一个月档案利用制度

PAGE一个月档案利用制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的管理，规范档案利用行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中对档案的利用活动。（二）适用范围本制度所指档案包括公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，如纸质档案、电子档案等。（三）基本原则1.依法依规原则档案利用必须严格遵守国家法律法规以及公司相关规定，确保档案利用活动合法合规。2.安全保密原则在档案利用过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，维护公司的商业秘密和合法权益。3.服务工作原则档案利用工作应紧密围绕公司业务开展，为公司各项工作提供及时、准确、有效的档案支持，提高工作效率和质量。二、档案利用申请与审批（一）申请流程1.填写申请表凡因工作需要利用档案的部门或个人，应填写《档案利用申请表》，详细注明利用档案的目的、内容、范围、期限等信息。2.提交申请将填写完整的申请表提交至公司档案管理部门。申请表应加盖申请部门公章或申请人签字。（二）审批流程1.初审档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行初步审核，核实申请的必要性和合理性，检查申请材料是否齐全、规范。2.审批根据初审情况，档案管理部门负责人进行审批。对于一般性档案利用申请，由档案管理部门负责人直接审批；对于涉及重要档案、机密档案或利用范围较广、期限较长的申请，需报公司分管领导审批。3.反馈审批结果应及时反馈给申请人。如申请获批，档案管理部门应告知申请人利用档案的具体时间、地点、方式等安排；如申请未获批，应向申请人说明原因。三、档案利用方式与要求（一）查阅1.现场查阅申请人可在档案管理部门指定的场所进行现场查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程规范有序。申请人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.查阅限制涉及公司机密、商业秘密等重要档案的查阅，应严格按照公司保密规定执行，限制查阅人员范围，并对查阅过程进行详细记录。（二）借阅1.借阅申请除现场查阅外，如需借阅档案，申请人应在《档案利用申请表》中明确注明借阅期限、归还时间等信息，并承诺遵守档案借阅相关规定。2.借阅审批借阅申请经审批通过后，档案管理部门应办理借阅手续。借阅人需填写《档案借阅登记表》，登记档案名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息，并签字确认。3.借阅期限档案借阅期限一般不得超过一个月。如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长，但延长时间不得超过一个月。4.借阅归还借阅人应在规定的归还时间内将档案归还至档案管理部门。档案管理人员应认真核对归还档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）复制1.复制申请申请人如需复制档案，应在《档案利用申请表》中注明复制的内容、数量、用途等信息，并经审批通过。2.复制方式档案管理部门根据档案的性质和申请人的需求，选择合适的复制方式，如复印、扫描、拍照等。对于重要档案的复制，应进行严格的登记和审核，确保复制过程的安全和准确。3.复制用途复制的档案应仅用于申请时注明的用途，不得擅自扩大使用范围或泄露给第三方。四、档案利用过程中的安全与保密（一）安全管理1.场所安全档案管理部门应确保档案查阅、借阅场所的安全，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，定期进行检查和维护。2.人员安全档案利用过程中，档案管理人员应提醒利用人员注意安全，防止因操作不当等原因造成人身伤害或档案损坏。（二）保密管理1.保密教育档案管理部门应对档案利用人员进行保密教育，使其了解档案保密规定和相关法律法规，增强保密意识。2.保密措施在档案利用过程中，档案管理人员应采取必要的保密措施，如对涉及机密、商业秘密的档案进行单独存放、限制查阅范围、对查阅过程进行全程监控等，防止档案信息泄露。3.违规处理如发现档案利用人员违反保密规定，泄露档案信息，公司将视情节轻重，按照相关规定给予严肃处理；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。五、档案利用情况登记与统计（一）登记内容档案管理部门应建立《档案利用登记簿》，对每一次档案利用活动进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用部门或个人、档案名称、利用方式（查阅、借阅、复制等）、利用目的、审批情况、归还时间（借阅）等信息。（二）统计分析档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，如每月、每季度进行一次统计汇总。统计内容包括档案利用的部门分布、利用方式比例、利用目的分类等。通过统计分析，了解档案利用的规律和趋势，为档案管理工作的优化提供数据支持。六、档案利用监督与检查（一）内部监督公司内部审计部门或其他相关监督部门应定期对档案利用制度的执行情况进行监督检查，重点检查档案利用申请与审批流程是否规范、档案利用方式是否符合要求、档案利用过程中的安全与保密措施是否落实等。（二）问题整改对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门或个人限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。对违反档案利用制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、附则（一）制度解释本制度由公司档