军休人员档案管理制度

PAGE军休人员档案管理制度一、总则（一）目的为加强军休人员档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关法律法规和军队档案管理规定，结合军休工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位对军休人员档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映军休人员的经历、政治面貌、业务能力、奖惩情况等实际情况。2.完整性原则：全面收集军休人员在各个时期形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及军休人员个人隐私和机密的档案信息予以保密。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，保证档案整理、编目、装订等工作的标准化、规范化。5.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为军休人员和相关工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家和军队有关档案管理的法律法规、方针政策，制定本单位军休人员档案管理制度和工作流程。2.负责军休人员档案的集中统一管理，接收、整理、保管、鉴定、销毁军休人员档案，并提供档案利用服务。3.指导、监督各部门对涉及军休人员档案材料的收集、整理和归档工作。4.开展档案信息化建设，建立军休人员电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责军休人员档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的整齐规范。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.按照规定的程序和要求，及时为军休人员和相关部门提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.负责档案信息的录入、更新和维护，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。6.参与档案的鉴定和销毁工作，按照规定对已到保管期限或失去保存价值的档案提出处理意见。（三）军休人员所在部门职责1.负责收集、整理本部门形成的与军休人员有关的文件材料，并按照档案管理部门的要求及时移交归档。2.协助档案管理部门做好军休人员档案的核实、补充等工作，提供相关档案信息和线索。3.在工作中需要查阅军休人员档案时，按照规定办理查阅手续，并在档案管理部门的监督下使用档案。三、档案收集（一）收集范围1.履历材料：包括个人经历、学历、学位、专业技术职务等方面的材料。2.自传材料：军休人员撰写的反映个人成长经历和思想变化的自传。3.鉴定、考核、考察材料：年度考核、任职期满考核、专项考察等形成的鉴定材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历证书、学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书、聘任文件等。5.政审材料：入伍政审、入党政审、出国政审等形成的材料。6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、团组织关系材料等。7.奖励材料：各级各类奖励的表彰决定、奖励证书等。8.处分材料：受到党纪政纪处分的决定、调查报告、处分审批表等。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批表等。10.其他可供组织参考的材料：如健康体检表、荣誉证书、社会活动证明等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责收集本部门形成的与军休人员有关的文件材料，确保材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，符合档案整理要求，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件材料，应及时进行备份或复制，防止原件丢失或损坏。4.军休人员个人应积极配合档案收集工作，主动提供本人相关的文件材料，并确保材料的真实性和完整性。（三）收集时间1.新接收的军休人员档案，应在办理交接手续后[X]个工作日内完成档案材料的收集和整理工作。2.日常工作中形成的与军休人员有关的文件材料，应在文件材料形成后的[X]个工作日内移交档案管理部门。3.对于定期形成的档案材料，如年度考核材料、工资变动材料等，应在规定时间内统一收集并移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接，便于档案的保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案内容的性质和特点，将军休人员档案分为履历类、自传类、鉴定考核类、学历学位类、政审类、党团类、奖励类、处分类、工资任免类、出国（境）类等十大类。2.排列：每一类档案按照时间顺序或重要程度进行排列，同一类档案中的文件材料按照其形成时间先后顺序排列。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷号、题名、年度、保管期限、密级等信息；卷内文件目录应注明文件序号、题名、日期、页号、备注等信息。4.装订：对破损、褪色的文件材料进行修复或复制，去除金属物，按照卷内文件目录顺序依次装订，采用三孔一线或缝纫机装订的方式，确保装订牢固、整齐美观。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，在档案盒封面和脊背填写相关信息，包括单位名称、档案类别、案卷号、保管期限、起止日期等。（三）整理要求1.整理档案时应做到分类准确、排列有序、编目清晰、装订整齐，确保档案的系统性和完整性。2.对于不符合整理要求的文件材料，应进行补充、修正或重新整理，保证档案质量。3.档案整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意裁剪、拼接或涂改档案内容。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，对军休人员档案进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案应按照档案类别、保管期限、年度等进行排列上架，建立档案存放位置索引，方便快速定位查找。