租赁业务档案管理制度

PAGE租赁业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司租赁业务档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，保障公司租赁业务的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及租赁业务的部门及相关工作人员在租赁业务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则租赁业务档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映租赁业务实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则建立健全档案安全保密制度，采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用需求，简化手续，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善租赁业务档案管理的具体办法和操作规程。2.负责租赁业务档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立租赁业务档案数据库，实现档案信息的数字化管理，方便档案的查询、利用和统计分析。4.定期对租赁业务档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，并向上级领导汇报档案管理工作情况。5.负责对公司内部各部门及相关工作人员进行档案管理业务培训和指导，提高档案管理意识和业务水平。（二）业务部门职责1.负责本部门租赁业务档案的形成、积累和初步整理工作，确保档案资料的真实、完整、准确，并按照规定及时移交档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理和监督，配合档案管理部门做好档案的整理、归档等工作。3.在办理租赁业务过程中，严格按照档案管理要求，规范业务操作流程，确保档案资料的质量。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅等利用申请，并按照规定办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责租赁业务档案的具体收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.按照规定办理档案的查阅、借阅、归还等手续，及时登记档案利用情况，对利用过程进行跟踪监督。5.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，对拟销毁档案进行造册登记，并按照规定程序审批后组织实施。三、档案收集与整理（一）收集范围1.租赁合同及相关附件，包括租赁合同文本、租赁物清单、租金支付方式及期限、租赁期限起始和终止日期等。2.租赁项目前期资料，如项目立项文件、可行性研究报告、租赁物产权证明、评估报告等。3.租赁业务洽谈记录，包括会议纪要、往来函件、电话记录等。4.承租人资质证明文件，如营业执照副本、法定代表人身份证明、税务登记证、组织机构代码证等。5.租赁物交付与验收资料，如交付清单、验收报告、照片等。6.租金收取记录，包括租金发票、收款凭证、租金催缴记录等。7.租赁物维修保养记录，如维修申请单、维修合同、维修费用清单等。8.租赁业务变更记录，如租赁合同变更协议、租赁物增减记录等。9.与租赁业务相关的其他文件资料，如法院判决书、仲裁裁决书、保险单据等。（二）收集要求1.各业务部门应指定专人负责租赁业务档案的收集工作，确保档案资料在业务活动过程中及时形成，不得遗漏。2.收集的档案资料应真实、完整、清晰，签字盖章手续齐全。对于重要文件资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。3.档案资料应按照形成时间顺序或业务流程顺序进行收集，保持其内在联系。（三）整理方法1.分类租赁业务档案按照业务类型、时间顺序等进行分类。具体分类如下：租赁合同类：包括各类租赁合同及其相关附件。项目前期类：租赁项目立项、审批、评估等前期文件资料。业务洽谈类：租赁业务洽谈过程中形成的各类记录。承租人资质类：承租人的各类资质证明文件。租赁物管理类：租赁物交付、验收、维修保养等相关资料。租金管理类：租金收取、催缴等记录。业务变更类：租赁合同变更及租赁物变更等相关资料。其他类：与租赁业务相关的其他文件资料。2.编号对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则如下：租赁合同类：合同编号+年份+流水号，如“ZLHT2023001”，其中“ZLHT”为租赁合同类标识，“2023”为年份，“001”为流水号。项目前期类：XMQQ+年份+流水号，如“XMQQ2023002”，其中“XMQQ”为项目前期类标识，“2023”为年份，“002”为流水号。业务洽谈类：YWQT+年份+流水号，如“YWQT2023003”，其中“YWQT”为业务洽谈类标识，“2023”为年份，“003”为流水号。承租人资质类：CRZZ+年份+流水号，如“CRZZ2023004”，其中“CRZZ”为承租人资质类标识，“2023”为年份，“004”为流水号。租赁物管理类：ZWGL+年份+流水号，如“ZWGL2023005”，其中“ZWGL”为租赁物管理类标识，“2023”为年份，“005”为流水号。租金管理类：ZJGL+年份+流水号，如“ZJGL2023006”，其中“ZJGL”为租金管理类标识，“2023”为年份，“006”为流水号。业务变更类：YWBG+年份+流水号，如“YWBG2023007”，其中“YWBG”为业务变更类标识，“2023”为年份，“007”为流水号。其他类：QT+年份+流水号，如“QT2023008”，其中“QT”为其他类标识，“2023”为年份，“008”为流水号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存，以便于查询和统计。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各业务部门应在租赁业务结束后[X]个工作日内，将整理好的档案资料移交档案管理部门。