门文件等，应进行登记，并及时传递给相关部门进行处理。（二）整理要求1.档案管理人员对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案编号规则进行编号。2.对每份档案资料进行核对，确保资料内容完整、准确，签字盖章等手续齐全。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸张规格进行统一折叠或粘贴，确保档案整齐美观。4.对于电子档案，应按照规定的命名规则进行命名，并存储在专用的存储设备中，同时建立电子档案目录索引。五、档案归档与保管（一）归档程序1.业务部门在完成评估项目或相关工作后，应在规定时间内将整理好的档案资料移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，审核无误后办理归档手续，将档案存入专门的档案库房或存储设备中。3.建立档案归档清单，记录档案名称、编号、归档日期、移交部门等信息，双方签字确认。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管要求。档案应存放在档案架或档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。定期对纸质档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，如修复、更换包装等。2.电子档案采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储，确保电子档案的安全性和可靠性。对电子档案进行加密处理，设置访问权限，防止电子档案被非法篡改或泄露。定期对电子档案进行数据迁移和维护，检查存储设备的运行状况，确保电子档案可正常读取。（三）保管期限1.评估项目档案一般评估项目档案保管期限为自评估报告出具之日起[X]年。涉及重大资产交易、上市公司评估等重要项目档案保管期限为自评估报告出具之日起[X]年。2.业务资质及业绩档案：长期保管。3.行政类档案机构文件、人事档案等保管期限按照国家相关规定执行。财务档案保管期限为自形成之日起[X]年。4.其他类档案：根据实际情况确定保管期限，但应确保重要资料长期保存。六、档案借阅与利用（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。（二）借阅审批1.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的保密级别、保管期限等因素决定是否批准借阅。2.对于涉及重要机密或限制使用的档案，需经机构负责人批准后方可借阅。3.档案管理部门批准借阅申请后，向借阅人发放《档案借阅登记册》，并告知借阅注意事项。（三）借阅登记1.借阅人凭《档案借阅申请表》和有效身份证件到档案管理部门办理借阅手续，在《档案借阅登记册》上登记借阅档案的名称、编号、借阅时间、预计归还时间等信息，并签字确认。2.档案管理人员按照登记内容向借阅人提供档案，并在档案上加盖“借阅专用章”。（四）借阅期限1.一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.对于重要档案或特殊情况，档案管理部门可根据实际情况缩短或延长借阅期限。（五）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期应提前说明原因并办理续借手续。2.档案管理人员在接收归还档案时，应认真核对档案数量和完整性，检查档案是否有损坏、涂改等情况。3.借阅人归还档案后，档案管理人员在《档案借阅登记册》上记录归还时间，并注销借阅登记。（六）档案利用1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与工作无关的目的。2.如需对档案进行复印、拍照、摘录等操作，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.利用档案形成的资料应妥善保管，如需对外提供，应按照相关规定进行审批。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，应采取严格的保密措施，限制知悉范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案管理场所设置必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。4.对档案的查阅、借阅、传递等过程进行记录，以便追溯和查询。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。2.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在突发情况下能够迅速采取措施保护档案安全。4.对档案存储设备进行定期维护和检查，确保数据安全可靠。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，提升档案服务质量。（二）系统功能要求1.档案录入与存储：能够实现档案资料的电子化录入，支持多种格式文件的上传，包括文档、图片、音频、视频等，并按照档案分类和编号规则进行存储管理。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行快速检索，方便用户查找所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节的记录和跟踪。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相应的档案信息，保障档案信息安全。5.统计分析：能够对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为机构管理决策提供数据支持。（三）数据维护与更新1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。2.随着档案资料的不断增加和业务发展的需要，及时更新档案信息，确保系统数据的准确性和完整性。3.对档案信息化管理系统进行定期维护和升级，优化系统性能，提高系统的稳定性和安全性。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应从档案内容的重要性、历史意义、法律凭证作用等方面进行综合评估。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审核，形成鉴定意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申