航运企业档案管理制度

PAGE航运企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强航运企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业经营管理、决策支持、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本航运企业总部及所属各分支机构、全资子公司、控股子公司等档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则企业档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理企业在生产经营、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及企业商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理。5.服务性原则档案管理工作要为企业的发展战略、生产经营、管理决策等提供有效服务。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，负责企业档案管理工作的统筹规划、组织实施、监督指导等。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集、整理企业各部门形成的档案资料，确保档案的齐全完整。2.档案分类与编目按照档案分类标准对档案进行分类、编号、编目，便于档案的检索和利用。3.档案保管与保护做好档案的保管工作，确保档案的安全，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、霉变等。4.档案利用与服务为企业内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。5.档案信息化管理推进档案信息化建设，将档案信息录入系统，实现档案的数字化管理和远程查询利用。6.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，按照规定程序进行档案销毁。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷工作，确保档案资料及时、准确、完整地移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。3.配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类包括企业设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，企业规章制度，行政公文，人事档案，印章管理档案等。2.经营管理类涵盖市场调研报告，市场营销策划方案，客户资料，合同协议，招投标文件，商务谈判记录等。3.财务管理类包含财务预算、决算报告，会计凭证，财务报表，审计报告，税务资料，资金管理档案等。4.生产业务类涉及船舶建造、维修档案，船舶运行记录，船员管理档案，货物运输记录，港口作业文件，航运业务统计报表等。5.安全管理类有安全管理制度，安全检查记录，事故调查报告，应急救援预案及演练记录等。6.技术管理类包括船舶技术资料，航海技术资料，通信导航技术资料，机务技术资料，环保技术资料等。7.基本建设类如基本建设项目立项、可行性研究报告，设计文件，施工图纸，工程合同，竣工验收文件等。8.党群工作类包含党组织建设文件，党员教育管理资料，工会工作文件，共青团工作文件等。（二）档案编号档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限流水号”的结构。1.全宗号：由上级档案管理部门统一给定，代表本企业档案全宗。2.分类号：根据档案分类方案，对各类档案赋予相应的分类代码。3.年度：以公元纪年表示档案形成的年度，如“2023”。4.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年），分别用“Y”“C”“D”表示。5.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.企业在筹备、设立、运营、发展等各个阶段形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.企业与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等。3.企业内部各部门在工作中产生的文件、报表、记录等。4.企业员工个人在工作中形成的重要业务资料、技术成果等。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集齐全。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应及时进行收集，并指定专人负责跟踪。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。（三）整理方法1.分类按照档案分类方案对收集到的档案进行分类。2.组卷将同一类别的档案按照一定的逻辑关系进行组卷，如将同一项目的文件材料组成一卷。3.编目对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、文号、责任者等项目。4.装订对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案存放在档案密集架上，并在密集架上标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。（三）保管期限1.永久保管凡是反映企业主要职能活动和历史面貌的，对企业发展有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管对企业在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管对企业在较短时间内需要查考利用的档案，保管期限为10年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。六、档案的利用（一）利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.企业外部单位因履行法定职责、合作项目等需要查阅、借阅档案。3.根据国家法律法规和企业规定，需要向社会公开的档案信息。（二）利用流程1.申请企业内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、目的、期限等信息，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。企业外部单位查阅、借阅档案，应提交单位介绍信、查阅或借阅申请函，注明查阅、借阅的档案名称、目的、期限等信息，经企业相关部门审核，报企业分管领导审批后提交档案管理部门。2.审核档案管理部门对查阅、借阅申请进行审核，审核通过后安排查阅、借阅事宜。3.查阅、借阅查阅、借阅人员应按照档案管理部门的安排，在指定地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出指定地点。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得涂改、损毁、标记档案。借阅档案时，应按照规定期限归还，如需延期，应办理延期手续。4.登记档案管理部门对查阅、借阅情况进行登记，记录查阅、借阅人员姓名、单位、时间、档案名称、期限等信息。（三）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制的档案名称、目的、数量等信息，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。2.档案管理部门对复制申请进行审核，审核通过后安排复制事宜。复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件与原件一致。3.复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并进行登记。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一鉴定，提出鉴定意见。3.对经鉴定确需销毁的档案，编制《档案销毁清册》，报企业分管领导审批。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。2.档案销毁过程中，应在《档案销毁清册》上注明销毁时间、地点、方式，并由监销人员和销毁人员签字确认。《档案销毁清册》应永久保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入将纸质档案和电子档案信息录入系统，建立档案数据库。2.档案检索提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找档案。3.档案借阅管理实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。4.档案统计分析对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理设置用户权限，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和数据泄露。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步收集、整理、归档，确保电子档案的真实性、完整性和准确性。2.电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，并建立相应的目录结构。3.定期