档案管理制度板面

PAGE档案管理制度板面一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.完整性原则：确保档案内容的完整，全面反映公司各项工作的真实情况。3.准确性原则：档案信息应真实、准确，与实际工作相符。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定档案管理工作规划和年度计划。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案管理台账。3.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境符合要求，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。4.组织开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。5.负责档案信息的开发利用，为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，根据工作需要编制各类档案检索工具和参考资料。6.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向综合管理部移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和保管工作，确保档案的安全和完整。3.配合综合管理部做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息和资料。4.根据工作需要，及时向综合管理部申请查阅、借阅档案，严格遵守档案查阅、借阅制度。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案等六大类。1.文书档案：主要包括公司在行政管理、业务管理等活动中形成的各种文件材料，如请示、报告、通知、决定、合同、协议等。2.科技档案：指公司在科研、生产、技术改造等活动中形成的具有保存价值的图纸、图表、技术文件、实验报告、项目资料等。3.会计档案：是公司在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。4.人事档案：包括员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资、保险、福利等方面的材料。5.声像档案：指公司在各项活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘等声像资料。6.实物档案：主要是公司在生产经营活动中获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对各类档案进行统一编号。编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别代码：文书档案用“WS”表示，科技档案用“KJ”表示，会计档案用“KJ”表示，人事档案用“RS”表示，声像档案用“SX”表示，实物档案用“SW”表示。3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编写，从“001”开始。例如：2023年形成的第5份文书档案编号为“2023WS005”。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应在工作结束后及时将本部门形成的档案材料收集齐全，进行初步整理。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案材料，相关部门应在活动结束后一周内将材料移交综合管理部。3.公司员工在外出参加培训、学习、考察等活动中形成的档案材料，应在返回公司后三天内交所在部门，由部门统一整理后移交综合管理部。（二）整理1.综合管理部档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.文书档案应按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，同一问题的文件应集中在一起，按重要程度和时间顺序排列。3.科技档案应按照项目进行分类，每个项目的档案材料应包括项目立项、研究、设计、施工、验收等各个阶段的文件，按照阶段顺序排列。4.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理，按照时间顺序装订成册。5.人事档案应按照档案材料的类别进行分类整理，如履历材料、考核材料、任免材料等，按照材料形成时间顺序排列。6.声像档案应按照内容和时间顺序进行整理，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。7.实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期等信息，并妥善保管。五、档案的归档与移交（一）归档1.各部门整理好的档案应定期向综合管理部归档，归档时间为每年的[具体时间]。2.归档时，各部门应填写《档案归档清单》，详细列出归档档案的名称、数量、类别、编号等信息，并由部门负责人签字确认。3.综合管理部档案管理人员对归档的档案进行核对、检查，确保档案齐全、完整、整理规范后，办理接收手续。（二）移交1.各部门因工作需要长期保存的档案，在保管一定期限后应移交综合管理部统一保管，但涉及个人隐私等不宜公开的档案除外。2.档案移交时，移交部门应编制《档案移交清册》，一式两份，详细列出移交档案的名称、数量、类别、编号、保管期限等信息，并由移交部门和接收部门负责人签字确认。3.综合管理部接收档案后，应在《档案移交清册》上注明接收时间，并将其中一份存档，另一份交移交部门留存。六、档案的保管（一）库房建设1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件。2.库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材和防虫、防鼠药品。3.库房应保持清洁、干燥，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。3.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[具体年限]。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[具体年限]。（四）档案清查1.综合管理部应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查时，应填写《档案清查登记表》，详细记录档案的清查情况，发现问题及时处理。3.对清查中发现的档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级领导报告。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员及相关部门代表组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应继续保管；对确已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。（二）销毁1.经公司领导批准后，由综合管理部负责组织档案销毁工作。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。3.销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式进行，严禁将档案出售或赠送他人。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。八、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、类别、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员根据申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。3.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还综合管理部，档案管理人员应及时核对档案的完整性和准确性。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、档案名称、类别、编号等信息，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完好情况，如有损坏或丢失，应及时查明原因，追究借阅人员的责任。九、档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给他人。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、限制查阅范围等特殊保密措施。（二