会计档案管理制度文献

PAGE会计档案管理制度文献一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的会计档案管理工作。（三）定义本制度所称会计档案，是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.财务部门职责负责会计档案的整理、装订、保管和移交等工作。按照国家法律法规和公司制度的要求，定期对会计档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。指导和监督各分支机构、子公司的会计档案管理工作。2.档案管理部门职责负责接收、保管和提供利用财务部门移交的会计档案。按照档案管理的相关规定，对会计档案进行分类、编号、存储等管理，确保档案的妥善保管和方便查阅。会同财务部门制定会计档案的销毁清单，并监督销毁过程。3.其他部门职责各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案的收集、整理和移交等工作，确保本部门涉及的会计资料及时、准确地归档。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，按照经济业务的内容和记账规则编制，记录会计分录和经济业务摘要。（二）会计账簿1.总账，全面记录公司的经济业务，提供总括的会计信息。2.明细账，详细记录各类经济业务的明细情况，如应收账款明细账、应付账款明细账等。3.日记账，包括现金日记账和银行存款日记账，序时记录现金和银行存款的收支情况。4.其他辅助账簿，如固定资产明细账、低值易耗品明细账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，反映公司月度财务状况和经营成果。2.季度财务会计报告，对季度经营情况进行总结和分析。3.年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注等，全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异。2.银行对账单，反映公司银行账户的收支明细情况。3.纳税申报表，记录公司的纳税申报情况。4.会计档案移交清册、保管清册和销毁清册，用于记录会计档案的移交、保管和销毁过程。5.会计档案鉴定意见书，对超过保管期限的会计档案进行鉴定，确定是否可以销毁。6.其他具有保存价值的会计资料，如财务分析报告、审计报告等。三、会计档案的整理与归档（一）整理要求1.会计凭证应按照编号顺序，外加封面、封底装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数等内容。2.会计账簿应在年度终了后，及时整理立卷，装订成册。活页账簿应抽出空白页，并撤掉账夹，用牛皮纸统一装订。在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度、册数、编号等内容。3.财务会计报告应按照月度、季度、年度分别整理，装订成册，并加盖单位公章。在报告封面上注明单位名称、报告期间、报告种类等内容。4.其他会计资料应按照类别和时间顺序进行整理，分别装订成册，并在封面上注明资料名称、年度、月份等内容。（二）归档流程1.每年年度终了后，财务部门应在规定时间内对当年形成的会计档案进行整理。整理完毕后，编制会计档案移交清册，一式两份，一份由财务部门留存，一份交档案管理部门。2.档案管理部门在收到财务部门移交的会计档案后，应按照档案管理的要求进行核对、验收。核对无误后，在会计档案移交清册上签字确认，并将会计档案妥善保管。3.会计档案应按照年度、类别进行分类存放，并建立相应的索引目录，以便于查找和利用。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿的保管期限为30年。2.财务会计报告中，月度、季度财务会计报告的保管期限为10年，年度财务会计报告的保管期限为永久。3.其他会计资料的保管期限按照国家有关规定执行，如银行存款余额调节表、银行对账单等保管期限为10年，会计档案移交清册、保管清册和销毁清册等保管期限为永久。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案应按照保管期限分类存放，便于查找和利用。对于电子会计档案，应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质或光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。3.档案管理部门应建立健全会计档案保管制度，明确档案管理人员的职责，定期对会计档案进行检查、核对，确保档案的完整和安全。4.会计档案不得外借，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。五、会计档案的查阅与复制（一）查阅权限1.本公司内部人员查阅会计档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审核，报财务部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位查阅会计档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经本单位负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并在查阅过程中进行监督。（二）查阅程序1.查阅人员应按照批准的查阅范围和内容进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或查阅与查阅目的无关的档案。2.查阅会计档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得将会计档案带出指定地点。3.查阅人员如需复制会计档案，应填写复制申请表，注明复制内容、用途等，经财务部门负责人批准后，由档案管理部门安排专人进行复制，并在复制件上加盖“已复制”章。（三）登记与归还1.档案管理部门应建立会计档案查阅登记制度，对查阅人员的姓名、单位、查阅日期、查阅内容、查阅目的等进行详细登记。2.查阅完毕后，查阅人员应及时将会计档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的会计档案进行检查，确保档案的完整和安全。六、会计档案的移交（一）内部移交1.公司内部各分支机构、子公司之间因工作需要转移会计档案时，应填写会计档案内部移交清单，一式三份，由移交方、接收方和双方财务部门负责人签字确认。2.移交清单应注明移交档案的名称、数量、保管期限等内容，交接双方应按照清单进行清点、核对，确保档案的完整和准确。3.会计档案内部移交后，接收方应按照本制度的要求进行保管和利用，并在会计档案保管清册上记录接收情况。（二）外部移交1.公司因合并、分立、撤销等原因需要将会计档案移交给其他单位时，应按照国家有关规定办理移交手续。2.移交会计档案时，应编制会计档案移交清册，详细注明移交档案的名称、数量、保管期限、移交时间等内容，并由双方单位负责人签字确认。3.接收单位应按照国家有关规定对移交的会计档案进行妥善保管和利用，并在会计档案保管清册上记录接收情况。七、会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期满，且符合国家有关规定可以销毁的，由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。2.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.会计档案销毁清册应包括会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.会计档案销毁清册编制完成后，应报本单位负责人审批。经批准后，由档案管理部门和财务部门共同派员监销。3.监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点