全员电子档案管理制度

PAGE全员电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司全员电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，提高公司人力资源管理效率和决策科学性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的电子档案管理。（三）基本原则1.合法性原则：电子档案管理应符合国家法律法规的要求，确保档案信息的合法性和合规性。2.真实性原则：电子档案内容应真实反映员工的实际情况，严禁虚假信息录入。3.完整性原则：全面收集员工各类相关信息，保证电子档案的完整性。4.保密性原则：严格保护员工电子档案信息安全，防止信息泄露。5.便捷性原则：方便员工查询和使用本人档案信息，同时便于公司相关部门进行管理和利用。二、电子档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯。2.身份证号码、联系方式（手机号码、电子邮箱）。3.婚姻状况、家庭住址。（二）入职信息1.入职时间、入职部门、岗位名称。2.劳动合同签订情况（合同期限、续签情况等）。（三）教育背景1.最高学历、毕业院校、所学专业。2.入学时间、毕业时间。（四）工作经历1.以往工作单位名称、职位、工作时间。2.工作职责及业绩描述。（五）培训经历1.参加过的内部培训课程名称、培训时间、培训效果评估。2.外部专业培训情况（培训机构、培训课程、培训时间等）。（六）职业资格证书1.各类专业资格证书名称、颁发机构、颁发时间。2.证书有效期及年检情况。（七）绩效考核记录1.各年度、季度绩效考核结果。2.考核指标完成情况及评价。（八）奖惩记录1.获得的公司内部奖励（荣誉称号、奖金奖励等）及时间。2.受到的公司内部处罚（警告、罚款、降职等）及原因、时间。3.外部奖惩情况（政府部门表彰、行业协会奖励等）。（九）薪酬福利信息1.工资结构、薪资调整记录。2.社保、公积金缴纳情况。3.其他福利享受情况（如补充商业保险、带薪年假等）。（十）岗位变动记录1.岗位晋升、调动情况（变动时间、新岗位名称）。2.岗位变动原因及审批记录。（十一）离职信息1.离职时间、离职原因。2.离职手续办理情况。三、电子档案管理职责（一）人力资源部门1.负责制定和完善全员电子档案管理制度，并监督执行。2.负责员工电子档案的建立、更新、维护和管理工作。3.按照规定的权限，为公司内部各部门提供员工电子档案信息查询服务。4.定期对电子档案进行备份，确保档案数据的安全性和完整性。5.配合公司其他部门做好与电子档案相关的工作，如档案信息的核实、补充等。（二）员工所在部门1.负责协助人力资源部门收集、整理本部门员工的电子档案资料，并及时提交给人力资源部门。2.根据工作需要，经授权可查询本部门员工的电子档案信息，但不得擅自修改或删除。3.对本部门员工电子档案信息的真实性和准确性负责，如有信息变更应及时通知人力资源部门。（三）信息技术部门1.负责提供电子档案管理系统的技术支持和维护，确保系统的正常运行。2.保障电子档案数据存储的安全性，采取必要的技术措施防止数据丢失、损坏和泄露。3.根据公司发展和管理需求，对电子档案管理系统进行优化和升级。四、电子档案的建立与录入（一）档案建立流程1.新员工入职时，人力资源部门向其发放电子档案信息采集表，告知填写要求和注意事项。2.员工按照要求如实填写个人基本信息、教育背景、工作经历等相关内容，并签字确认。3.员工所在部门负责人对采集表内容进行审核，确保信息真实、准确后签字。4.人力资源部门将审核通过的信息录入电子档案管理系统，建立员工电子档案。（二）信息录入要求1.录入人员应认真核对录入信息，确保与原始资料一致，不得擅自修改或遗漏。2.对于重要信息（如身份证号码、学历证书编号等），应进行二次核对，确保准确无误。3.录入的信息应完整、清晰，符合系统设定的格式要求。