舞蹈学生档案管理制度

PAGE舞蹈学生档案管理制度一、总则（一）目的为了加强舞蹈学生档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为舞蹈教学、学生管理、艺术实践及升学就业等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本舞蹈培训机构/学校全体在册学生的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生的学习、生活、艺术成长等实际情况。2.完整性原则：全面收集学生各方面相关资料，确保档案资料不缺失。3.保密性原则：严格保护学生档案信息，未经授权不得泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范流程。二、档案内容（一）个人基本信息1.学生姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.家庭住址、联系电话、电子邮箱。3.身份证号码。（二）入学资料1.入学申请表：包括个人学习经历、艺术特长、舞蹈学习目标等。2.入学考试成绩：专业考核成绩、文化科目成绩（如有）。3.体检报告：身体健康状况检查结果。（三）学习记录1.课程考勤记录：每学期各舞蹈课程的出勤情况。2.学业成绩：各舞蹈课程的平时成绩、期末成绩、综合评定成绩。3.实践活动记录：参与校内校外舞蹈演出、比赛、交流活动等的情况，包括活动名称、时间、地点、表现等。（四）艺术成长记录1.舞蹈作品创作记录：学生自主创作或参与创作的舞蹈作品名称、主题、创作时间、参与人员等。2.获奖情况：在各类舞蹈比赛、展演中获得的奖项证书复印件，包括奖项名称、颁奖机构、时间等。3.艺术评价：教师对学生舞蹈技能、表现力、艺术素养等方面的阶段性评价。（五）奖惩情况1.校内表彰：获得的校内优秀学生、进步之星等荣誉称号及表彰文件。2.违规违纪记录：学生在校期间违反校规校纪的情况及处理结果。（六）实习就业相关1.实习经历：实习单位名称、实习时间、实习岗位、实习表现等。2.就业意向及推荐材料：学生就业意向信息，以及学校为学生提供的就业推荐材料，如简历、推荐信等。三、档案建立与收集（一）建立流程1.新生入学时，由招生部门负责收集学生个人基本信息及入学申请表等资料，并移交至档案管理部门。2.档案管理部门为每位新生建立独立的档案编号，确保档案编号的唯一性和系统性。3.按照档案内容分类，将收集到的资料进行初步整理和归档，形成学生档案的基础框架。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责相关资料的收集工作，确保资料按时、准确提交。2.对于学生提交的资料，如获奖证书、作品创作材料等，应要求提供原件或清晰的复印件，并进行审核，确保资料真实有效。3.学习记录、实践活动记录等由任课教师和活动组织部门及时记录和整理，定期移交至档案管理部门。四、档案整理与分类（一）整理规范1.档案管理部门收到各类资料后，应按照档案内容分类进行详细整理。2.每份资料应进行编号标识，以便于查找和管理。3.对纸质资料进行扫描备份，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。（二）分类存放1.按照档案内容类别，将学生档案分为个人基本信息类、入学资料类、学习记录类、艺术成长记录类、奖惩情况类、实习就业相关类等文件夹。2.在每个文件夹内，按照时间顺序或重要程度对资料进行排序，方便查阅。3.对于电子档案，应建立清晰的文件夹结构和命名规则，确保电子档案的存储和管理规范有序。五、档案保管（一）保管环境1.设立专门的档案保管室，确保保管室干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等。（二）保管期限1.学生在校学习期间，其档案应妥善保管。2.学生毕业后，其档案按照相关规定继续保管一定期限，一般为[X]年，以备查询和使用。（三）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案资料的完整性、准确性、存储环境等，发现问题及时处理。3.对检查情况进行记录，形成检查报告，并存档备查。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学生本人有权查阅自己的档案，档案管理部门应提供必要的协助。2.学校教师因教学、管理等工作需要查阅学生档案的，需填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，方可查阅。3.校外单位或个人因特殊原因需要查阅学生档案的，必须经学校主管领导批准，并严格按照规定办理查阅手续。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经审批后，查阅人员到档案管理部门进行查阅。3.档案管理部门工作人员应在现场监督查阅过程，确保查阅人员遵守查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。4.查阅结束后，查阅人员应在查阅登记本上签字确认。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅学生档案，如有特殊情况确需借阅的，必须经学校主管领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标注、污损。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员责任。七、档案更新与补充（一）更新时机1.学生个人基本信息发生变更时，如姓名、联系方式、家庭住址等，应及时向档案管理部门提交变更申请及相关证明材料，档案管理部门进行审核后予以更新。2.学生学习成绩、实践活动表现、获奖情况等有新的记录时，相关部门应及时将资料移交至档案管理部门进行更新。（二）补充要求1.随着学生学习和艺术成长过程的推进，如有新的重要资料产生，如原创舞蹈作品的进一步完善资料、更高层次比赛的获奖材料等，应及时补充到学生档案中。2.补充的资料应按照档案整理规范进行整理和归档，确保档案的完整性和连贯性。八、档案安全与保密（一）安全措施1.加强档案保管室的安全防范工作，安装监控设备，确保24小时监控。2.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识，掌握必要的安全防范技能。3.定期对档案保管设备进行维护和检查，确保设备正常运行。（二）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露学生档案信息。2.对涉及学生隐私的资料，如体检报告、奖惩情况等，应严格保密，未经授权不得向任何单位或个人透露。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人员遵守保密制度，防止档案信息泄露。九、档案销毁（一）销毁条件1.学生毕业超过保管期限，且学校不再需要留存相关档案资料的，可以进行销毁。2.档案资料因损坏、变质等原因无法继续保存的，经鉴定后可以销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.申请经学校主管领导批准后，组织专人对拟销毁的档案进行清点核对。3.采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应有专人监督，并在档案销毁清单上签字确认。