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份和异地存储，确保数据的安全性和可靠性。同时，建立电子档案数据库，对电子档案进行分类编目和检索，提高电子档案的利用效率。（三）保管期限根据国家有关规定和军休人员档案的实际情况，确定档案的保管期限。一般分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。1.永久保管的档案：涉及军休人员政治历史、重要职务任免、重大奖励处分、党团关系等重要文件材料。2.长期保管的档案：反映军休人员一般工作经历、学历学位、工资待遇等方面的文件材料。3.短期保管的档案：时效性较强、保存价值相对较低的文件材料，如临时性的通知、报表等。（四）保管期限的划分和调整1.档案管理人员应根据档案的内容和性质，按照规定的保管期限划分标准，对新接收和整理的档案进行保管期限的确定。2.对于已确定保管期限的档案，如发现其保管期限需要调整的，应按照规定的程序进行审批。调整保管期限时，应充分考虑档案的历史价值、现实利用需求等因素。3.定期对档案的保管期限进行检查和评估，对于已到保管期限的档案，按照规定的鉴定和销毁程序进行处理。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设施设备、档案信息等的安全管理。2.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.加强对档案库房的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，限制无关人员进入档案库房。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材和防护用品，定期进行维护和检查。5.对电子档案的存储、传输、使用等环节进行安全管理，采取加密、备份、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露、篡改或丢失。6.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保档案安全。六、档案鉴定（一）鉴定原则依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合军休人员档案的实际情况，对档案的保存价值进行科学、准确的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、军休人员所在部门负责人等。鉴定工作小组负责对档案的鉴定工作进行组织、指导和审核。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的历史价值、现实利用价值和法律凭证作用。3.档案的保管期限是否合理，是否需要调整保管期限或进行销毁。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案材料进行逐件审查，根据档案的内容、来源、形成时间等因素，判断其保存价值。2.综合分析法：结合军休人员的工作经历、政治地位、社会影响等因素，对档案的整体价值进行综合分析评估。3.对比参照法：参照同类军休人员档案的鉴定标准和已鉴定的档案案例，对本单位军休人员档案进行鉴定。（五）鉴定程序1.档案管理部门定期对已到保管期限或认为失去保存价值的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案材料提交给档案鉴定工作小组，鉴定工作小组按照鉴定标准和方法进行逐件审查，并填写档案鉴定意见书。3.根据档案鉴定意见书，对确无保存价值的档案，提出销毁意见；对保管期限需要调整的档案，提出调整建议。4.档案鉴定工作小组的鉴定意见和销毁建议报本单位主管领导审批。经批准后，按照规定的程序进行销毁或调整保管期限等处理。七、档案销毁（一）销毁原则严格按照国家有关档案销毁的规定和程序进行销毁，确保销毁档案的真实性和彻底性，防止档案信息泄露。（二）销毁范围经档案鉴定工作小组鉴定并报本单位主管领导批准，确无保存价值的档案。（三）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的案卷号、题名、年度、保管期限、密级等信息。档案销毁清册一式两份，一份留存档案管理部门，一份报本单位主管领导备案。2.对拟销毁的档案进行造册登记，经档案管理部门负责人和本单位主管领导签字确认后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清册上签字确认。5.对已销毁的档案，应及时在档案管理系统中进行标注和删除，确保档案信息的准确性和完整性。八、档案利用（一）利用原则遵循保密、合法、合理、及时原则，在确保档案安全和保密的前提下，为军休人员和相关工作提供必要的档案利用服务。（二）利用范围1.军休人员本人因工作、生活等需要查阅本人档案。2.组织人事部门、纪检监察部门、司法机关等因工作需要查阅军休人员档案。3.其他经本单位批准的单位或个人因特殊原因查阅军休人员档案。（三）利用程序1.军休人员本人查阅：军休人员凭有效身份证件到档案管理部门填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人审核同意后，在档案管理部门指定的地点查阅档案。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，不得让军休人员单独接触档案。2.组织人事部门、纪检监察部门、司法机关等查阅：查阅单位应出具正式的查阅介绍信，注明查阅目的、查阅范围、查阅人员等信息。档案管理部门对查阅介绍信进行审核后，按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。查阅完毕后，档案管理人员应及时收回档案，并对档案进行检查和清点。3.其他单位或个人查阅：其他单位或个人因特殊原因需要查阅军休人员档案的，应提交书面申请，说明查阅理由、查阅范围、查阅人员等信息，并经本单位主管领导批准。档案管理部门按照上述规定的程序提供档案查阅服务。（四）利用方式1.查阅：军休人员和查阅单位可直接到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。2.借阅：对于因特殊情况需要借阅档案的，应按照规定办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容