交安委档案室管理制度

PAGE交安委档案室管理制度一、总则（一）目的为加强交安委档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于交安委档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、归档、保管和查阅利用。（三）管理职责1.档案室负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅登记等。2.各部门负责本部门档案资料的收集、整理，并定期移交档案室。3.档案管理人员应具备专业知识和技能，负责档案管理的具体操作和维护。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的与交通安全相关的文件、通知、法规、标准等。2.交安委工作中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。3.交通安全检查、事故调查处理等工作中产生的资料、记录、报告等。4.涉及交通安全的培训资料、宣传资料、活动记录等。5.其他与交通安全相关的有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门产生的档案资料，并按照要求进行整理。2.对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时移交档案室。3.收集的档案资料应保持完整、真实，不得擅自涂改、伪造。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序。（四）整理方法1.按照档案的类别进行分类，如综合类、交通安全法规类、事故处理类、宣传教育类等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、名称等。三、档案的归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度产生的档案资料移交档案室。2.对于临时性工作或专项活动产生的档案资料，应在工作结束后[X]个工作日内移交档案室。（二）归档流程1.各部门将整理好的档案资料填写《档案移交清单》，一式两份，一份留存本部门，一份随档案资料移交档案室。2.档案室接收档案资料后，按照整理要求进行核对、补充和完善，确认无误后进行归档。3.档案室将归档后的档案资料按照编号顺序上架存放，并更新档案目录。四、档案的保管（一）保管环境1.档案室应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。2.档案架应坚固耐用，保持清洁卫生。3.档案室应配备必要的消防器材和防虫药品。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括上级重要文件、交安委重大决策文件、事故处理的重要资料等。3.长期保管的档案期限为[X]年，包括一般性文件、工作计划、总结等。4.短期保管期限为[X]年，包括临时性文件、一般性活动记录等。（三）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。3.对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录清查结果。（四）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁清单》，经交安委负责人批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，确保销毁过程的安全和保密。4.销毁记录应保存[X]年。五、档案的查阅利用（一）查阅权限1.交安委内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经交安委负责人批准后，方可查阅。3.涉及机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复印、拍照或传播。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经批准后，查阅人员持申请表到档案室查阅档案。3.档案室工作人员根据申请表提供档案，并在《档案查阅登记薄》上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。4.查阅人员应在规定时间内归还档案，如需复印或摘抄档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理手续。（三）利用规定1.档案的利用应符合法律法规和交安委的相关规定。2.利用档案时不得擅自涂改、损坏、丢失档案。3.如需将档案带出档案室，应经交安委负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限不得超过[X]个工作日，到期应及时归还。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.将档案管理纳入信息化系统，实现档案信息的快速检索、查询和利用。2.建立电子档案数据库，对档案资料进行数字化存储和管理。（二）电子档案管理1.对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。2.电子档案应按照档案类别和编号进行分类存储，建立电子档案目录。3.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。（三）信息化系统使用1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作，确保系统的正常运行。2.利用信息化系统进行档案的收集、整理、归档、查阅等工作，提高工作效率和管理水平。3.定期对信息化系统进行维护和升级，确保系统的安全性和稳定性。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和行业标准。2.责任心强，工作认真细致，具有良好的保密意识。3.熟练掌握计算机操作技能，能够运用信息化手段进行档案管理。（二）具体职责1.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、查阅登记等。2.对档案资料进行分类、编号、编目，建立档案目录和索引。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整和安全。4.负责档案信息化管理系统的操作和维护，及时更新档案信息。5.为档案查阅利用人员提供服务，按照规定办理查阅手续。6.对档案管理工作中发现的问