档案馆中控室管理制度

PAGE档案馆中控室管理制度一、总则（一）目的为加强档案馆中控室的管理，确保档案管理工作的安全、稳定、高效运行，保障档案信息的完整性、准确性和保密性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于档案馆中控室内所有工作人员及相关设备设施的管理。（三）管理原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施防范各类安全风险。2.规范操作原则：严格按照操作规程进行设备操作和业务处理，确保工作的标准化、规范化。3.责任明确原则：明确各岗位人员的职责，做到责任到人，确保各项工作有序开展。4.高效服务原则：以提供优质、高效的档案服务为目标，不断优化工作流程，提高工作效率。二、中控室人员管理（一）人员配备中控室应配备专业的管理人员，包括中控室主任、值班人员、技术维护人员等。人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理业务和中控室设备操作。（二）岗位职责1.中控室主任全面负责中控室的管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调与其他部门的工作关系，确保中控室各项工作的顺利开展。定期检查中控室的工作情况，及时发现和解决问题。组织人员进行业务培训和技术学习，提高团队整体素质。2.值班人员负责中控室的日常值班工作，严格遵守值班制度，按时交接班。实时监控档案管理系统、设备设施的运行状态，及时发现并报告异常情况。负责档案的出入库登记、整理和保管工作，确保档案的安全和完整。协助技术维护人员进行设备维护和故障排除工作。3.技术维护人员负责中控室设备设施的日常维护、保养和维修工作，确保设备正常运行。定期对档案管理系统进行检查、升级和优化，保障系统的稳定性和安全性。制定设备设施的维护计划和应急预案，及时处理突发技术问题。对值班人员进行技术指导，提高其设备操作技能。（三）人员培训1.定期组织中控室人员参加档案管理业务培训，包括档案法律法规、档案整理与保管、档案利用服务等方面的知识。2.不定期开展设备操作技能培训，使工作人员熟悉中控室各类设备的操作方法和注意事项。3.鼓励工作人员参加相关行业的学术交流和培训活动，及时了解行业最新动态和技术发展趋势。（四）人员考核1.建立健全中控室人员考核制度，定期对工作人员的工作表现进行考核。2.考核内容包括工作业绩、业务能力、工作态度、团队协作等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的人员进行表彰和奖励，对不称职的人员进行批评教育或调整岗位。三、中控室环境管理（一）场地要求1.中控室应设置在安全、安静、通风良好的区域，远离易燃、易爆、强电磁干扰等场所。2.中控室的面积应根据实际工作需要合理确定，确保设备设施摆放整齐、操作方便。3.中控室内应划分设备区、操作区、档案存储区等功能区域，并有明显的标识。（二）温湿度控制1.中控室内应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对温湿度进行监测和记录，发现异常情况及时采取措施进行调整。（三）清洁卫生1.保持中控室内环境整洁，每日进行清扫，定期对设备设施进行擦拭和消毒。2.档案存储区应保持清洁干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.严禁在中控室内吸烟、饮食、乱扔垃圾等，保持良好的工作秩序。（四）安全防护1.中控室应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护设施，如火灾自动报警系统、防盗报警装置、除湿机、防虫网、鼠夹等。2.定期对安全防护设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.加强中控室的门禁管理，严格限制无关人员进入，工作人员进入中控室应佩戴工作证件。四、档案管理系统管理（一）系统操作1.值班人员应严格按照档案管理系统的操作规程进行操作，确保系统数据的准确录入和及时更新。2.在进行档案录入、查询、借阅等操作时，应认真核对相关信息，确保操作的准确性和合法性。3.严禁擅自修改、删除系统中的数据，如需进行数据维护，应按照规定的程序进行申请和审批。（二）系统安全1.定期对档案管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复系统安全隐患。2.为系统设置强密码，并定期更换密码，防止密码泄露。3.安装正版杀毒软件和防火墙，对系统进行实时监控，防止病毒入侵和恶意攻击。4.制定系统数据备份计划，定期对系统数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的介质上，异地存放。（三）系统维护1.技术维护人员应定期对档案管理系统进行维护和保养，包括软件升级、硬件检查等。2.及时处理系统运行过程中出现的故障和问题，确保系统的正常运行。3.对系统维护情况进行详细记录，包括维护时间、维护内容、故障原因及解决方法等。五、设备设施管理（一）设备配备中控室应配备必要的设备设施，如服务器、存储设备、网络设备、监控设备、温湿度调节设备、消防设备等，以满足档案管理工作的需要。（二）设备操作1.工作人员应熟悉各类设备的操作方法和注意事项，严格按照操作规程进行操作。2.在设备操作过程中，如发现异常情况应立即停止操作，并及时报告技术维护人员进行处理。3.严禁擅自拆卸、改装设备设施，如需进行设备维修或更换部件，应按照规定的程序进行申请和审批。（三）设备维护1.技术维护人员应制定设备设施的维护计划，定期对设备进行巡检、保养和维修。2.对设备的运行状况进行实时监测，及时发现并解决设备故障和隐患。3.建立设备维护档案，记录设备的维护情况、维修历史、更换部件等信息。（四）设备更新1.根据档案管理工作的发展需要和设备设施的使用情况，适时对设备进行更新和升级。2.在设备更新前，应进行充分的调研和论证，确保新设备能够满足工作需求，并具有良好的性价比。3.新设备到货后，技术维护人员应及时进行安装调试，并对工作人员进行培训，使其熟悉新设备的操作方法。六、档案出入库管理（一）档案入库1.档案移交部门应按照档案管理的要求，对档案进行整理、编目，并填写档案移交清单。2.值班人员在接收档案时，应认真核对档案移交清单与档案实物是否相符，检查档案的质量和完整性。3.对符合要求的档案进行入库登记，将档案存放在指定的存储位置，并更新档案管理系统中的相关信息。（二）档案出库1.档案利用部门如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，并经相关部门负责人审批。2.值班人员根据审批后的档案借阅申请表，办理档案出库手续，填写档案借阅登记表，将档案交给借阅人员，并告知其注意事项。3.借阅人员归还档案时，值班人员应认真核对档案的数量和质量，确认无误后办理档案归还手续，并在档案管理系统中更新档案状态。（三）档案盘点1.定期对档案进行盘点，确保档案的实际数量与档案管理系统中的记录一致。2.盘点工作由值班人员负责，可采用全面盘点或抽样盘点的方式进行。3.对盘点中发现的问题，应及时进行调查和处理，并记录在案。七、安全保密管理（一）安全制度1.建立健全中控室安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范措施。2.制定安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。3.加强对工作人员的安全教育，提高其安全意识和自我保护能力。（二）保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强对档案信息的保密管理。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应采取严格的保密措施，限制知悉范围。3.工作人员应签订保密协议，严禁泄露档案信息。4.对档案管理系统和设备设施的访问权限进行严格控制，防止信息泄露。（三）应急处理1.中控室应制定各类突发事件的应急处理预案，如火灾、水灾、网络故障、系统瘫痪等。2.定期组织应急演练，确保工作人员熟悉应急处理流程和方