档案管理人员工作制度

PAGE档案管理人员工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门公司设立综合管理部门为档案管理部门，负责公司档案工作的日常管理。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集公司各部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行科学分类、编号、编目等整理工作。2.档案保管建立健全档案保管制度，确保档案存放安全，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量，做到账实相符。3.档案利用制定档案查阅、借阅制度，为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅服务。根据公司工作需要，及时准确地提供档案信息，为公司决策、业务开展等提供支持。4.档案信息化管理推进档案信息化建设，将档案信息录入电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索利用。负责电子档案的安全管理，定期备份电子档案数据，防止数据丢失。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案提出销毁意见。按照规定程序，组织实施档案销毁工作，并做好销毁记录。三、档案的分类与编号（一）档案分类标准公司档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、产品研发类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案类、电子档案类等十大类。（二）档案编号规则1.一级编号采用大写英文字母表示档案类别，如“A”代表行政管理类，“B”代表党群工作类等。2.二级编号采用阿拉伯数字表示该类别下的档案分类，如“A1”表示行政公文，“A2”表示行政事务等。3.三级编号采用年度、流水号等方式进行编号，如“A12023001”表示2023年形成的第1份行政公文。四、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类公司制发的各类文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表、合同协议、证照等。2.党群工作类党组织文件、党员名册、入党材料、工会文件、共青团文件等。3.经营管理类市场调研报告、营销策划方案、客户资料、招投标文件、经济合同等。4.生产技术类生产工艺文件、技术标准、操作规程、质量检验报告、设备维护记录等。5.产品研发类产品设计图纸、研发项目文档、技术创新成果等。6.基本建设类工程项目立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。7.设备仪器类设备采购合同、设备说明书、设备维护保养记录、仪器校准证书等。8.会计档案类会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。9.人事档案类员工入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录、培训档案等。10.声像档案类照片、录音、录像等反映公司重要活动、工作场景等的资料。11.电子档案类公司内部办公系统生成的电子文件、电子邮件、电子报表等。（二）档案收集要求1.各部门职责各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并定期移交至档案管理部门。2.文件材料质量收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.收集时间一般应在工作活动结束后一个月内完成文件材料的收集工作，并移交档案管理部门。（三）档案整理流程1.分类按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.编号为每份文件材料编制唯一的编号，确保编号的准确性和系统性。3.编目填写档案目录，包括文件题名、编号、日期、责任者、保管期限等内容，便于查找和管理。4.装订对纸质文件材料进行装订，确保整齐牢固，便于长期保存。5.装盒将整理好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。五、档案的保管（一）档案保管场所1.档案库房公司设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案存放安全。2.温湿度控制档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管方式1.纸质档案保管纸质档案应分类存放于档案盒中，按照档案编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，防止数据丢失。（三）档案保管期限1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。具体保管期限根据档案的重要程度和实际利用价值确定。（四）档案清查盘点1.清查周期档案管理部门应每年对档案进行一次全面清查盘点，确保档案数量、质量准确无误。2.清查内容清查档案的数量、编号、保管期限、存放位置等信息，检查档案是否有损坏、丢失等情况。3.清查记录对清查情况进行详细记录，发现问题及时采取措施进行处理，并将清查结果报告公司领导。六、档案的利用（一）档案查阅1.查阅申请公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.查阅审批档案管理部门对查阅申请进行审核，报档案管理部门负责人审批。对于涉及公司机密的档案，需经公司分管领导审批。3.查阅登记档案管理部门根据审批意见，为查阅人员办理查阅登记手续，提供查阅场所，并指定专人陪同查阅。4.查阅限制查阅人员应在规定的查阅场所内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。查阅结束后，应及时归还档案，并在查阅登记本上签字确认。（二）档案借阅1.借阅申请公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》进行申请，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.借阅审批档案管理部门对借阅申请进行审核，报档案管理部门负责人审批。对于涉及公司机密的档案，需经公司分管领导审批。3.借阅期限档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请。4.借阅归还借阅人员应按时归还档案，如档案出现损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。（三）档案复制1.复制申请公司内部人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.复制审批档案管理部门对复制申请进行审核，报档案管理部门负责人审批。对于涉及公司机密的档案，需经公司分管领导审批。3.复制登记档案管理部门根据审批意见，为复制人员办理复制登记手续，并对复制的档案进行编号、登记。4.复制要求复制档案应使用档案管理部门指定的设备和材料，确保复制质量。复制完成后，档案管理部门应对复制件进行核对，确认无误后加盖“档案复制专用章”。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。2.鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定标准，对档案进行鉴定。3.鉴定程序档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，逐卷逐件地审查档案内容，确定档案的保管期限。对已到保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见。（二）档案销毁1.销毁申请档案管理部门根据档案鉴定工作小组的销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.销毁审批公司领导对《档案销毁申请表》进行审批，同意销毁的，签署审批意见。3.销毁实施档案管理部门按照审批意见，组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁记录档案管理部门应对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并将销毁记录存档。八、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.系统选型根据公司档案管理需求，选择适合的电子档案管理系统，并确保系统具备档案收集、整理、存储、检索、利用、鉴定、销毁等功能。2.系统实施组织相关人员进行电子档案管理系统的安装、调试和培训，确保系统正常运行。（二）电子档案录入与管理1.录入要求按照档案整理规范，将纸质档案信息准确录入电子档案管理系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.数据维护定期对电子档案数据进行备份和维护，确保数据的安全性和完整性。及时更新电子档案信息，保证档案信息的时效性。（三）电子档案安全管理1.安全防护措施在电子档案管理系