档案库库房管理制度

PAGE档案库库房管理制度一、总则（一）目的为了加强档案库库房的管理，确保档案的安全与完整，提高档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案库库房的管理工作，包括档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅等环节。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息的泄露。2.科学管理原则：采用科学的方法和技术，对档案进行分类、存储和保管。3.方便利用原则：便于档案的查阅和借阅，提高档案的利用效率。二、档案库库房的规划与建设（一）选址档案库库房应选择在地势较高、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地方。（二）布局1.档案库库房应分为档案存储区、整理区、查阅区（阅览室）、办公区等功能区域。2.档案存储区应根据档案的类别、年代等进行合理划分，设置不同类型的档案架（柜）。3.整理区应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、装订机等，用于档案的整理和编目。4.查阅区（阅览室）应设置桌椅、照明设备、空调等，为查阅档案的人员提供舒适的环境。5.办公区应配备办公桌椅、文件柜、电话等，用于库房管理人员的日常办公。（三）设施设备1.档案架（柜）应坚固耐用，符合档案存储的要求，能够有效保护档案。2.温湿度控制设备：安装空调、除湿机、加湿器等设备，确保库房内温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.防火设备：安装火灾自动报警系统、灭火设备（如灭火器、消火栓等），并定期进行检查和维护。4.防盗设备：安装防盗门窗、监控摄像头、门禁系统等，确保库房的安全。5.防潮防虫设备：安装防虫网、除湿机等设备，防止档案受潮、生虫。6.照明设备：配备充足的照明设备，确保库房内光线明亮，便于档案的查阅和整理。7.通风设备：安装通风设备，保证库房内空气流通，防止有害气体积聚。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级机关、同级机关和不相隶属机关发来的与本公司/组织有关的文件、资料。3.本公司/组织与其他单位签订的合同、协议、章程等文件。4.本公司/组织的重要会议记录、纪要、决议等文件。5.本公司/组织的人事档案、财务档案、业务档案等各类专门档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案材料，并定期移交至档案库库房。2.收集的档案材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别、年代等进行分类，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对破损的档案进行修复和装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.档案应按照分类编号顺序存放在档案架（柜）上，不得随意堆放。2.不同类别的档案应分开存放，避免混淆。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。（二）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期、短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映本公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映本公司/组织局部工作活动，在较短时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（三）保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性。3.做好档案的防虫、防潮、防火、防盗等工作，确保档案的安全。4.对电子档案进行定期维护和备份，防止数据丢失。五、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.将《档案查阅申请表》提交至档案库库房管理人员，库房管理人员根据申请内容进行审核，审核通过后安排查阅。3.查阅人员应在查阅区（阅览室）进行查阅，不得将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经库房管理人员同意，并在指定地点进行。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还原位，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅程序1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.将《档案借阅申请表》提交至档案库库房管理人员，库房管理人员根据申请内容进行审核，审核通过后办理借阅手续。3.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告库房管理人员，并承担相应的责任。（三）查阅与借阅限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和借阅。2.永久保管的档案，一般不予借阅，确因工作需要借阅的，应经公司/组织领导批准。3.重要档案的查阅和借阅，应实行双人查阅制度，确保档案的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司/组织的档案管理制度为依据，对档案进行鉴定。2.从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，准确判断档案的保存价值。3.坚持全面的历史观点，避免片面性和主观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案库库房管理人员、各部门负责人、公司/组织领导等组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其保存价值。3.效益评估法：从档案的利用效益等方面进行评估，确定其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司/组织领导批准后，由档案库库房管理人员负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告公司/组织领导。七、档案库库房管理人员职责（一）库房管理1.负责档案库库房的日常管理工作，包括档案的存储、保管、整理、查阅、借阅登记等。2.定期对档案库库房进行检查和维护，确保库房设施设备的正常运行。3.做好档案库库房的安全保卫工作，防止档案丢失、损坏和泄露。（二）档案管理1.按照档案管理的有关规定，对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.负责档案资料的收集、接收和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。3.对档案进行鉴定和销毁工作，确保档案的质量和安全。（三）服务利用1.为查阅和借阅档案的人员提供热情、周到的服务，及时办理查阅和借阅手续。2.积极配合各部门的工作，提供档案信息支持，提高档