检察机关档案安全制度

PAGE检察机关档案安全制度一、总则（一）目的为加强检察机关档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在检察工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合检察机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于检察机关各内设机构及全体检察人员在档案收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：将档案安全放在首位，采取有效措施，防止档案的损坏、丢失、泄露等安全事故发生。2.预防为主原则：强化档案安全防范意识，建立健全安全管理制度和风险预警机制，提前预防各类安全隐患。3.责任到人原则：明确各部门和人员在档案安全管理中的职责，确保安全责任落实到具体岗位和个人。4.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和档案管理行业标准，依法依规开展档案安全管理工作。二、档案收集与整理安全（一）收集安全1.明确收集范围：各业务部门应按照档案管理规定，及时、准确地收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案收集的完整性。2.规范收集流程：档案收集人员在接收档案时，应认真核对档案的数量、内容、载体等，填写详细的交接清单，双方签字确认。对于重要档案或存在疑问的档案，应进行重点检查和记录。3.确保收集渠道安全：档案收集过程中，要注意保护档案的原始性和真实性，防止档案在传递、移交过程中受到损坏、篡改或丢失。对于电子档案，应采用安全的存储介质和传输方式，确保数据的安全。（二）整理安全1.遵循整理标准：档案整理人员应严格按照国家档案管理行业标准和检察机关档案分类方案，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案整理的规范性和系统性。2.保证整理环境安全：档案整理工作应在专门的整理场所进行，整理场所应保持清洁、整齐、通风良好，避免档案受到灰尘、潮湿、虫害等影响。同时，要配备必要的防火、防盗、防虫、防潮等安全设施。3.防止整理过程中损坏档案：在档案整理过程中，应使用符合档案保护要求的工具和设备，避免对档案造成机械损伤。对于破损、褪色等档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。三、档案保管安全（一）保管场所安全1.选址与建设要求：档案保管场所应选择地势较高、干燥通风、交通便利、远离火源和水源的地方。保管场所的建筑应符合国家有关建筑安全标准，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等功能。2.内部布局合理：档案保管场所应根据档案的类别、数量等进行合理布局，设置档案库房、整理室、查阅室、办公室等功能区域。各功能区域之间应保持适当的距离，便于档案的管理和利用。3.安全设施配备：档案保管场所应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫防鼠设备、监控设备等，并确保这些设施完好有效，定期进行检查和维护。（二）档案存储安全1.分类存储：档案应按照不同的类别、年度、保管期限等进行分类存储，便于查找和管理。对于电子档案，应建立电子档案数据库，按照一定的规则进行存储和管理。2.存储方式规范：纸质档案应采用符合档案保护要求的档案装具进行存储，如档案柜、档案架等。档案装具应牢固、耐用，便于搬运和存放。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份，防止数据丢失。3.存储环境控制：档案保管场所应保持适宜的温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。同时，要做好防尘、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和清理，确保档案存储环境的安全。（三）档案保管人员职责1.严格遵守制度：档案保管人员应严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责，确保档案保管工作的安全、规范。2.日常巡查：档案保管人员应定期对档案保管场所进行巡查，检查档案的存储情况、安全设施的运行情况等，及时发现并处理安全隐患。3.做好记录：档案保管人员应认真做好档案保管工作记录，包括档案的出入库记录、温湿度记录、安全检查记录等，确保记录真实、完整、准确。四、档案利用安全（一）利用流程规范1.查阅申请：查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，并经本部门负责人签字同意。对于涉及国家机密、检察工作秘密等重要档案的查阅，应按照相关保密规定进行审批。2.查阅登记：档案管理人员应根据查阅申请表，对查阅人员的身份、查阅内容、查阅期限等进行详细登记，并为查阅人员提供必要的查阅场所和设备。3.现场监督：在查阅档案过程中，档案管理人员应在现场进行监督，确保查阅人员遵守查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对档案进行认真核对，确保档案的完整性。（二）利用安全保密1.明确保密范围：检察机关应明确档案利用过程中的保密范围，对于涉及国家机密、检察工作秘密、个人隐私等档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。2.采取保密措施：在档案利用场所，应设置必要的保密设施，如保密柜、密码锁等。查阅人员不得将档案带出查阅场所，如需复制档案，应按照相关规定进行审批，并采取保密措施，确保复制件的安全。3.加强人员教育：对参与档案利用工作的人员，应加强保密教育，提高保密意识，使其熟悉档案利用过程中的保密规定和要求，严格遵守保密纪律。五、档案数字化安全（一）数字化流程安全1.数据采集安全：在档案数字化过程中，数据采集人员应严格按照操作规程进行数据采集，确保采集数据的准确性和完整性。采集设备应定期进行检查和维护，防止数据采集过程中出现错误或丢失。2.数据处理安全：数据处理人员应对采集到的数据进行分类、整理、转换等处理，确保数据处理的规范性和准确性。在数据处理过程中，应采取必要的安全措施，防止数据被篡改或丢失。3.数据存储安全：数字化档案数据应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。存储介质应定期进行检查和维护，防止数据存储过程中出现损坏或丢失。同时，要建立数据存储安全管理制度，对数据存储环境进行监控和管理。（二）数字化安全保密1.明确保密要求：档案数字化过程中，应明确保密要求，对涉及国家机密、检察工作秘密等重要档案的数字化处理，应按照相关保密规定进行审批和管理。2.采取安全措施：在档案数字化场所，应设置必要的安全保密设施，如门禁系统、监控设备等。数字化处理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案数字化信息。3.加强人员管理：对参与档案数字化工作的人员，应进行严格的背景审查和保密培训，签订保密协议，明确其在档案数字化过程中的保密责任。六、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.明确应急处置原则：检察机关应制定档案安全应急预案，明确应急处置的原则、目标、组织机构、处置流程等内容，确保在档案安全事故发生时能够迅速、有效地进行处置。2.分析潜在风险：对应急预案进行定期修订和完善，根据档案安全管理工作的实际情况，分析潜在的安全风险，及时调整应急处置措施，提高应急预案的科学性和实用性。（二）应急处置措施1.火灾应急处置：档案保管场所应配备足够的消防器材，并定期进行检查和维护。一旦发生火灾，应立即启动火灾应急预案，组织人员疏散档案，使用消防器材进行灭火，并及时报警。2.盗窃应急处置：加强档案保管场所的防盗措施，安装防盗报警装置。如发生盗窃事件，应立即启动盗窃应急预案，保护现场，及时报警，并向上级主管部门报告。3.自然灾害应急处置：针对可能发生的自然灾害，如洪水、地震等，应制定相应的应急处置措施。在自然灾害发生前，应及时转移档案，采取必要的防护措施；在灾害发生后，应及时对档案进行检查和清理，对受损档案进行修复或复制。4.其他安全事故应急处置：对于其他可能发生的档案安全事故，如档案丢失、损坏、泄露等，应根据具体情况，采取相应的应急处置措施，确保档案安全事故得到妥善处理。七、档案安全监督与检查（一）监督检查机制1.建立定期检查制度：检察机关应建立档案安全定期检查制度，由档案管理部门牵头，会同相关部门对档案安全管理工作进行定期检查，检查内容包括档案保管场所安全、档案存储安全、档案利用安全等方面。2.加强日常巡查：档案保管人员应加强对档案保管场所的日常巡查，及时发现并处理安全隐患。同时，要做好巡查记录，对巡查中发现的问题及时报告上级主管部门。（二）问题整改落实1.及时反馈问题：在档案安全监督检查过程中，发现的问题应