通信公司档案管理制度

PAGE通信公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强通信公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于通信公司总部及所属各分支机构、子公司的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的集中统一管理。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）各部门职责1.各部门负责人：负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。2.档案管理人员：负责本部门档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管等，并按照规定及时向档案管理部门移交档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类通信公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案：包括公司各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：包括公司科研项目、工程建设、设备维护等方面的技术文件、图纸、资料等。3.会计档案：包括公司财务报表、账簿、凭证、审计报告等。4.人事档案：包括公司员工的个人档案、劳动合同、薪酬福利等方面的资料。5.业务档案：包括公司通信业务的客户资料、业务合同、项目文档等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查询。档案编号采用“全宗号年度保管期限分类号案卷号”的结构，具体如下：1.全宗号：由公司档案管理部门统一编制，代表公司的档案全宗。2.年度：采用公元纪年，如“20XX”。3.保管期限：分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种，分别用“Y”“C”“D”表示。4.分类号：根据档案分类方案，对每一类档案赋予相应的分类号。5.案卷号：每一卷档案赋予一个唯一的案卷号，从“001”开始依次编号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表等，并进行初步整理。2.档案管理人员应定期对各部门的档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集的完整性和及时性。3.对于重要的会议、活动、项目等形成的档案，应指定专人负责收集，并及时整理归档。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理的基本步骤包括分类、编号、装订、编目等。3.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）进行分类，科技档案应按照项目专业阶段进行分类，会计档案应按照年度类别进行分类，人事档案应按照员工类别进行分类，业务档案应按照业务类型进行分类。4.档案编号应按照本制度规定的编号方法进行编制，确保编号的唯一性和系统性。5.档案装订应牢固、整齐、美观，便于保管和查阅。6.档案编目应包括案卷目录、卷内目录、备考表等，确保档案目录的清晰、准确、完整。五、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等安全防护设施，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，以满足档案保管的需要。（三）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。2.不同保管期限的档案应分开存放，永久档案应单独存放。3.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。（四）档案保管期限管理1.档案保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定。2.档案管理人员应定期对档案保管期限进行检查和鉴定，对已到保管期限的档案进行清理和销毁。3.档案销毁应按照规定的程序进行，填写档案销毁清册，经公司领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的安全和保密。2.档案利用应根据公司工作需要，优先满足公司内部查阅和使用的需求。（二）利用方式1.档案查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案。2.档案借阅：公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。3.档案复制：公司内部人员因工作需要复制档案，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案复制应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称、档案编号、查阅期限、借阅期限、复制份数等信息。档案利用登记应定期进行整理和归档，以便查阅和统计分析。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标通信公司应积极推进档案信息化建设，建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有的各类档案进行数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等，建立档案数字化副本。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的在线录入、存储、检索、借阅、统计分析等功能。3.数据安全管理：加强档案信息管理系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全和保密。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：档案管理人员按照档案整理的要求，对档案进行分类、编号、编目等处理后，将档案移交数字化处理部门进行扫描和图像处理。数字化处理部门应按照规定的格式和标准进行数字化处理，确保数字化副本的质量。数字化处理完成后，档案管理人员应将数字化副本上传至档案信息管理系统，并进行数据核对和验收。2.档案信息管理系统操作流程：档案管理人员应按照档案信息管理系统的操作规范，进行档案的在线录入、存储、检索、借阅、统计分析等操作。档案信息管理系统应具备权限管理功能，不同人员根据其职责和权限进行相应的操作。3.数据备份与恢复流程：档案信息管理系统应定期进行数据备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。如遇系统故障或数据丢失等情况，应及时进行数据恢复操作，确保档案数据的完整性和可用性。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作领导小组，负责档案鉴定工作的组织和领导。档案鉴定工作领导小组由公司分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人等组成。（三）鉴定方法档案鉴定工作应采取直接鉴定法，对每份档案进行逐件审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值。（四）鉴定程序1.档案管理部门提出鉴定意见：档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出初步鉴定意见，填写档案鉴定申请表，报档案鉴定工作领导小组审批。2.档案鉴定工作领导小组进行鉴定：档案鉴定工作领导小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审查，组织相关人员对档案进行逐件鉴定，确定档案的存毁。3.编制档案销毁清册：对经鉴定需要销毁的档案，档案管理部门应编制档案销毁清册，详细记录