纪委机关档案管理制度

PAGE纪委机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强纪委机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在纪检监察工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合纪委机关实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于纪委机关各部门在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。纪委机关档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则。档案内容必须真实反映纪检监察工作实际，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为纪检监察工作提供便捷的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立纪委机关档案管理室，负责档案的日常管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本机关档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁纪委机关各类档案。3.开发档案信息资源，为纪检监察工作提供档案查阅、借阅等服务。4.指导和监督各部门的档案收集、整理等工作。（二）各部门档案管理人员各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。其职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行初步整理。2.定期将整理好的数据移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级纪委及其他上级机关发来的与本机关工作有关的文件、指示、规定等。2.本机关召开的重要会议、举办的重要活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.本机关制发的各类文件，如决定、通知、通报、报告、请示、批复等。4.案件检查、案件审理过程中形成的文件材料，如线索登记表、立案审批表、调查笔录、证据材料、审理报告等。5.信访举报工作中形成的文件材料，如举报信、举报登记表、调查处理结果等。6.干部人事工作中形成的文件材料，如干部任免文件、考核材料、奖惩材料等。7.财务工作中形成的文件材料，如财务报表、审计报告等。8.其他与纪检监察工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类。按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政工作类、案件检查类、案件审理类、信访举报类、干部人事类、财务工作类等。2.编号。对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3排序。按照文件材料的形成时间、重要程度等进行排序，确保档案的逻辑性和连贯性。4.编目。编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，便于快速检索档案。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专柜保管等。（三）保管期限根据档案的重要程度和利用价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：反映本机关主要职能活动和历史面貌的，对纪检监察工作有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对纪检监察工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对纪检监察工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少一次。清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照相关规定进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、责任者等信息。2.销毁清册经纪委机关负责人批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。销毁时应确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应指定监销人员，监销人员应对销毁过程进行监督，并在销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用范围本机关工作人员因工作需要，可查阅、借阅本机关档案。外单位因工作需要查阅本机关档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本机关工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的档案名称、日期、用途等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本机关档案，应提前向纪委机关提出申请，说明查阅的目的、内容等，经纪委机关负责人批准后，方可查阅。查阅时应安排专人陪同，并在指定地点进行。3.查阅、借阅档案应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、转借档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意。（三）利用反馈档案利用人员应及时将档案利用情况反馈给档案管理部门，对档案利用过程中发现的问题，应提出改进意见和建议。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进档案管理信息化，建立纪委机关档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.将纸质档案进行数字化扫描，录入档案管理信息系统。录入的数据应准确、完整，与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，确保数据的安全性和完整性。对档案信息的修改、删除等操作应严格按照规定进行，并做好记录。（三）系统安全管理1.建立健全档案管理信息系统安全管理制度，设置系统