中学籍档案管理制度

PAGE中学籍档案管理制度一、总则（一）目的中学籍档案管理制度旨在规范学校学籍档案的管理工作，确保学籍档案的完整性、准确性和安全性，为学校教育教学管理、学生成长发展以及教育行政部门决策提供可靠依据。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生的学籍档案管理，包括从学生入学注册到毕业离校全过程中形成的各类学籍材料。（三）基本原则1.真实性原则：学籍档案应如实反映学生的学习经历、学业成绩、奖惩情况等真实信息。2.完整性原则：全面收集学生在各个阶段的相关材料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护学生学籍档案中的个人隐私信息，未经授权不得泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、存储和查阅，保证管理工作的严谨性。二、学籍档案的内容与分类（一）学生基本信息1.学生登记表：包含姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等基本个人信息。2.身份证复印件：记录学生的身份识别信息。3.户口本复印件：反映学生的家庭户籍关系。（二）招生录取材料1.入学通知书：证明学生被本校录取的正式文件。2.招生报名表：记录学生报名时填写的各项信息。3.体检表：包含学生入学时的身体检查结果。（三）学习成绩档案1.学期成绩单：详细记录学生每学期各学科的考试成绩、平时成绩、学分等。2.学业水平考试成绩：包括初中毕业学业水平考试或高中阶段学业水平测试成绩。3.补考、重修记录：对学生补考和重修情况的详细记载。（四）奖惩记录1.奖励证书及相关材料：如三好学生、优秀学生干部、学科竞赛获奖等荣誉证书及表彰决定。2.处分决定书及相关材料：对学生违反校规校纪所给予处分的决定及相关说明。（五）学籍变动材料1.转学材料：包括转学申请、转学审批表、转出学校和转入学校的相关证明。2.休学、复学材料：休学申请书、休学审批表、复学申请书、复学审批表及相关证明。3.退学材料：退学申请书、退学审批表及相关说明。（六）综合素质评价材料1.学生自评、互评及教师评价：对学生综合素质的全面评价，包括品德、学业、身心、艺术、社会实践等方面。2.成长记录袋：收集学生在学习和生活过程中的各类作品、活动记录等，反映学生的成长轨迹。（七）毕业相关材料1.毕业生登记表：全面总结学生在校期间的综合表现。2.毕业证书存根：记录学生毕业时领取毕业证书的相关信息。3.升学材料：如中考准考证、高考准考证、录取院校通知书等。三、学籍档案的建立与收集（一）档案建立流程1.新生入学时，学校招生部门负责收集学生的基本信息登记表、身份证复印件、户口本复印件等材料，并移交至学籍管理部门。2.学籍管理部门根据招生录取信息，为每位新生建立学籍档案，并分配唯一的学籍号。3.在学生入学后的一个月内，各学科教师负责将学生的学期成绩单录入档案系统，并提交纸质成绩单至学籍管理部门存档。（二）材料收集要求1.各部门应按照规定的时间节点和要求，及时将涉及学生学籍的各类材料提交至学籍管理部门。2.提交的材料应真实、完整、清晰，如有涂改或缺失，应及时补充或更正。3.学籍管理部门对收集到的材料进行初步审核，确保材料符合要求后进行分类整理。四、学籍档案的整理与归档（一）整理原则1.按照学籍档案的分类标准，对各类材料进行有序排列。2.同一类材料按照时间顺序或重要程度进行排列。3.每份材料应保持完整，不得随意拆分或遗漏。（二）整理方法1.对纸质材料进行编号、编目，制作目录清单，便于查找和核对。2.将电子档案与纸质档案相对应，确保信息一致，并按照电子档案管理规定进行存储和备份。3.对于零散的材料，如奖状、证书等，应进行扫描或拍照，以电子形式保存，并在纸质档案中注明存储位置。（三）归档要求1.整理好的学籍档案应及时归档，存入专门的档案柜或档案库。2.档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保存。3.建立档案索引和检索系统，方便快速查询和调阅档案。五、学籍档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本校教师因教育教学工作需要，可查阅学生的学籍档案，但仅限于与教学相关的信息。2.学校管理人员因工作需要，可查阅学生的学籍档案，但应严格遵守保密规定。3.学生本人或其监护人可查阅学生的学籍档案，但需提出书面申请，经学校批准后方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员需填写《学籍档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至学籍管理部门。3.学籍管理部门审核通过后，安排专人协助查阅人员查阅档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅学籍档案，如有特殊情况需要借阅，必须经学校主管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案。3.借阅人员应对档案妥善保管，不得转借、复印、涂改或损坏档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。六、学籍档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及学生个人隐私的信息，如身份证号码、家庭住址、联系方式等，应严格保密，不得随意泄露。2.学籍管理部门工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅和借阅过程中，严格控制知悉范围，确保档案信息不被无关人员获取。（二）安全管理1.加强档案库的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案存放环境安全。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，防止档案损坏或丢失。3.做好档案的备份工作，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。七、学籍档案的保管期限（一）保管期限规定1.学生学籍档案自学生毕业离校之日起，初中阶段档案保管期限为[X]年，高中阶段档案保管期限为[X]年。2.涉及学生重大违纪、违法等特殊情况的档案，应长期保管。（二）期满处理1.档案保管期满后，由学籍管理部门提出销毁意见，报学校主管领导批准。2.销毁档案时，应指定专人负责，并进行详细记录，记录内容包括销毁时间、档案名称、数量等。3.严禁擅自销毁未满保管期限的学籍档案。八、学籍档案的信息化管理（一）信息化系统建设1.建立完善的学籍档案信息化管理系统，实现学籍档案的电子化录入、存储、查询、统计等功能。2.信息化管理系统应具备数据安全防护机制，防止数据泄露、篡改等安全问题。3.定期对信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能完善。（二）数据录入与维护1.学籍管理部门应及时将纸质档案中的信息录入信息化管理系统，并保证数据的准确性和完整性。2.对学生学籍信息的变更，如转学、休学、复学等，应在信息化管理系统中及时更新，并同步更新纸质档案。3.定期对信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并妥善保管。九、监督与检查（一）内部监督机制1.学校成立学籍档案管理监督小组，定期对学籍档案管理工作进行检查和评估。2.监督小组应检查档案管理工作是否符合本制度规定，档案材料是否真实、完整、规范，档案保管是否安全等。3.对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查与评估1.积极配合教育行政部门等相关单位对学校学籍档案管理工作的检查和评估。2