档案事业经费保障制度

PAGE档案事业经费保障制度一、总则（一）目的为加强公司档案事业经费管理，保障档案工作的正常开展，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司发展中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门档案事业经费的预算编制、使用、监督和管理等活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关财经法规和档案管理规定，确保经费使用合法合规。2.保障重点原则优先保障档案收集、整理、保管、利用等核心业务的经费需求，确保档案工作质量。3.统筹兼顾原则综合考虑公司档案事业发展的整体需求，合理安排经费，兼顾不同部门、不同类型档案工作的平衡发展。4.勤俭节约原则厉行节约，反对浪费，提高经费使用效益，降低档案管理成本。二、经费预算管理（一）预算编制依据1.公司档案事业发展规划和年度工作计划，明确档案工作的目标、任务和重点项目。2.档案管理业务标准和规范，确定各项档案工作所需的资源配置。3.公司财务状况和上一年度档案事业经费使用情况，分析经费需求的合理性和增长趋势。（二）预算编制内容1.档案收集经费包括档案征集、购买、捐赠等活动所需费用，如支付给档案所有者的补偿费、征集人员的差旅费等。2.档案整理经费涵盖档案分类、编号、编目、装订等工作的费用，如办公用品、设备折旧、人工成本等。3.档案保管经费用于档案库房建设、维护、温湿度控制、安全防护等方面的支出，如库房装修费用、空调设备购置及运行费、消防器材购置及维护费等。4.档案数字化经费包括档案扫描、图像处理、数据挂接、存储等数字化工作的费用，如扫描设备购置及维护费、软件授权费、数据存储设备购置费等。5.档案利用经费涉及档案查阅、借阅、复制、咨询等服务的费用，如接待查阅人员的场地租赁及设施费用、复制设备购置及耗材费等。6.档案信息化建设经费用于档案管理系统升级、开发新功能、与其他系统对接等方面的支出，如软件研发费用、系统维护费、网络设备购置及升级费等。7.档案人员培训经费包括参加档案专业培训课程、学术交流活动、聘请专家讲座等费用，如培训课程学费、差旅费、专家讲课费等。8.其他经费如档案宣传活动费用、档案鉴定销毁费用、档案工作奖励费用等。（三）预算编制流程1.每年[具体时间]前，各部门根据本部门档案工作实际情况和下一年度工作计划，提出档案事业经费预算申请，详细说明各项经费的用途、金额及计算依据。2.档案管理部门对各部门的预算申请进行汇总、审核和分析，结合公司档案事业发展规划，提出年度档案事业经费预算草案。3.预算草案提交公司财务部门进行审核，财务部门根据公司整体财务状况和预算安排原则，对预算草案进行调整和完善，形成年度档案事业经费预算方案。4.年度档案事业经费预算方案经公司管理层审批后执行。（四）预算调整1.在预算执行过程中，如因档案工作任务变化、政策调整、不可抗力等原因导致原预算无法满足实际需求，需要调整预算的，由相关部门提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、项目、金额及对其他预算项目的影响。3.档案管理部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见后提交公司财务部门。4.财务部门对预算调整申请进行综合评估，报公司管理层审批。经批准的预算调整方案应及时下达执行，并相应调整预算指标。三、经费使用管理（一）经费支出审批1.档案事业经费支出应严格按照公司财务审批制度执行，履行相应的审批手续。2.日常费用支出，如办公用品购置、差旅费等，由部门负责人审核签字后，报财务部门审批。3.较大金额的支出，如档案库房建设、设备购置等，需经档案管理部门审核，报公司管理层审批。4.涉及政府采购的项目，应按照国家和地方政府采购相关规定执行采购程序，并办理相应的审批手续。（二）经费使用范围1.档案收集经费应专款专用，用于合法合规地获取各类档案资源，不得挪作他用。2.档案整理经费应按照档案整理业务标准和规范使用，确保整理工作的质量和效率。3.档案保管经费应主要用于保障档案库房的安全、稳定和适宜的保管环境，不得擅自改变用途。4.档案数字化经费应合理安排，确保数字化工作的顺利进行，提高档案信息的利用效率。5.档案利用经费应保障档案查阅、借阅等服务的正常开展，为公司内部各部门和外部相关单位提供优质的档案利用服务。6.档案信息化建设经费应围绕档案管理系统的建设、升级和优化，提升档案管理的信息化水平。7.档案人员培训经费应用于提高档案工作人员的专业素质和业务能力，鼓励参加各类与档案工作相关的培训和学习活动。8.其他经费应按照规定用途使用，确保各项档案工作的顺利开展。（三）经费支付方式1.档案事业经费支付应根据合同约定、费用结算规定和公司财务制度进行。2.对于小额费用支出，可采用现金支付或银行转账方式；对于大额费用支出，应通过银行转账等安全、规范的方式支付。3.支付凭证应真实、完整、合法，作为经费支出的记账依据。（四）经费使用监督1.公司财务部门负责对档案事业经费的使用情况进行日常监督，定期检查经费支出的合规性、合理性和真实性。2.档案管理部门应配合财务部门做好经费使用监督工作，对经费使用情况进行跟踪和记录，及时发现和纠正存在的问题。3.公司内部审计部门应定期对档案事业经费进行审计，审查经费预算执行情况、使用效益等，提出审计意见和建议。4.对于违反本制度规定的经费使用行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。四、经费核算与报告（一）经费核算1.公司财务部门应按照国家统一的会计制度和财务核算要求，对档案事业经费进行单独核算，确保经费收支清晰、准确。2.档案事业经费应设置专门的会计科目进行核算，详细记录各项经费的收入、支出、结余情况。3.每月末，财务部门应编制档案事业经费收支报表，反映当月经费的收支情况；每季度末和年末，应编制档案事业经费季度和年度决算报表，全面反映经费预算执行情况和财务状况。（二）经费报告1.档案管理部门应定期向公司管理层报告档案事业经费的使用情况，包括经费预算执行情况、工作进展、存在问题及改进措施等。2.年度终了，档案管理部门应撰写档案事业经费年度总结报告，对全年经费使用情况进行全面总结和分析，提出下一年度经费预算建议。3.公司管理层应根据档案管理部门的报告，及时掌握档案事业经费的使用情况，做出合理的决策和安排。五、档案资产与设备管理（一）档案资产登记1.对档案事业经费购置的各类资产，如档案库房设施、档案管理设备、数字化存储设备等，应进行详细登记，建立档案资产管理台账。2.档案资产管理台账应记录资产的名称、型号、规格、数量、购置时间、购置金额、使用部门、维护情况等信息，确保资产信息准确、完整。（二）资产维护与保养1.制定档案资产维护与保养计划，明确各类资产的维护保养周期、内容和责任人。2.定期对档案资产进行检查、维护和保养，确保资产处于良好的运行状态，延长资产使用寿命。3.对于出现故障或损坏的资产，应及时进行维修或更换，确保档案工作不受影响。（三）设备采购与报废1.档案设备采购应按照公司采购管理制度执行，遵循公开、公平、公正原则，确保采购设备的质量和性能符合档案工作要求。2.对于已达到使用年限、损坏无法修复或技术落后不再适用的档案设备，应按照公司资产报废程序进行报废处理。3.