组织部建立档案制度

PAGE组织部建立档案制度组织部档案管理制度一、总则（一）目的为加强组织部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于组织部各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：组织部档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映组织部各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集组织部在工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及党和国家机密以及组织部内部敏感信息的档案，采取必要的保密措施。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置组织部设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定组织部档案管理制度并组织实施。2.负责组织部各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全与完整，定期对档案进行检查、清点和统计，及时发现并处理档案保管中存在的问题。4.按照档案鉴定标准，定期对档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后对失去保存价值的档案进行销毁。5.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查阅和利用。6.负责档案的借阅、利用工作，严格履行借阅手续，对借阅档案的利用情况进行跟踪和监督，确保档案的合理使用。7.积极开展档案编研工作，根据组织部工作需要，编写档案参考资料，为领导决策和各项工作提供依据。8.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。9.加强与上级档案管理部门以及其他相关单位的联系与沟通，及时了解档案工作的新要求、新动态，推动组织部档案管理工作不断发展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.组织部工作计划、总结、报告、决议、决定、通知、通报等文件材料。2.组织部召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.组织部组织的各类活动的文件材料，如调研活动、培训活动、宣传活动等的方案、总结、记录等。4.组织部干部人事档案，包括干部任免、考核、奖惩、培训、工资、党团关系等方面的材料。5.组织部党员档案，包括入党申请书、自传、政审材料、入党志愿书、转正申请书等。6.组织部财务档案，包括财务预算、决算、报表、凭证、账簿等。7.组织部固定资产档案，包括固定资产购置计划、审批文件、采购合同、验收报告、使用说明书等。8.组织部业务工作档案，如组织建设、干部队伍建设、人才培养、基层党建等方面的工作记录、统计报表、调研报告等。9.组织部收到和发出的各类信件、电报、传真等通信文件材料。10.其他与组织部工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具书写。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.收集的档案材料应及时移交档案管理部门，交接双方应办理交接手续，明确责任。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的门类和载体，分别进行整理。文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；干部人事档案按照中组部规定的《干部人事档案材料分类目录》进行分类整理；财务档案按照会计年度进行分类整理；固定资产档案按照资产类别进行分类整理。3.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案盒封面、盒脊和备考表等项目，确保档案整理的规范化和标准化。4.档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，对破损、褪色的文件材料进行修复或复制，确保档案的质量。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材等，并定期进行维护和检查，保证设施设备的正常运行。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放。档案盒应选用质地优良、坚固耐用的材料制作，尺寸应符合相关标准要求。2.档案柜应摆放整齐、牢固，便于档案的存放和查找。档案柜应定期进行检查和维护，确保其安全性和稳定性。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同门类、不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查找。2.同一类档案应按照顺序依次排列，编号清晰，存放有序。档案盒应在档案柜中分层摆放，每层档案盒应标注相应的类别和年度。3.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等，确保档案的安全。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则是：凡是反映组织部主要职能活动和基本历史面貌的，对组织部、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是在一定时期内对组织部工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。3.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和组织部实际情况进行，确保档案保管期限的准确合理。（五）档案清点与统计1.档案管理部门应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案的动态信息，为档案管理决策提供依据。3.档案统计报表应真实、准确、完整，按时报送上级档案管理部门和组织部领导。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，组织部相关业务部门负责人和档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合组织部工作实际，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。对于仍有重要价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应予以销毁。3.审查档案的内容是否涉及党和国家机密、组织部内部敏感信息等，对于涉及保密内容的档案，应按照保密规定进行处理。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单，并将清单提交给鉴定工作小组。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。《档案销毁清册》经鉴定工作小组组长审核签字后，报组织部领导审批。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，应在指定的地点进行销毁。销毁档案时，应确保档案的彻底销毁，防止档案信息的泄露。2.档案销毁过程应由档案管理部门派人监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，注明销毁方式、时间、地点等信息。3.销毁后的《档案销毁清册》应作为档案资料进行保存，保存期限与被销毁档案的保管期限相同。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.组织部工作人员因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅组织部档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及党和国家机密以及组织部内部敏感信息的档案，查阅范围应严格按照保密规定执行。（二）查阅手续1.组织部工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.外单位查阅档案，应提前向组织部提出查阅申请，说明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并提交单位介绍信。经组织部领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并提供相应的档案查阅服务。查阅人员应按照指定的范围和方式进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或更改查阅方式。（三）查阅方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅人员如需复印、摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印、摘抄的档案内容应与原件一致，并加盖档案管理部门印章。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，如发现档案有损坏情况，应及时向档案管理部门报告。（四）利用反馈1.档案管理部门应建立档案利用反馈机制，及时了解档案利用情况，收集利用者的意见和建议，不断改进档案管理工作。2.对于重要档案的利用情况，档案管理部门应进行跟踪记录，分析档案利用效果，为档案编研和提供利用服务提供参考依据。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立组织部档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、高效利用和安全存储，为组织部各项工作提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息系统功能1.档案管理信息系统应具备档案收集、整理、分类、编目、存储、检索、借阅、利用、统计、鉴定、销毁等全过程管理功能，实现档案管理业务的信息化操作。2.系统应具备权限管理功能，根据不同用户的职责和权限，设置相应的操作权限，确保档案信息的安全保密。3.系统应具备数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。同时，应制定数据恢复预案，确保在数据出现故障时能够及时恢复。4.系统应具备数据统计分析功能，能够对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，生成各类统计报表和分析图表，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理规范，将纸质档案信息录入档案管理信息系统，确保录入数据的准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，及时更新档案信息，删除无效数据，保证系统数据的时效性和准确性。3.加强对档案管理信息系统的安全管理，设置防火墙、防病毒软件等安全防护措施，防止数据泄露和系统遭受攻击。（四）电子档案管理1.对组织部形成的电子文件，应按照档案管理要求进行收集、整理、归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.电子档案