科技研发档案管理制度

PAGE科技研发档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司科技研发档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在科技研发活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与科技研发活动相关的档案管理，包括但不限于研发项目立项文件、研究过程记录、实验数据、技术报告、知识产权文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：科技研发档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容应真实反映科技研发活动的实际情况，不得篡改或伪造。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密和技术秘密的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善科技研发档案管理制度，并组织实施。2.负责科技研发档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责建立科技研发档案信息管理系统，实现档案的信息化管理。4.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。5.负责提供档案查阅、借阅等服务，确保档案的合理利用。（二）科技研发部门职责1.负责本部门科技研发档案的形成、积累和整理工作，并按照档案管理部门的要求及时移交档案。2.负责指定专人负责本部门档案工作，确保档案工作的顺利开展。3.负责对本部门档案的真实性、完整性和准确性负责，配合档案管理部门做好档案管理工作。（三）其他部门职责各部门应积极配合档案管理部门做好科技研发档案的管理工作，在工作中形成的与科技研发相关的档案应及时移交档案管理部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围及要求1.立项阶段：包括项目立项申请书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.研究阶段：包括实验方案、实验记录、研究数据、技术交流文件等。3.成果阶段：包括技术报告、总结报告、知识产权文件（专利申请文件、软件著作权登记文件等）、成果鉴定文件等。4.其他相关文件：如项目经费预算及决算文件、项目验收文件等。各部门应按照上述收集范围，及时收集本部门在科技研发活动中形成的各类文件，并确保文件的齐全、完整。文件应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。（二）整理方法1.分类：科技研发档案按照项目类别、时间顺序等进行分类。具体分类如下：项目类：按照项目名称进行分类，每个项目下再按照立项、研究、成果等阶段进行细分。知识产权类：按照专利、软件著作权等类别进行分类。其他类：如项目经费文件、验收文件等，按照文件性质进行分类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式可采用“年份+项目编号+档案序号”的方式，如“2023001001”，其中“2023”表示年份，“001”表示项目编号，“001”表示该项目下的档案序号。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。四、档案的归档与保管（一）归档时间科技研发项目结束后，项目负责人应在[X]个工作日内将项目档案整理完毕，并移交档案管理部门归档。（二）归档要求1.档案应按照分类编号顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。2.归档的档案应编制移交清单，移交清单应包括档案编号、题名、数量等信息，移交双方应签字确认。3.档案管理部门应对归档的档案进行核对，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。（三）保管期限科技研发档案的保管期限根据档案的重要性和价值确定，分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.永久保管：涉及公司核心技术、重大科研成果、知识产权等重要档案，保管期限为永久。2.长期保管：一般的科技研发项目档案、技术文件等，保管期限为[X]年。3.短期保管：一般性的文件资料，保管期限为[X]年。（四）保管方式1.纸质档案：采用纸质档案柜存放，档案柜应保持清洁、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案：采用电子存储设备（如硬盘、光盘等）进行存储，并定期进行备份。电子档案应按照电子文件管理的相关规定进行整理和存储，确保电子档案的可读性和可用性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅科技研发档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密和技术秘密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经公司授权，不得擅自复制、摘抄或传播档案内容。（二）借阅手续1.公司内部人员因工作需要借阅科技研发档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。（三）查阅与借阅登记档案管理部门应建立档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅与借阅人员的姓名、部门、查阅或借阅档案的名称、数量、时间、期限等信息。查阅与借阅登记台账应定期进行整理和归档，以备查阅。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、科技研发部门负责人、相关技术专家等组成。档案鉴定小组负责对到期的科技研发档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、价值等因素，按照以下鉴定标准进行鉴定：1.已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。2.仍具有一定保存价值，但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限或进行缩微、数字化等处理后继续保存。3.涉及公司核心技术、重大科研成果、知识产权等重要档案，应永久保存。（三）销毁程序1.档案管理部门根据档案鉴定小组的鉴定结果，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人和公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。4.档案销毁后，《档案销毁清单》应作为档案资料永久保存。七、档案的统计与统计分析（一）统计内容档案管理部门应定期对科技研发档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅借阅人次等。（二）统计报表档案管理部门应根据统计内容，编制档案统计报表，如《科技研发档案收进情况统计表》、《科技研发档案移出情况统计表》、《科技研发档案保管情况统计表》、《科技研发档案利用情况统计表》等。档案统计报表应定期报送公司领导和相关部门，为