学籍档案信息化管理制度

PAGE学籍档案信息化管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织学籍档案管理，提高档案管理效率和质量，保障档案信息安全，促进档案信息资源的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及学籍档案管理的各部门及相关工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及教育部门相关规定，确保学籍档案管理工作合法合规。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映学生的学习经历和相关信息。3.完整性原则：全面收集、整理和保存学生学籍档案的各类资料，确保档案的完整性。4.保密性原则：妥善保管学籍档案信息，防止信息泄露，保障学生隐私。5.信息化原则：充分利用信息技术手段，实现学籍档案管理的信息化、自动化和规范化。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善学籍档案信息化管理制度及相关流程。2.组织实施学籍档案的收集、整理、归档、存储、保管和利用工作。3.负责学籍档案信息系统的建设、维护和管理，确保系统安全稳定运行。4.对各部门学籍档案管理工作进行指导、监督和检查。5.定期对学籍档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。（二）各部门职责1.负责本部门学生学籍档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好学籍档案的信息化录入、更新和查询等工作。3.严格遵守学籍档案管理规定，不得擅自销毁、涂改或丢失档案资料。（三）档案管理人员职责1.熟悉学籍档案管理业务，掌握档案管理系统操作技能。2.负责学籍档案的具体收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的安全和完整。3.按照规定流程办理学籍档案的借阅、查阅和利用手续，做好记录和跟踪。4.定期对学籍档案进行检查和清理，发现问题及时报告并处理。5.保守学籍档案信息秘密，不得泄露档案内容。三、学籍档案的收集与整理（一）收集范围1.学生入学登记表、成绩单、奖惩记录、体检报告等基本信息资料。2.学生学籍变动记录，如转学、休学、复学、退学等相关证明材料。3.学生学位证书、毕业证书等学历证明文件。4.其他与学生学籍管理相关的重要资料。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时将本部门负责的学籍档案资料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文档，应确保格式规范、内容准确，并与纸质档案一致。（三）整理方法1.按照学生类别、年级进行分类，建立清晰的档案目录。2.对每份档案资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.将档案资料按照顺序排列，采用A4纸张规格进行装订或粘贴，保持整齐美观。4.编制档案索引，方便快速查找和利用。四、学籍档案的信息化录入（一）录入标准1.严格按照档案管理系统设定的字段和格式进行录入，确保信息准确无误。2.对于文字信息，应逐字录入，不得省略或简化；对于数字信息，应准确录入，不得出现错误或遗漏。3.录入的信息应与原始档案资料一致，如有疑问应及时核对。（二）录入流程1.档案管理人员接收各部门移交的纸质学籍档案后，进行初步审核。2.根据审核后的档案资料，在档案管理系统中创建学生档案记录，并按照标准进行信息录入。3.录入完成后，进行自我核对，确保录入信息的准确性。4.将录入后的档案信息提交给审核人员进行再次审核，审核通过后方可正式归档。（三）数据备份1.定期对学籍档案信息系统中的数据进行备份，备份频率不少于每周一次。2.备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，如磁带、光盘或外部硬盘等，并异地存放。3.建立数据备份登记制度，记录备份时间、备份内容、备份介质等信息，以备查询和追溯。五、学籍档案的存储与保管（一）存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式，确保学籍档案的安全和完整。2.电子档案存储在专用的服务器上，并进行定期的数据维护和清理，确保数据的可用性。3.纸质档案应存放在专门的档案库房内，按照档案类别和编号顺序进行排列存放。（二）保管环境1.档案库房应保持干燥、通风、温度适宜，避免档案受潮、发霉或损坏。2.库房内应配备防火、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案安全。3.定期对库房进行检查和维护，及时发现和处理安全隐患问题。（三）档案保管期限1.学籍档案的保管期限按照国家相关规定执行，一般为学生毕业后[X]年。2.对于重要的学籍档案资料，如涉及学生重大违纪处理、特殊学历认证等，应长期保存。3.保管期限届满后，按照规定的程序进行鉴定和销毁。六、学籍档案的利用与查询（一）利用范围1.公司/组织内部因工作需要查阅学籍档案的相关部门和人员。2.学生本人或其授权的代理人查阅本人学籍档案。3.按照法律法规规定，有权查阅学籍档案的其他单位或个人。（二）查询流程1.查阅人填写学籍档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。如需摘抄或复制，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅管理1.因工作需要借阅学籍档案的，借阅人应填写借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限和归还时间等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。5.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时追究借阅人的责任。七）档案的保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议。2.严格控制学籍档案信息的访问权限，根据工作需要设定不同的用户角色和权限级别，确保只有授权人员能够访问相关档案信息。3.在档案管理系统中设置安全的用户登录认证机制，如密码、数字证书等，防止非法用户登录系统。4.对于涉及学生隐私的档案信息，如成绩单、体检报告等，应严格保密，不得随意泄露。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、服务器等设施设备的安全管理。2.安装防火、防盗、防雷、防潮、防虫等安全防护设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.制定档案信息安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力，确保在发生安全事故时能够及时采取措施，减少损失。4.加强对档案管理系统的安全监控，及时发现和处理系统异常情况，防止数据丢失或被篡改。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期限届满的学籍档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的重要性、历史价值和现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表。（二）销毁流程1.档案销毁申请表经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字批准后，方可实施销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。3.销毁方式可采用粉碎、焚烧等物理方法，确保档案信息无法恢复。4.销毁完成后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门学籍档案管理工作进行检查，检查内容包括档案资料的收集、整理、移交、信息化录入等情况。2.建立内部监督考核机制，对在学籍档案管理工作中表现突出的部门和个人进行表彰和奖励；对违反档案管理规定的行为进行严肃处理。（二）外部检查1.积极配合教育部门、档案管理部门等相关单位的监督检查工作，如实提供学籍档案