收费所档案工作制度

PAGE收费所档案工作制度一、总则（一）目的为加强收费所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在收费管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于收费所全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：收费所档案由综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映收费所各项工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善收费所档案管理制度。2.负责收费所各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。5.按照规定向有关部门移交档案，办理档案的借阅、查阅、复印等手续。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化。7.对收费所各部门的档案工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案的齐全、完整。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并配合综合档案室做好档案管理的其他相关工作。3.按照档案管理要求，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作，便于档案的整理和移交。4.严格执行档案借阅、查阅制度，做好本部门档案的使用登记和归还工作。5.协助综合档案室开展档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的分类与编号（一）分类收费所档案分为文书档案、会计档案、收费业务档案、人事档案、工程档案、声像档案等六大类。1.文书档案：包括上级文件、收费所文件、会议文件、工作计划与总结、各类报告、合同协议等。2.会计档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。3.收费业务档案：包括收费票据存根、收费日报表、月报表、年报表、欠费记录、减免记录等。4.人事档案：包括员工个人档案、工资档案、考核档案、奖惩档案等。5.工程档案：包括收费所新建、改建、扩建工程的项目立项文件、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。6.声像档案：包括收费所工作照片、录像、录音等。（二）编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.会计档案编号：按照会计年度进行编号，例如：2023001，表示2023年的第1份会计档案。3.收费业务档案编号：根据业务发生时间和类别进行编号，如202301收费票据001，表示2023年1月的第1份收费票据档案。4.人事档案编号：以员工个人身份证号为基础进行编号，确保一人一号，便于管理。5.工程档案编号：按照工程项目名称和文件形成时间进行编号，如[项目名称]2023001，表示该项目2023年形成的第1份工程档案。6.声像档案编号：采用年度内容类别流水号的形式，如2023工作照片001，表示2023年的第1份工作照片档案。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门兼职档案员应定期收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.对于重要文件、会议纪要等应及时收集，并做好登记。3.财务部门应按照会计档案管理规定，定期收集会计凭证、账簿、报表等会计资料。4.收费业务部门应及时整理收费票据、报表等业务档案，并按时移交综合档案室。（二）整理1.综合档案室对收集到的档案进行集中整理，按照分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，编制档案目录册。3.对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.按照档案类别和编号顺序，将档案上架存放，确保档案存放有序。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查阅。3.对珍贵档案、重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.会计档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般为30年或永久。3.收费业务档案、人事档案、工程档案等的保管期限根据实际情况确定，原则上应保存至相关业务结束后一定期限。（四）档案保管检查1.综合档案室应定期对档案保管状况进行检查，每月至少检查一次。2.检查内容包括档案的存放情况、保管设施的运行情况、档案有无损坏、霉变、虫蛀等情况。3.对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案的利用（一）借阅1.因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等。2.部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。3.借阅档案一般不得带出档案室，确需带出的，须经综合档案室负责人批准，并限期归还。4.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、拆散或转借他人。（二）查阅1.本所员工查阅档案，可直接到综合档案室查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，须经综合档案室负责人批准，并在指定地点查阅。3.查阅人员应遵守查阅纪律，查阅后及时归还档案，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。（三）档案利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的借阅、查阅情况进行详细记录。2.登记内容包括借阅（查阅）日期、借阅（查阅）人姓名、部门、档案名称、编号、借阅（查阅）目的、归还日期等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的档案，报收费所领导批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.监销人员应在《档案销毁清册》上签字，注明销毁日期、方式等。4.《档案销毁清册》应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和质量，方便档案的查阅和利用，降低档案管理成本。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.对扫描后的电子档案进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。3.按照档案分类和编号，对电子档案进行分类存储，确保电子档案与纸质档案一一对应。（三）信息化系统应用1.利用档案信息化管理系统进行档案的检索、查询、借阅