辅导班档案管理制度

PAGE辅导班档案管理制度一、总则1.目的为加强辅导班档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在教学、管理、服务等方面的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本辅导班全体教职员工及与辅导班相关的各类活动所形成的档案资料管理。3.基本原则集中统一管理原则：辅导班档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的系统性和完整性。真实准确原则：档案内容必须真实反映辅导班各项活动的实际情况，数据准确无误。安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及机密的档案严格保密。方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善辅导班档案管理制度，并组织实施。集中统一管理辅导班各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。建立档案数据库，实现档案信息的计算机管理，提高档案管理效率和利用水平。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后予以销毁。负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。积极开展档案的开发利用工作，为辅导班的教学、管理、决策等提供档案信息服务。组织开展档案业务培训，提高全体教职员工的档案意识和档案管理水平。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，及时提供所需档案资料。负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄露。三、档案分类及归档范围1.行政管理类档案辅导班设立、变更、注销等相关文件材料，包括上级主管部门的批复、营业执照、办学许可证等。辅导班发展规划、年度工作计划、总结、报告等文件材料。辅导班内部管理制度、规定、办法等文件材料，如考勤制度、财务制度、教学管理制度等。辅导班会议记录、纪要、决议等文件材料，包括行政例会、教学研讨会、家长会等会议资料。辅导班人事档案，包括员工招聘、录用、考核、晋升、奖惩、培训、离职等相关材料。辅导班固定资产档案，包括房产、设备、车辆等资产的购置、验收、使用、维护、报废等相关文件材料。辅导班对外联络文件材料，包括与教育主管部门、其他学校、合作单位等的往来信函、协议、合同等。辅导班荣誉证书、奖牌、奖杯等相关材料。2.教学管理类档案教学计划、教学大纲、课程表、教案、课件等教学文件材料。学生学籍档案，包括学生入学登记表、成绩单、考勤记录、奖惩情况等。教学质量监控档案，包括教学检查记录、学生评教结果、教师教学质量评估等。教学研究与改革档案，包括教学研究项目申报书、结题报告、教学改革方案、成果等。教师培训档案，包括教师参加培训的通知、培训记录、培训证书等。考试档案，包括考试安排、试卷、成绩统计分析等相关材料。教学资源档案，包括教材、教具、图书资料等的采购、使用、管理等文件材料。3.学生管理类档案学生基本信息档案，包括学生个人简历、家庭情况、健康状况等。学生思想政治教育档案，包括学生思想动态、主题班会记录、社会实践活动材料等。学生日常行为规范档案，包括学生违纪处分、表彰奖励等相关材料。学生心理健康档案，包括学生心理测试报告、心理咨询记录等。学生社团活动档案，包括社团章程、活动计划、活动记录、总结等。学生毕业档案，包括毕业生登记表、毕业证书、学位证书等相关材料。4.财务审计类档案财务预算、决算报告、财务报表等文件材料。会计凭证、账簿、报表等财务会计档案。财务审计报告、审计决定书等审计档案。收费标准、收费票据等相关材料。财务管理制度、规定、办法等文件材料。5.后勤保障类档案食堂管理档案，包括食堂卫生许可证、从业人员健康证、食品采购记录、饭菜留样记录等。宿舍管理档案，包括宿舍管理制度、住宿学生名单、宿舍卫生检查记录等。校园安全档案，包括安全管理制度、安全检查记录、应急预案、安全事故处理报告等。校园环境建设档案，包括校园规划、绿化美化方案、施工图纸等。物资采购与管理档案，包括物资采购计划、采购合同、验收报告、库存清单等。四、档案收集与整理1.档案收集各部门兼职档案员应按照档案归档范围的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并进行初步整理。对于重要文件材料，应在形成后及时移交档案管理部门，确保档案的及时性和完整性。档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，督促各部门按时完成档案收集工作。2.档案整理档案管理部门对收集到的档案进行集中整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目。对每份档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。编制档案目录，建立档案检索工具，方便档案的查询和利用。在档案整理过程中，应认真核对档案内容，确保档案的真实、准确、完整。五、档案归档与保管1.档案归档档案整理完毕后，应及时归档到相应的档案类别中。归档时应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息，交接双方签字确认。档案管理部门应建立档案归档登记册，对档案的归档情况进行详细记录。2.档案保管档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。对档案进行分类存放，按照档案类别和保管期限排列档案柜，便于查找和管理。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止电子档案的丢失和损坏。六、档案借阅与利用1.档案借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后报档案管理部门审批。档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后办理借阅手续，填写档案借阅登记册，注明借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅日期、归还日期等信息。借阅人应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、撤换等，如有损坏应及时报告档案管理部门。2.档案利用档案管理部门应积极开展档案的开发利用工作，为辅导班的教学、管理、决策等提供档案信息服务。根据工作需要，档案管理部门可以编制档案资料汇编、专题资料等，供相关人员查阅和参考。利用档案时，应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。七、档案鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，提出鉴定意见。对保管期限已满或失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见。2.档案销毁经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，报辅导班负责人审批。批准后，档案管理部门应指定专人负责销毁档案，并填写档案销毁登记册，注明销毁档案的名称、数量、日期等信息，销毁人员和监销人员签字确认。档案销毁应采用适