档案室立案归档制度

PAGE档案室立案归档制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本立案归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门形成的各类文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料等，均应按照本制度进行立案归档。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案工作实行集中统一管理，由档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实完整原则归档的文件材料应真实反映公司/组织各项活动的实际情况，保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则根据档案的形成规律和特点，按照一定的标准进行分类，使档案分类科学合理，便于查找和利用。4.便于利用原则档案管理应充分考虑实际利用需求，优化档案整理和保管方式，提高档案的检索效率和利用价值，为公司/组织的各项工作提供及时有效的支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司/组织各类档案资料，确保档案的安全和完整。3.对各部门的档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立和完善档案信息管理系统，提高档案管理的效率和服务质量。5.积极开发档案信息资源，为公司/组织的决策、管理、科研、生产等提供档案信息支持，发挥档案的资政作用。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、完整、准确，并按照规定的时间和要求移交档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，协助档案室做好档案的收集、整理和移交工作。3.严格执行公司/组织档案管理制度，遵守档案管理的各项规定，积极配合档案室开展工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下几类：行政管理类：公司/组织的各类会议文件、工作计划、总结、报告、请示、批复、规章制度、统计报表等。业务经营类：市场调研报告、营销方案、合同协议、招投标文件、财务报表、审计报告、生产记录、技术文件等。人事管理类：员工档案、招聘录用文件、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利文件、奖惩文件等。党群工作类：党组织文件、工会文件、共青团文件、宣传教育材料、纪检监察文件等。声像资料类：公司/组织重大活动的照片、录像、录音等。2.各部门应按照上述收集范围，及时收集本部门形成的文件材料，并确保文件材料的齐全、完整。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行清理和核对，发现有应归档而未归档的文件材料，应及时收集整理。2.对于重要文件材料，应在形成后及时移交档案室，不得积压或擅自留存。3.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。（三）整理方法1.分类档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度分类法：将档案按其形成年度进行划分。保管期限分类法：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种保管期限。机构（问题）分类法：按照公司/组织的内部机构或问题性质对档案进行分类。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查找。编号格式为：年度+保管期限代码+机构（问题）代码+流水号。例如：2023YB001，其中“2023”表示年度，“Y”表示永久保管期限，“B”表示部门代码，“001”表示该类档案在本年度的流水号。3.装订纸质档案应去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。4.编目编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、机构（问题）、起止日期、件数、页数、档号等项目。档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放。四、档案的保管（一）保管场所档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备、防虫药品等。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.纸质档案按照分类编号顺序，将纸质档案存放在档案柜中，并在档案柜上标明类别、年度、保管期限等信息，便于查找。定期对纸质档案进行检查，发现有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。2.电子档案建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储，并按照纸质档案的编号规则进行命名和编号，确保电子档案与纸质档案的对应关系。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。备份周期为[具体时间周期]，如每月或每季度备份一次。对电子档案的存储环境进行监控，确保存储设备的安全运行，防止电子档案数据丢失或损坏。3.声像档案声像档案应按照类别、年度等进行分类整理，采用光盘、磁带等介质进行存储，并在介质上标明档案内容、日期、来源等信息。建立声像档案目录，注明声像档案的题名、日期、来源、保管期限等信息，便于查找和利用。定期对声像档案进行播放检查，确保声像资料的质量，发现有损坏的应及时采取修复措施。（三）档案保管期限的划分1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：公司/组织的成立、合并、分立、改制、撤销等重大事项的文件材料；公司章程、规章制度、重要会议记录、年度工作计划和总结等；重要合同协议、招投标文件、财务报表、审计报告等；人事任免、奖励处分等重要文件材料；公司/组织的荣誉证书、重大活动照片、录像等。2.长期保管凡是反映公司/组织一般活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为[X]年。主要包括：公司/组织的一般性会议文件、工作计划、总结、报告等；一般性合同协议、招投标文件、财务报表等；人事管理中的一般性文件材料，如员工培训记录、绩效考核文件等；党群工作中的一般性文件材料，如宣传教育材料、工会活动记录等。3.短期保管凡是在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为[X]年。主要包括：公司/组织的临时性文件、一般性通知、简报等；业务经营中的临时性报表、统计数据等；人事管理中的临时性文件材料，如员工请假条、考勤记录等。（四）档案的鉴定与销毁1.鉴定档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案室会同相关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定工作应依据国家有关规定和公司/组织的实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的存毁。2.销毁经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，详细注明档案的题名、年度、保管期限、档号、数量等信息，并经公司/组织领导审批后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。五、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部人员因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案资料。外单位因工作需要查阅公司/组织档案资料的，须经公司/组织领导批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、档号、查阅目的等信息。档案室工作人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、所在部门、借阅档案名称、档号、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。档案室工作人员应根据审批意见，向借阅人员提供档案资料，并办理借阅登记手续，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容，如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。（三）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。记录内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、档号、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）期限、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以便日后查询和统计分析。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务质量，为公司/组织的信息化建设提供有力支持。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[具体分辨率要求]，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子图像进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。3.对数字化档案进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性和准确性。（三）信息系统功能1.档案录入通过档案信息管理系统，将档案的基本信息、文件内容等录入系统，实现档案信息的电子化存储。2.检索查询提供多种检索方式，如按题名、年度、保管期限、机构（问题）、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管理实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，提高借阅管理的效率和规范性。4.权限管理设置不同的用户权限，根据用户的工作职责和需求，分配相应的档案查阅、借阅权限，确保档案信息的安全。5.统计分析对档案的利用情况、保管期限、数量等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与备份1.建立严格的数据安全管理制度，对档案信息管理系统的用户账号、密码进行严格管理，定期更换密码，防止数据泄露。2.采用数据加密技术，对重要的档案数据进行