档案馆档案查阅制度

PAGE档案馆档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆档案的管理，规范档案查阅行为，保障档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门及员工查阅档案馆档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规以及本公司/组织的相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则在档案查阅过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改、丢失等情况发生。同时，查阅人员应对所查阅档案内容严格保密，不得擅自传播或用于非规定用途。3.服务利用原则以服务公司/组织各项工作为宗旨，积极为查阅人员提供便利，提高档案利用效率，充分发挥档案的价值。二、档案查阅范围（一）可供查阅的档案类型1.各类行政管理档案，包括公司/组织的规章制度、会议记录、工作计划与总结、请示报告等。2.人事档案，涵盖员工基本信息、入职离职手续、薪酬福利记录、考核评价等。3.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案，涉及公司/组织各类业务活动的文件、合同、协议以及相关业务数据记录等。5.其他具有保存价值的档案资料，如重要活动照片、音像资料、荣誉证书等。（二）限制查阅的档案情况1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案，未经特定审批程序，不得查阅。2.正在进行审查、审计、诉讼等涉及法律纠纷的档案，在相关程序未结束前，根据具体情况限制查阅范围。3.其他按照法律法规或公司/组织规定需要保密或限制利用的档案。三、查阅申请与审批（一）申请流程1.查阅人员需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、所需档案名称及范围、查阅时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核签字，确认查阅需求的合理性与必要性。（二）审批权限1.一般性档案查阅申请，由所在部门负责人审批即可。2.涉及重要机密或多部门联合查阅的档案申请，需经公司/组织分管领导审批。3.对于特殊敏感档案的查阅申请，须经公司/组织主要领导批准。（三）审批结果通知审批通过后，档案馆工作人员应及时通知查阅人员，并告知查阅的具体时间、地点及相关注意事项。如审批未通过，应向查阅人员说明原因。四、查阅场所与方式（一）查阅场所1.设立专门的档案查阅室，配备必要的桌椅、照明、通风等设施，为查阅人员提供舒适、安全的查阅环境。2.查阅室应保持安静、整洁，禁止无关人员进入。（二）查阅方式1.查阅人员应在档案查阅室内进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如有特殊情况需要带出的，必须按照规定办理借阅手续。2.查阅档案时，应使用档案馆提供的设备，如复印机、扫描仪等，如需自带设备，需提前向档案馆报备并经检查合格后方可使用。3.查阅人员应按照档案排列顺序逐卷查阅，不得随意抽取、涂改、损坏档案。如需摘录或复制档案内容，应按照规定的程序办理相关手续。五、档案摘录与复制（一）摘录规定1.查阅人员如需摘录档案内容，应使用档案馆统一提供的纸张和书写工具，并在摘录内容上注明档案名称、文号、日期及页码等信息。2.摘录内容应忠实于原文，不得断章取义、歪曲原意。（二）复制规定1.查阅人员申请复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途及份数等信息，经审批通过后，由档案馆工作人员统一办理复制手续。2.复制档案应使用清晰、准确的复制设备，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案馆印章，并注明“复制件”字样。3.对于涉及重要机密的档案，一般不提供复制服务，确有必要复制的，应按照更严格的审批程序进行，并对复制件的使用进行严格监管。六、档案借阅（一）借阅条件1.因工作需要确需将档案带出查阅室的，可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长的，应提前向档案馆说明并办理续借手续。2.借阅人员必须是本公司/组织正式员工，且具备良好的档案保管意识和责任心。（二）借阅申请与审批借阅申请流程与查阅申请流程相同，但需在申请表中明确注明借阅期限及归还时间。审批权限与查阅申请审批权限一致。（三）借阅登记与归还1.档案馆工作人员应对借阅档案进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、档案名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人员应按时归还所借档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案馆申请延期。归还档案时，档案馆工作人员应认真核对档案数量、完整性及有无损坏等情况。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。七、档案查阅监督与管理（一）监督措施1.档案馆工作人员应在查阅过程中对查阅人员进行监督，提醒查阅人员遵守查阅制度和相关规定，确保查阅活动规范有序进行。2.定期对查阅室的档案查阅情况进行检查，查看查阅记录是否完整、准确，档案是否有损坏、丢失等情况。（二）违规处理1.对于违反档案查阅制度的查阅人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.如因查阅人员违规行为导致档案信息泄露、档案损坏或丢失等严重后果的，将依法追究其法律责任，并要求其采取措施消除影响、挽回损失。八、档案查阅人员的责任与义务（一）责任1.查阅人员应对所查阅档案的安全与完整负责，不得擅自涂改、抽取、污损、销毁档案。2.严格遵守档案查阅制度，按照规定的程序和要求进行查阅、摘录、复制或借阅档案。3.对查阅过程中知悉的档案内容严格保密，不得向无关人员泄露。（二）义务1.配合档案馆工作人员的管理工作，如实提供查阅需求和相关信息。2.在查阅结束后，及时整理所查阅的档案，保持查阅场所的整洁。3.如发现档案存在问题或疑问，应及时向档案馆工作人员反馈。