中学生档案室管理制度

PAGE中学生档案室管理制度一、总则（一）目的为加强我校中学生档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的规定，结合我校实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校中学生档案室的档案管理工作，包括学生个人档案、班级档案、学校活动档案等各类与中学生相关的档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校中学生档案室对全校中学生档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映学生的学习、生活及学校各项活动的实际情况，严禁虚假材料进入档案。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及学生个人隐私、学校机密等信息的档案进行保密，防止档案信息泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管和查阅利用，提高档案服务效率。二、档案管理职责（一）档案室工作人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。3.按照规定的程序和要求，为学校各部门、师生提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。4.对档案信息进行统计分析，及时向学校领导汇报档案管理情况，为学校决策提供参考依据。5.积极参与档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和水平。（二）各部门职责1.各年级组、班级负责本年级、班级学生档案材料的收集、整理和移交工作，指定专人负责，并确保档案材料的真实性和完整性。2.学校各职能部门负责本部门工作中形成的各类档案资料的收集、整理，并及时移交档案室归档。在工作中应重视档案资料的积累，建立健全部门档案管理制度。3.学校教职工应积极配合档案室工作，及时将在教学、科研、管理等活动中形成的应归档的材料移交档案室，并对所移交档案材料的质量负责。三、档案收集（一）收集范围1.学生个人档案包括学生入学登记表、学籍卡片、成绩单、奖惩记录、体检表、入团入党材料、社会实践活动记录等。2.班级档案班级工作计划、总结、主题班会记录、班级活动照片、学生获奖证书复印件等。3.学校活动档案学校举办的各类文体活动、学术讲座、竞赛活动等形成的文件、通知、方案、总结、获奖名单、活动照片等。4.教师教学档案教师教学计划、教案、教学课件、学生作业批改记录、教学成果等。5.学校行政管理档案学校行政会议记录、工作计划、总结、规章制度、人事档案、财务档案等。（二）收集要求1.各部门、班级应按照档案收集范围，定期收集本部门、班级形成的档案材料，并进行初步整理。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，格式规范，签署完备。对于破损、褪色的材料应进行修补或复制。3.电子文件应按照相关标准进行整理和存储，确保其真实性、完整性和可读性。电子文件与纸质文件应同时归档，相互对应。（三）收集时间1.学生个人档案材料应在每学期末由班主任负责收集整理后移交年级组，年级组审核无误后于下学期开学初移交档案室。2.班级档案材料、学校活动档案材料、教师教学档案材料应在活动结束或学期末及时收集整理后移交档案室。3.学校行政管理档案材料应在文件办理完毕后及时收集整理归档。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和要求。（二）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。中学生档案可分为学生个人档案、班级档案、学校活动档案、教师教学档案、学校行政管理档案等大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号对每一份档案或每一组档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性，可采用流水号或分类编号等方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容。目录应打印或抄写清楚，一式多份，分别存放于档案室和查阅地点。4.装订对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修补、裱糊或折叠，使其规格统一，并采用线装或胶装等方式进行装订。装订应牢固整齐，不影响档案的查阅利用。五、档案保管（一）保管条件1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间作为档案库房，确保档案安全保管。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持清洁卫生。3.档案库房应安装温湿度调控设备，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放于档案柜或档案架上，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，并有明显标识。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（三）档案保管期限1.永久保管反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，如学校建校以来的重要文件、历史照片、重大活动记录等。2.定期保管在一定时期内对学校工作有查考利用价值的档案。定期保管期限分为30年、10年。30年保管：学校一般性工作中形成的重要文件、学生学籍档案等。10年保管：学校一般性工作中形成的一般文件、临时性活动档案等。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放有序、保管安全。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应填写档案清查登记表，记录清查情况。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.学校各部门因工作需要，可查阅与本部门业务相关的档案。2.教师因教学、科研等工作需要，可查阅学生个人档案、教学档案等相关资料。3.学生本人或其监护人因特殊情况需要查阅本人档案的，经学校批准后可查阅。（二）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.申请表提交档案室后，档案室工作人员根据查阅范围和规定进行审核，审核通过后安排查阅。3.查阅人应在档案室指定的地点查阅档案，查阅时应保持安静，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案。如需复印档案材料，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理复印手续。（三）借阅范围1.因特殊工作需要，经学校领导批准，学校外单位人员可借阅我校中学生档案。2.学生因转学、升学等原因需要借阅本人档案的，经学校批准后可借阅。（四）借阅程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意，学校领导批准。2.申请表提交档案室后，档案室工作人员根据借阅范围和规定进行审核，审核通过后办理借阅手续。3.借阅人应出具本人有效身份证件，并按照规定的期限归还档案。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播、公布档案内容。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案室，并承担相应的责任。七、档案统计与鉴定（一）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅人次、借阅人次等。统计数据应准确、及时、完整，并定期向上级主管部门和学校领导汇报。3.档案统计工作应采用科学的方法和手段，逐步实现档案统计工作的信息化管理。（二）档案鉴定1.档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案室工作人员、相关业务部门人员和学校领导组成。鉴定小组应按照档案鉴定的标准和方法，对档案进行全面审查，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清册》经学校领导批准后，由档案室工作人员和监销人员共同销毁档案，并在销毁清册上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立中学生档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、查阅、借阅、统计分析等功能，方便学校各部门、师生利用档案。3.确保档案信息的安全存储和传输，防止档案信息泄露和丢失。（二）数据录入与维护1.档案室应安排专人负责档案信息的录入工作，按照档案整理的要求和标准，将档案目录及相关内容准确录入档案信息管理系统。2.定期对档案信息进行维护，及时更新档案内容的变化情况，确保档案信息的准确性和完整性。3.建立档案信息备份制度，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的存储设备上，异地存放。（三）信息安全管理1.加强档案信息安全管理，制定信息安全管理制度和操作规程，明确信息安全责任