寄存托管档案管理制度

PAGE寄存托管档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织寄存托管档案的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有寄存托管档案的管理活动，包括档案的接收、整理、存储、查阅、借阅、归还、销毁等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和业务情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与公司/组织相关的各类档案，保证档案的完整性。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，严格保密，防止信息泄露。4.便利性原则：在确保档案安全和保密的前提下，提供便捷的查阅和利用服务，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善寄存托管档案管理制度，并组织实施。2.接收、整理、存储公司/组织的各类寄存托管档案，建立档案目录和索引。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。5.对到期或已失去保存价值的档案，提出销毁意见，报经批准后组织销毁。6.开展档案管理的培训和宣传工作，提高员工的档案意识。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和立卷工作，确保档案的质量。2.按照规定的时间和要求，将本部门形成的档案移交至档案管理部门寄存托管。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和资料。4.对本部门档案的管理工作进行自查和整改，确保档案管理符合公司/组织的要求。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理的各项职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的接收、整理、存储、查阅、借阅、归还等环节的操作。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，建立清晰的档案管理体系。4.定期对档案进行盘点和清查，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案接收与整理（一）档案接收1.档案形成部门应在档案形成后的[X]个工作日内，将档案移交至档案管理部门。移交时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。2.档案管理部门对接收的档案进行核对，检查档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时与档案形成部门沟通，要求其补充或更正。3.对符合要求的档案，档案管理部门予以接收，并办理签收手续。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案的类别、时间、来源等因素，对接收的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，并建立电子目录和纸质目录。4.对档案进行装订、编页等处理，确保档案的整齐和牢固。四、档案存储（一）存储环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案存储环境的安全和适宜。3.档案应存放在专用的档案柜或货架上，排列整齐，便于查找和管理。（二）存储方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存储，不同类别的档案应分开存放。2.对纸质档案，应采用盒装或袋装的方式进行存储，盒（袋）上应标明档案的编号、名称、日期等信息。3.对电子档案，应进行备份存储，并采用加密、存储介质异地存放等措施，确保电子档案的安全。（三）档案保管期限1.公司/组织应根据国家有关法律法规和行业标准，结合自身实际情况，确定档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限为[X]年；短期保管的档案保管期限为[X]年。3.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行审查，对到期的档案及时进行处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅的档案名称、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人批准。2.档案管理部门根据批准的申请表，提供档案查阅服务。查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅1.公司/组织外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅的档案名称、借阅目的、借阅时间、归还时间等信息，并经公司/组织主管领导批准。2.档案管理部门与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅单位或个人应按照协议的要求，妥善保管和使用档案，不得擅自转借、复印、泄露档案内容。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅期满后，借阅单位或个人应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。六、档案归还与销毁（一）档案归还1.借阅人员应在借阅期满后，按时将档案归还档案管理部门。如因特殊原因不能按时归还，应提前办理续借手续。2.档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人员承担相应的责任。3.档案管理人员将归还的档案重新整理上架，恢复原状。（二）档案销毁1.对到期或已失去保存价值的档案，档案管理部门应定期进行清理和鉴定，提出销毁意见。2.销毁意见应报经公司/组织主管领导批准，批准后由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，并填写《档案销毁登记表》，注明销毁档案的名称、数量、时间等信息。4.档案销毁后，档案管理部门应将《档案销毁登记表》归档保存，以备查阅。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和质量，方便员工查阅和利用档案，促进公司/组织的信息化建设。（二）信息化管理措施1.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描后的电子档案应与纸质档案内容一致，并进行加密存储。2.在档案信息化管理系统中，建立档案目录数据库、全文数据库等，实现档案信息的快速检索和查询。3.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理、数据备份与恢复等功能，确保档案信息的安全。4.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织内部设立档案管理监督检查小组，负责对档案管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督检查小组应由档案管理部门、审计部门、纪检部门等相关人员组成，明确各成员的职责和分工。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的接收、整理、存储、查阅、借阅、归还、销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案的安全保管情况，包括档案库房的环境条件、消防设施、防虫措施等是否符合要求。3.档案信息化管理情况，包括电子档案的存储、检索、利用等功能是否正常。4.档案管理人员的工作情况，包括档案管理人员的职责履行、业务水平等方面。（三）监督检查结果处理1.监督检查小组对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并要求相关部门或人