档案室参观管理制度

PAGE档案室参观管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的管理，规范档案室参观活动，确保档案的安全与完整，同时满足公司内部及外部相关人员对档案信息的合理需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部员工、经公司批准的外部单位或个人来公司档案室进行参观的活动。（三）基本原则1.安全保密原则：参观活动必须确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。2.规范有序原则：参观活动应按照规定的流程和要求进行，确保参观过程有序、高效。3.服务适度原则：在保障档案安全和正常管理秩序的前提下，为参观人员提供必要的服务和信息。二、参观申请与审批（一）申请主体1.公司内部参观：由各部门负责人提出申请，填写《档案室参观申请表》，说明参观目的、参观人数、参观时间等信息。2.外部参观：外部单位或个人需提前向公司相关部门提交参观申请，由公司对口部门审核并填写《档案室参观申请表》，报公司领导审批。（二）审批流程1.公司内部参观申请：部门负责人将《档案室参观申请表》提交至档案室负责人，档案室负责人根据工作安排和档案安全情况进行审核，审核通过后报分管领导批准。2.外部参观申请：对口部门收到外部参观申请后，对申请单位或个人的背景、参观目的等进行审核，审核通过后填写《档案室参观申请表》，附上详细的参观计划，报公司领导审批。公司领导审批同意后，由对口部门通知档案室负责人做好接待准备。（三）申请时间参观申请应至少提前[X]个工作日提交，以便档案室做好安排和准备工作。三、参观人员要求（一）人员资质1.公司内部员工：参与参观的员工应熟悉档案管理相关知识，了解参观目的和要求，具备基本的档案安全意识。2.外部参观人员：外部参观人员应是与公司有业务往来、合作关系或经公司认可的相关人员，参观人员应具备一定的档案管理知识或相关业务知识，无不良记录。（二）行为规范1.参观人员应遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，服从档案室工作人员的安排和指挥。2.参观人员在参观过程中应保持安静，不得大声喧哗、吸烟、饮食等，不得随意触摸、移动档案设备和档案资料。3.参观人员不得擅自拍照、录像、复印档案资料，如因工作需要确需拍照、录像、复印的，应提前向档案室负责人提出申请，经批准后方可进行，并严格按照规定的范围和要求拍照、录像、复印。4.参观人员不得将无关物品带入档案室，如有特殊情况需带入的，应经档案室工作人员检查同意后妥善保管。四、参观安排与组织（一）参观时间安排参观时间应根据档案室的工作安排和档案安全情况合理确定，原则上安排在工作日的[具体时间段]，每次参观时间不得超过[X]小时。（二）参观路线规划档案室应根据档案管理的流程和布局，规划合理的参观路线，确保参观人员能够全面了解档案管理工作的各个环节，同时避免参观人员进入档案整理、存储等核心区域，减少对正常档案管理工作的干扰。（三）参观讲解1.讲解人员安排：档案室应安排熟悉档案管理业务的工作人员担任讲解人员，负责向参观人员介绍档案管理的基本情况、工作流程、安全保密措施等内容。2.讲解内容要求：讲解人员应根据参观人员的背景和需求，提供准确、详细、通俗易懂的讲解内容，重点介绍与参观目的相关的档案信息。讲解过程中应注重对档案安全保密知识的宣传和教育。五、档案安全管理（一）安全检查1.在参观活动开始前，档案室工作人员应对参观人员进行安全检查，防止参观人员携带可能危及档案安全的物品进入档案室。2.参观过程中，档案室工作人员应密切关注参观人员的行为举止，及时发现和制止任何可能危及档案安全的行为。（二）环境安全1.档案室应保持良好的通风、防潮、防火、防虫等环境条件，确保档案的保存质量。参观活动期间，应注意维护档案室的环境秩序，避免因参观人员的活动对档案环境造成破坏。2.参观人员进入档案室前，应了解档案室的安全注意事项，如遇紧急情况，应听从档案室工作人员的指挥，有序撤离。（三）数据安全1.档案室应采取必要的数据安全防护措施，防止档案信息在参观过程中被泄露或篡改。2.参观人员如需使用档案室的计算机等设备查阅档案信息，应在档案室工作人员的指导下进行操作，不得擅自安装、卸载软件或更改系统设置。六、参观记录与总结（一）参观记录1.档案室工作人员应在参观活动结束后，及时填写《档案室参观记录》，记录参观人员的基本信息、参观时间、参观内容、参观人员的表现等情况。2.《档案室参观记录》应妥善保存，作为档案管理工作的重要资料，以备后续查阅和统计分析。（二）参观总结与反馈1.参观活动结束后，档案室负责人应对参观活动进行总结，分析参观活动中存在的问题和不足之处，提出改进措施和建议。2.对于外部参观活动，档案室应及时向对口部门反馈参观人员的意见和建议，以便公司进一步加强与外部单位的沟通与合作。七、违规处理（一）违规行为界定参观人员如有以下行为之一的，视为违规行为：1.违反档案安全保密规定，擅自拍照、录像、复印档案资料，或将档案资料带出档案室。2.在参观过程中大声喧哗、吸烟饮食、随意触摸移动档案设备和档案资料，影响档案管理工作秩序。3.未经批准擅自更改参观路线或进入禁止参观区域。4.其他违反国家法律法规、公司规章制度和本管理制度的行为。（二）处理措施1.对于公司内部员工的违规行为，由档案室负责人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的内部通报批评或纪律处分。2.对于外部参观人员的违规行为，档案室应及时向对口部门反馈情况，由对口部门负责与违规单位或个人进行沟通协调，要求其立即改正违规行为，并视情节轻重采取相应的措施，如终止合作关系、追究法律责任等