五、电子档案的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门每半年对员工电子档案进行一次全面梳理，核实信息是否有变化。2.根据员工绩效考核结果、岗位变动、薪酬调整等情况，及时更新相应的档案信息。（二）实时更新1.员工个人信息发生变更（如联系方式、家庭住址等）时，应在变更后一周内通知人力资源部门，人力资源部门及时进行更新。2.员工获得新的职业资格证书、受到奖惩等情况，应在相关事件发生后及时向人力资源部门提供证明材料，人力资源部门审核后进行档案更新。（三）维护措施1.信息技术部门定期对电子档案管理系统进行维护，检查系统运行状况，及时处理系统故障和问题。2.对电子档案数据进行定期备份，备份数据存储在安全的存储介质上，并异地存放。备份周期为每月一次，重要数据在备份后进行完整性校验。3.建立数据恢复机制，确保在系统出现故障或数据丢失时能够及时恢复数据。六、电子档案的查询与使用（一）查询权限1.员工本人有权查询自己的电子档案信息，可通过公司内部网络登录电子档案管理系统进行操作。2.公司人力资源部门工作人员因工作需要，可查询全体员工的电子档案信息。3.公司其他部门负责人在获得人力资源部门授权后，可查询本部门员工的电子档案信息。4.涉及公司重大决策、员工晋升、薪酬调整等特殊情况，经公司高层领导批准，相关人员可查询特定员工的电子档案信息。（二）查询流程1.查询人员登录电子档案管理系统，输入相应的查询条件（如员工姓名、工号等）。2.系统验证查询人员身份和权限后，显示符合条件的电子档案信息。3.查询人员如需获取纸质档案资料，可向人力资源部门申请打印，人力资源部门按照规定进行审核和打印。（三）使用规定1.查询和使用电子档案信息应严格遵守保密规定，不得将档案信息泄露给无关人员。2.未经员工本人同意，不得擅自将其电子档案信息用于非工作目的。3.对于查询到的电子档案信息，应妥善保管，不得擅自修改、删除或传播。七、电子档案的安全与保密（一）安全措施1.信息技术部门采取防火墙、入侵检测、加密技术等手段，保障电子档案管理系统的网络安全，防止外部非法入侵。2.对电子档案数据存储设备进行物理安全防护，设置访问权限，防止未经授权的人员接触存储设备。3.定期对电子档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统安全稳定运行。（二）保密制度1.与电子档案管理相关的工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在电子档案管理系统中设置不同的用户权限，严格控制对档案信息的访问级别。3.禁止在连接外网的计算机上处理和存储员工电子档案信息。4.对涉及员工隐私的电子档案信息进行加密处理，确保信息在传输和存储过程中的保密性。（三）违规处理1.对于违反电子档案安全与保密规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违规行为导致公司电子档案信息泄露或造成其他损失的，违规人员应承担相应的法律责任，并赔偿公司因此遭受的全部损失。八、电子档案的备份与存储（一）备份策略1.采用全量备份与增量备份相结合的方式，每月进行一次全量备份，每周进行一次增量备份。2.备份数据存储在磁带、光盘等离线存储介质上，并异地存放于公司指定的安全地点。（二）存储要求1.存储电子档案数据的服务器应具备冗余配置，确保数据存储的可靠性。2.存储环境应保持适宜的温度、湿度，防止数据因环境因素受损。3.定期对存储介质进行检查和维护，确保数据可读可写。九、电子档案的销毁（一）销毁条件1.员工离职且离职手续办理完毕，其电子档案在公司保存一定期限后（一般为两年），可进行销毁。2.因档案信息错误、重复等原因，经核实后确需销毁的电子档案。（二）销毁流程1.由人力资源部门提出电子档案销毁申请，填写《电子档案销毁申请表》，说明销毁原因、档案清单等信息。2.申请表经人力资源部门负责人审核签字后，提交公司分管领导审批。3.审批通过后，由信息技术部门负责按照规定的技