档案室档案查阅制度

PAGE档案室档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案室档案的管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门及员工查阅档案室档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则档案查阅活动必须严格遵守国家有关法律法规以及本公司/组织的相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则在档案查阅过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改、丢失等情况发生。同时，查阅人员应对所查阅档案内容严格保密，不得擅自传播、公布。3.服务利用原则以服务公司/组织各项工作为宗旨，在确保档案安全和保密的前提下，为有需要的部门和人员提供便捷、高效的档案查阅服务，充分发挥档案的价值。二、档案查阅范围（一）可供查阅的档案类别1.公司/组织行政文件档案，包括各类通知、决定、报告、会议纪要等。2.人事档案，涵盖员工入职、离职、晋升、考核、培训等相关资料。3.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案，涉及公司/组织各类业务活动的合同、协议、项目文档、市场调研资料等。5.其他经档案室认定可以查阅的档案。（二）限制查阅的档案情况1.涉及国家机密、商业秘密以及个人隐私的档案，未经相关部门或人员批准，不得查阅。2.正在进行审查、审计、诉讼等特殊事项，且档案查阅可能影响该事项处理结果的，在特定期间内限制查阅。3.法律法规规定的其他限制查阅情形。三、查阅申请与审批（一）申请流程1.查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、类别、查阅目的、查阅时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作需要对申请进行审查，并签署意见。（二）审批权限1.一般性档案查阅申请，由所在部门负责人审批。2.涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需经公司/组织分管领导审批。3.涉及公司/组织核心机密、重大决策等关键档案的查阅申请，须经公司/组织主要领导审批。（三）审批结果通知审批通过后，档案室将以书面或电子方式通知查阅人，并告知查阅的时间、地点、注意事项等。如审批未通过，应向查阅人说明原因。四、查阅时间与地点（一）查阅时间1.档案室正常工作时间为查阅时间，一般为[具体工作时间]。2.如因特殊情况需要在非工作时间查阅档案，查阅人应提前向档案室提出申请，经批准后方可安排。（二）查阅地点档案查阅应在档案室指定的区域进行，不得擅自将档案带出档案室。如因工作需要确需带出档案室的，须另行办理档案借阅手续，并严格按照借阅规定使用和归还。五、查阅人员要求（一）身份核实查阅人进入档案室时，需出示有效身份证件，经档案室工作人员核实身份后，方可进行查阅。（二）行为规范1.查阅人员应遵守档案室的各项规章制度，保持安静、整洁的查阅环境。2.查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等。3.如需复印、拍照、摘录档案内容，应事先向档案室提出申请，经批准后按照规定的方式和数量进行操作。4.查阅结束后，应及时将档案归还原位，并协助档案室工作人员整理好查阅现场。六、档案查阅登记与记录（一）查阅登记档案室工作人员应对每一次档案查阅进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称及数量、审批情况等。（二）查阅记录建立档案查阅记录档案，记录查阅过程中的相关情况，如查阅人对档案内容的反馈、查阅过程中发现的问题等。查阅记录应妥善保存，以备日后查阅和审计。七、档案保密与安全管理（一）保密措施1.查阅人员应对所查阅档案内容严格保密，不得向无关人员透露。2.档案室工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自将档案信息告知他人。3.对涉及机密的档案查阅，应在专门的保密区域进行，并采取必要的保密措施，如限制查阅人数、使用专用设备等。（二）安全管理1.档案室应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全保存。2.查阅人员在查阅过程中应注意安全，不得违规操作电器设备、破坏档案室设施等。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，查阅人员应立即报告档案室工作人员，并协助进行调查处理。八、档案复制与摘录（一）复制申请查阅人如需复制档案内容，应在《档案查阅申请表》中明确注明，并按照审批权限进行审批。（二）复制审批一般性档案复制申请，由所在部门负责人审批；涉及重要机密或敏感信息的档案复制申请，需经公司/组织分管领导审批；涉及公司/组织核心机密、重大决策等关键档案的复制申请，须经公司/组织主要领导审批。（三）复制要求1.经批准后，档案室工作人员应按照规定的格式和数量为查阅人提供档案复制件。复制件应清晰、完整，并加盖档案室印章。2.对于电子档案的复制，应确保复制内容的准确性和完整性，同时采取必要的加密措施，防止信息泄露。（四）摘录规定查阅人如需摘录档案内容，应事先向档案室提出申请，经批准后按照规定的方式进行摘录。摘录内容应注明出处，并保持原意不变。九、档案借阅管理（一）借阅申请因工作需要长期使用档案的，查阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、类别、借阅期限、借阅用途等信息。（二）借阅审批借阅申请的审批权限与档案查阅申请相同，即一般性档案借阅申请，由所在部门负责人审批；涉及重要机密或敏感信息的档案借阅申请，需经公司/组织分管领导审批；涉及公司/组织核心机密、重大决策等关键档案的借阅申请，须经公司/组织主要领导审批。（三）借阅期限档案借阅期限一般不超过[具体期限]，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案室提出申请，经批准后方可延期。（四）借阅归还借阅人应在规定的借阅期限内归还所借档案，如未能按时归还，应提前向档案室说明原因并办理续借手续。归还档案时，档案室工作人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与借阅人沟通解决。十、监督与检查（一）内部监督公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案室档案查阅制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.对于违反本制度规定查阅档案的行为，视情节轻重给予批评教育、警告直至纪律处分。2.如因违规查阅导致档案信息