档案管理部门应及时对移交的档案进行审核，如发现问题应及时通知业务部门补充或更正。2.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围、年度等信息。3.档案管理部门应建立档案归档台账，详细记录档案名称、编号、归档日期、移交部门等信息，确保档案归档工作的可追溯性。（二）保管期限租赁业务档案的保管期限根据档案的重要程度和性质确定，分为永久、定期[X]年和定期[X]年三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管租赁合同及相关附件，涉及租赁物产权变更、重大租赁业务纠纷等重要文件。租赁项目前期资料中的立项文件、可行性研究报告等重要审批文件。与租赁业务相关的法院判决书、仲裁裁决书等法律文书。2.定期[X]年保管租赁业务洽谈记录、承租人资质证明文件等一般性业务文件。租赁物交付与验收资料、租金收取记录等日常业务资料。3.定期[X]年保管租赁物维修保养记录、租赁业务变更记录等时效性较强的资料。（三）保管方式1.纸质档案保管档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.电子档案保管对于电子档案资料，应进行备份存储，并采用安全可靠的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等。电子档案应按照档案分类编号进行存储，建立电子档案目录索引，便于查询和利用。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的完整性和可读性。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅租赁业务档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员应严格遵守档案查阅纪律，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料。3.查阅档案时，只能查阅与申请内容相关部分，如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复印或摘录手续。复印或摘录的档案资料应加盖档案管理部门印章，注明出处。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅租赁业务档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，向借阅人员发放档案，并登记借阅档案的名称、编号、借阅时间、预计归还时间等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如需延长借阅时间，应提前向档案管理部门申请办理续借手续。借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅公司租赁业务档案的，应持有单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、内容、范围等信息，经公司主管领导批准后，方可办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅或借阅档案时，应按照公司内部查阅或借阅规定执行，档案管理部门应安排专人陪同，并严格控制查阅或借阅时间和范围。外单位如需复印或摘录档案资料，应经公司主管领导批准，并按照规定办理相关手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对租赁业务档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案进行全面审查和分析，提出鉴定意见。鉴定意见应明确档案的保管期限是否已满，是否需要继续保存，是否可以销毁等。3.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，鉴定小组应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息，经公司主管领导批准后，方可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门根据批准的《档案销毁申请表》，编制档案销毁清单，清单应包括档案名称、编号、数量、销毁时间等信息。档案销毁清单应一式两份，一份随档案一同销毁，一份留存档案管理部门备查。2.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.档案销毁后，档案管理部门应在档案销毁清单上注明销毁方式、销毁时间、销毁人员等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。同时，应在档案管理系统中对已销毁档案进行标注，确保档案信息的准确性。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立租赁业务档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和统计分析，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司租赁业务决策提供有力支持。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责租赁业务档案数据的录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。数据录入应按照档案整理分类编号顺序进行，录入内容应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等信息。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的时效性和准确性。如档案资料发生变更、补充或销毁等情况，应及时在系统中进行相应处理。（三）系统功能应用1.利用档案管理信息系统的检索功能，方便快捷地查询所需档案资料。可通过档案编号、题名、日期、保管期限、密级等多种条件进行检索。2.利用系统的统计分析功能，对租赁业务档案进行分类统计和分析，如档案数量统计、