档案利用与开发制度

PAGE档案利用与开发制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的利用与开发工作，充分发挥档案的价值，提高公司的管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案利用与开发工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法依规原则：档案利用与开发工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案的安全与合法使用。2.服务公司原则：以满足公司各项工作需求为出发点，积极主动地提供档案信息服务，为公司的决策、管理、业务开展等提供有力支持。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案利用与开发工作进行规范化、系统化管理。4.保密安全原则：在档案利用与开发过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露，保障公司的商业秘密和合法权益。二、档案利用（一）利用范围1.公司内部利用为公司决策提供参考依据，如查阅历史数据、政策文件等。支持公司日常管理工作，包括合同审查、项目审批、人员考核等。协助公司各部门开展业务活动，如查找技术资料、客户信息等。2.外部利用根据法律法规要求，向有关部门或单位提供档案资料。在公司对外合作、交流等活动中，按照规定提供相关档案信息。（二）利用流程1.申请公司内部人员因工作需要利用档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、所需档案名称、数量、利用时间等内容，并经所在部门负责人签字批准。外部单位或个人申请利用档案，需提交正式的申请函，说明利用目的、范围、用途等，并按照公司规定办理相关手续。2.审核档案管理部门收到《档案利用申请表》或申请函后，对申请内容进行审核。重点审核利用目的是否合理、合法，是否符合保密规定等。对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，需报公司主管领导审批。3.查阅经审核批准后，档案管理人员根据申请要求，提供相应的档案资料。查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。档案管理人员应对利用者的查阅行为进行监督，确保档案的安全和完整。4.归还利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究利用者的责任。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经公司授权，不得对外提供或公开。2.档案利用应遵循原始性原则，不得擅自涂改、伪造、抽取、撤换档案材料。3.对于重要档案的利用，应根据实际情况进行复制或摘录，尽量减少原件的使用次数。三、档案开发（一）开发方式1.档案编研对公司具有保存价值的档案资料进行系统整理、分析和研究，编写各类专题资料、大事记、年鉴等。通过档案编研，挖掘档案信息资源，为公司提供有价值的参考资料和历史借鉴。2.信息加工利用现代信息技术手段，对档案信息进行数字化处理，建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和共享。对档案信息进行深度分析和挖掘，提取有价值的信息，为公司的决策提供数据支持。3.展览展示结合公司的发展历程、企业文化、业务成果等，举办档案展览展示活动，向公司内部员工和外部客户展示公司的历史风貌和发展成就。通过展览展示，增强员工的归属感和自豪感，提升公司的社会形象。（二）开发流程1.立项档案管理部门根据公司发展需求和档案资源状况，提出档案开发项目建议，填写《档案开发项目立项申请表》，明确项目名称、目的、内容、预期成果等。经公司主管领导审批后，确定立项项目。2.策划针对立项项目，成立项目组，制定详细的项目策划方案。策划方案应包括项目实施步骤、人员分工、时间安排、质量控制等内容。项目策划方案经档案管理部门审核后，报公司主管领导批准实施。3.实施项目组按照策划方案组织实施档案开发工作。在实施过程中，应严格按照相关标准和规范进行操作，确保开发成果的质量。档案管理部门应加强对项目实施过程的监督和指导，及时解决项目实施过程中出现的问题。4.验收档案开发项目完成后，项目组应提交项目成果报告，并申请验收。验收内容包括项目成果是否符合立项要求、质量是否达标、是否具有实际应用价值等。档案管理部门组织相关人员对项目成果进行验收。验收合格后，项目成果应按照规定进行归档和保存。（三）开发要求1.档案开发应紧密围绕公司的中心工作和发展战略，突出档案的特色和价值。2.开发过程中应注重保护档案的原始性和真实性，不得对档案进行歪曲或篡改。3.鼓励创新开发方式和手段，提高档案开发的效率和质量，为公司创造更多的经济效益和社会效益。四、档案利用与开发的监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案利用与开发监督小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表等组成。监督小组负责对档案利用与开发工作进行定期检查和不定期抽查。2.档案管理部门应建立健全档案利用与开发工作记录制度，对每一次利用与开发活动进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、数量、开发项目名称、成果等。（二）检查内容1.档案利用与开发流程是否符合规定，申请、审核、查阅、归还等环节是否严格执行。2.档案利用与开发过程中是否遵守保密制度，有无档案信息泄露情况。3.档案开发成果是否符合质量要求，是否具有实际应用价值。4.档案管理部门对档案利用与开发工作的管理是否规范，档案资料是否完整、安全。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并要求责任部门限期整改。2.对违反档案利用与开发制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的依法追究责任。五、档案利用与开发的保密管理（一）保密制度1.公司制定严格的档案保密制度，明确档案利用与开发过程中的保密责任和措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案信息进行妥善保管，不得擅自泄露档案内容。3.利用者在利用档案过程中，应签订保密协议，承诺对接触到的档案信息予以保密。（二）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，实行专人专管，严格限制查阅范围。2.在档案利用与开发场所，应采取必要的安全防范措施，如安装监控设备、设置门禁系统等。3.对档案信息进行数字化处理时，应采取加密存储、访问控制等技术手段，确保信息安全。（三）保密教育1.公司定期组织档案利用与开发人员进行保密教育培训，提高保密意识和技能。2.培训内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、保密技术知识等。六、档案利用与开发的信息化建设（一）信息化系统建设1.公司建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用、开发等全过程的信息化管理。2.档案信息化管理系统应具备档案分类管理、权限控制、检索查询、统计分析、安全保密等功能。（二）数据管理1.加强档案信息化数据的管理，确保数据的准确性、完整性和安全性。2.定期对档案信息化数据进行备份，防止数据丢失。3.建立数据维护机制，及时更新和维护档案信息化数据。（三）技术应用1.积极推广应用先进的信息技术手段，如大数据分析、人工智能等，提高档