煤矿三级档案管理制度

PAGE煤矿三级档案管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在煤矿生产、经营、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿及所属各部门、各单位在生产、建设、科研、经营、管理等活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则煤矿档案实行集中统一管理，由煤矿档案管理部门负责全矿档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映煤矿各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集煤矿在各个阶段、各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整，维护档案的有机联系。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则档案管理工作要紧密围绕煤矿生产经营管理活动，积极主动地提供档案信息服务，为煤矿决策、生产、技术、安全等工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门成立煤矿档案管理科，负责全矿档案管理工作的组织、协调和指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本煤矿档案管理制度并组织实施。2.负责全矿各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的实体安全。5.按照规定对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和有效性。6.积极开展档案信息开发利用工作，为煤矿各项工作提供档案资料支持，做好档案借阅、查阅等服务工作。7.负责对全矿各部门、各单位档案管理工作进行监督、检查和指导，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门、各单位档案管理职责1.各部门、各单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、移交等工作，确保档案工作落实到人。2.负责收集、整理本部门、本单位在各项活动中形成的各类文件材料，按照档案管理部门的要求进行分类、组卷、编目等工作，并定期向档案管理部门移交。3.严格执行档案管理制度，做好本部门、本单位档案的日常保管和安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.积极配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁、利用等工作，为档案管理部门提供必要的支持和协助。三、档案的分类与编号（一）档案分类煤矿档案分为以下十大类：1.党群工作类包括党组织建设、党员管理、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类涵盖煤矿行政事务管理、人力资源管理、财务管理、审计工作、物资管理、后勤保障等方面的档案。3.生产技术类涉及煤矿开采、掘进、通风、瓦斯防治、防治水、机电运输、安全管理等生产技术环节形成的资料。4.安全监察类包括安全检查、隐患排查、事故处理、安全培训、安全评价等安全监察工作产生的档案。5.经营管理类包含市场营销、合同管理、成本核算、绩效考核等经营管理活动中形成的文件。6.基本建设类有关煤矿新建、改扩建、技术改造等基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等过程中产生的档案。7.科研项目类煤矿开展的各类科研项目从立项到结题全过程形成的研究报告、实验数据、成果鉴定等档案。8.设备仪器类煤矿各类设备、仪器的购置、安装、调试、维护、报废等环节产生的资料。9.会计档案类按照国家会计档案管理规定，收集整理的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他会计核算专业资料。10.声像档案类以照片、录音、录像等形式记录煤矿重要活动、生产场景、设备运行等情况形成的档案。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”四级编号方法。2.全宗号：由上级档案管理部门统一给定，代表本煤矿档案全宗。3.目录号：根据档案分类设置，每一类档案赋予一个目录号。党群工作类为“1”，行政管理类为“2”，以此类推。4.案卷号：按照档案整理顺序，每一卷档案赋予一个案卷号。5.件号：对于以件为单位整理的档案，每件档案赋予一个件号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.本煤矿在生产、建设、科研、经营、管理等活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级主管部门下发的与本煤矿有关的文件、指示、通知等。3.本煤矿对外签订的合同、协议、意向书等。4.本煤矿工作人员在工作中形成的个人业务档案、技术档案等。5.反映本煤矿历史沿革、重大事件、重要活动等方面的档案。（二）收集要求1.各部门、各单位应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对重要文件材料应实行双套制收集，即同时收集纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案整理要求。4.对于零散的文件材料，应及时进行整理和归档，不得积压。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类、组卷、编目等整理工作。3.整理后的档案应做到分类科学、组卷合理、编目准确、排列有序、装订整齐。（四）整理方法1.分类按照档案分类方案，将收集的文件材料分为十大类，每一类再根据具体情况进行细分。2.组卷将具有内在联系的文件材料组合成案卷，一般以问题、时间、名称等为组卷依据。卷内文件应按照一定顺序排列，保持文件之间的逻辑关系。3.编目编制案卷封面、卷内目录、备考表等，填写清楚案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限等项目。卷内目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等内容。4.装订对纸质档案进行装订，拆除金属物，采用三孔一线或缝纫机装订，确保整齐牢固。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠）、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.档案库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.按照档案保管期限，对档案进行分类存放，便于管理和查阅。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。（三）档案保密措施1.建立档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.对涉及煤矿机密的档案，应严格限制查阅范围，未经批准，不得擅自提供给无关人员查阅。3.在档案查阅、利用过程中，应严格遵守保密规定，防止档案信息的泄露。4.对档案库房、档案查阅场所等实行专人管理，无关人员不得进入。5.定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时整改，确保档案信息安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则及组织1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则。2.成立档案鉴定工作领导小组，由煤矿分管领导担任组长，档案管理部门负责人及相关业务部门人员为成员。负责制定档案鉴定标准和计划，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本煤矿实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。2.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其是否具有保存价值。具有重要历史意义、现实查考价值和凭证作用的档案应列为永久保管；在一定时期内具有查考利用价值的档案列为长期保管；只在较短时间内有参考价值的档案列为短期保管。3.对于已过保管期限且确无保存价值的档案，可列入销毁范围。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和销毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、卷号、数量等内容。销毁清册一式两份，一份留存档案管理部门，一份报煤矿分管领导审批。4.经煤矿分管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门共同实施档案销毁工作。销毁时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。5.销毁工作结束后，监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。销毁清册应作为档案资料长期保存。七、档案的利用（一）利用范围1.为煤矿生产、建设、科研、经营、管理等工作提供决策依据和参考资料。2.满足煤矿内部各部门、各单位对档案信息的查询需求，解决工作中的实际问题。3.为上级主管部门、政府有关部门及其他单位提供与本煤矿相关的档案资料，满足外部查询和交流的需要。（二）利用方式1.档案借阅煤矿内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、卷号、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好借阅登记工作。借阅人员应在规定期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。2.档案查阅对于不需要借出档案库房的查阅需求，档案管理人员应在档案查阅室为查阅人员提供服务。查阅人员应填写《档案查阅登记表》，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.档案复制因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、卷号、复制内容等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案借阅、查阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、档案名称、卷号、页数、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。八、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计包括各类档案的总卷数、总件数、不同保管期限档案的数量等。2.档案利用情况统计统计档案借阅、查阅、复制的人次、卷次、件次等利用数据。3.档案鉴定与销毁情况统计记录档案鉴定的数量、销毁的数量、销毁清册的编制与审批情况等。4.档案库房设施设备统计统计档案库房的面积、档案架（柜）数量、温湿度调节设备、消防器材、防盗设备等设施设备的配备情况。（二）统计方