监督站档案管理制度

PAGE监督站档案管理制度一、总则（一）目的为加强监督站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监督站各部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于行政文件、业务资料、技术文档、会议记录、合同协议等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则监督站设立专门的档案管理部门，对全站档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映监督站的工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应齐全完整，涵盖监督站工作的各个方面，包括文件的正件与附件、定稿与修改稿、请示与批复等。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，为监督站的各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门监督站设立档案管理科，负责全站档案的日常管理工作。档案管理科应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.负责档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整、准确和安全。3.负责档案的查阅、检索和利用工作，为监督站的各项工作提供及时、有效的档案信息支持。4.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.负责档案管理设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。6.负责对监督站各部门档案管理工作的指导和监督，提高全站档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案收集范围包括但不限于以下内容：上级机关下发的文件、指示、通知等。监督站制定的各类规章制度、工作计划、工作总结等。监督站开展业务工作形成的文件、报告、记录、报表等。监督站召开会议形成的会议文件、会议记录、会议纪要等。监督站签订的合同协议、招投标文件、项目资料等。监督站工作人员的人事档案、培训记录、考核材料等。其他与监督站工作相关的文件材料。3.档案收集人员应及时将收集到的档案材料移交档案管理部门，并办理交接手续。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.档案分类应遵循科学性、系统性和实用性原则，根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、业务管理类、技术资料类、人事档案类等类别。3.档案编号应按照档案分类方案，对每一类档案编制唯一的编号，确保档案编号的系统性和连续性。4.档案编目应包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，编制档案目录，便于档案的查阅和检索。5.档案装订应按照档案整理要求，对档案材料进行装订，确保档案的整齐、牢固和美观。四、档案的归档与保管（一）档案归档1.档案整理工作完成后，档案管理部门应及时将整理好的档案进行归档，按照档案分类方案和编号顺序，将档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、名称等信息。2.档案归档应遵循便于保管和利用的原则，将档案存放在专门的档案库房或档案柜中，并按照档案类别和保管期限进行排列。3.档案管理部门应建立档案归档登记制度，对档案的归档时间、类别、编号、名称、数量等信息进行详细登记，确保档案归档工作的准确性和完整性。（二）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准，防止档案因受潮、霉变、虫蛀等原因损坏。3.档案管理部门应定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题，确保档案的安全和完整。4.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放等，防止档案丢失或损坏。5.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案库房内吸烟、用火、用电等，确保档案库房的安全。五、档案的查阅与利用（一）档案查阅1.监督站内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、名称、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据《档案查阅申请表》，对查阅人员的身份和查阅目的进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人员、查阅档案的类别、编号、名称等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门，不得涂改、损坏、丢失档案。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。4.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（二）档案利用1.监督站外部单位或个人因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、名称、查阅目的、查阅单位或个人的基本信息等，经监督站相关部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据《档案查阅申请表》，对查阅单位或个人的身份和查阅目的进行审核，审核通过后，报监督站分管领导批准。经批准后，为查阅单位或个人提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅单位或个人、查阅档案的类别、编号、名称等信息。3.查阅单位或个人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门，不得涂改、损坏、丢失档案。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。4.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅单位或个人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。未经监督站同意，查阅单位或个人不得擅自将档案用于其他目的。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准按照国家有关规定执行。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织监督站相关部门的人员组成档案鉴定小组，对档案进行逐卷鉴定。档案鉴定小组应根据档案的内容、价值和历史意义，综合考虑档案的保管期限。3.档案鉴定小组应填写《档案鉴定意见书》，注明档案的类别、编号、名称、形成时间、保管期限等信息，并对档案的鉴定结果进行签字确认。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，档案管理部门应按照档案鉴定小组的鉴定意见，编制《档案销毁清册》，注明档案的类别、编号、名称、形成时间、保管期限等信息，并报监督站分管领导批准。2.档案销毁工作应在监督站分管领导的监督下进行，由档案管理部门指定专人负责销毁。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息的泄露。3.档案销毁人员应在《档案销毁清册》上签字确认销毁情况，并将《档案销毁清册》存档备查。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为监督站的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）档案数字化1.档案管理部门应按照档案信息化建设的要求，对纸质档案进行数字化处理，将档案内容转化为电子文件，存储在档案信息化管理系统中。2.档案数字化工作应遵循国家有关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全性。数字化档案应进行备份存储，防止数据丢失。（三）档案信息化管理系统建设1.档案管理部门应根据监督站的实际需求，建设档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。2.档案信息化管理系统应具备档案分类管理、编号管理、编目管理、检索查询、借阅管理、权限管理、统计分析等功能，方便档案管理人员进行操作和管理。3.档案信息化管理系统应与监督站的其他业务系统进行集成，实现档案信息的共享和交换，提高监督站的整体工作效率。（四）档案信息安全管理1.档案管理部门应加强档案信息化管理系统的安全管理，建立健全档案信息安全管理制度，采取必要的安全技术措施，保障档案信息的安全。2.档案信息化管理系统应设置用户权限管理，对不同用户的操作权限进行严格控制，防止未经授权的人员访问和修改档案信息。3.档案