档案管理制度部门职责

PAGE档案管理制度部门职责一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本档案管理制度及部门职责。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报告、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的完整性。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，制定档案工作计划和目标，并组织落实。3.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。5.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案库房的安全、整洁和适宜的保管环境。6.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见，报公司领导审批后进行处理。7.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，并向上级主管部门报送相关统计报表。8.组织开展档案的开发利用工作，编制档案检索工具，为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，积极主动地为公司各项工作提供档案信息支持。9.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理业务培训，提高公司档案管理人员的业务水平。10.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和保密规定，确保档案信息的安全保密，防止档案丢失、损坏、泄密等事故的发生。（二）各部门1.负责本部门在工作中形成的各类档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交至综合管理部。2.明确本部门档案管理工作的兼职人员，负责本部门档案的日常管理和保管工作，确保档案的安全和完整。3.配合综合管理部做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时归还档案。4.在工作中严格执行档案管理制度，妥善保管和使用本部门的档案资料，不得擅自销毁、涂改、转借档案。5.对本部门形成的档案资料的真实性、完整性负责，积极协助综合管理部做好档案的鉴定、统计等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等文件。3.公司制定的各项规章制度、办法、规定等文件。4.公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等文件。5.公司的各类工作计划、总结、报告、报表等文件。6.公司的各类业务文件，如市场调研报告、项目策划书、技术方案、产品说明书等。7.公司的各类财务文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.公司的各类人事文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。9.公司的各类行政文件，如办公用品采购记录、固定资产清单、车辆管理文件等。1mo.公司的各类宣传文件，如宣传资料、广告文案、新闻报道等。11.公司的各类工程文件，如工程图纸、施工记录、竣工验收报告等。12.公司的各类声像档案，如照片、录像、录音等资料。13.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应在工作完成后及时将形成的档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改档案内容。3.对收集的档案资料应进行初步整理，按照档案类别进行分类，剔除重复、无效的文件。（三）整理方法1.综合管理部按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、财务管理类、人力资源类、声像档案类等类别。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.按照档案编号顺序，对档案进行编目，编目内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。4.将编目后的档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。5.对装订后的档案进行上架排列，上架应按照档案类别和编号顺序进行，便于档案的查阅和借阅。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（二）保管要求1.综合管理部应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等，保证档案保管环境的适宜。3.对档案应进行分类存放，不同类别的档案应分别存放于不同的档案柜或货架上，并在档案柜或货架上标明档案类别和编号，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和清点，及时发现档案的损坏、丢失等情况，并采取相应的措施进行处理。5.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部定期对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员及相关部门负责人组成。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、内容重要性、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。（二）销毁1.档案销毁清册经公司领导审批后，由综合管理部组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.档案销毁工作完成后，应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅情况。3.查阅人员应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还综合管理部档案管理人员，并在档案查阅登记簿上签字确认。（二）借阅1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.综合管理部负责人审批同意后，档案管理人员为借阅人员办理借阅手续，填写《档案借阅登记簿》，记录借阅档案的编号、题名、日期、保管期限、密级、借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息，并向借阅人员发放档案。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案的统计与移交（一）统计1.综合管理部应建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析。2.档案统计报表应及时、准确、完整，报送上级主管部门和公司领导。（二）移交1.公司各部门应按照档案管理制度的规定，定期将本部门形