档案资料专人管理制度

PAGE档案资料专人管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保档案资料管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案资料应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，确保档案资料的完整性和连续性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料，应严格保密，防止信息泄露。二、档案资料专人管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案资料专人管理制度，制定和完善公司档案管理的各项规章制度。2.负责公司各类档案资料的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案资料的规范化和标准化。3.负责公司档案资料的保管工作，建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案资料的安全和完整。4.负责公司档案资料的利用工作，建立档案查阅、借阅制度，为公司各项工作提供及时、有效的档案信息服务。5.负责公司档案资料的鉴定和销毁工作，定期对档案资料进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。6.负责对公司各部门档案资料管理工作的指导和监督，定期组织档案业务培训，提高公司档案管理人员的业务水平。（二）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具有较强的责任心和敬业精神，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.熟悉档案管理业务，掌握档案整理、分类、编号、装订、保管、利用等方面的知识和技能，能够熟练运用档案管理软件进行档案信息的录入和查询。3.负责本部门档案资料的收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的完整性和准确性。4.负责本部门档案资料的保管工作，按照档案保管制度的要求，定期对档案资料进行检查和核对，确保档案资料的安全和完整。5.负责本部门档案资料的利用工作，按照档案查阅、借阅制度的规定，为公司内部人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和记录工作。6.协助档案管理部门做好公司档案资料的鉴定和销毁工作，对本部门已失去保存价值的档案资料，提出销毁意见，并按照规定程序进行销毁。7.积极参加档案管理部门组织的档案业务培训和学习活动，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、档案资料的分类与编号（一）档案资料分类1.行政档案包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等文件，公司行政管理制度、工作流程、岗位职责等文件，公司各类会议纪要、工作报告、工作计划等文件，公司员工招聘、培训、考核、奖惩等文件，公司印章管理、证照管理、办公用品管理等文件。2.财务档案包括公司财务管理制度、会计核算制度、财务预算制度等文件，公司各类财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等文件，公司税务申报、缴纳、发票管理等文件，公司资金管理、资产管理、成本管理等文件。3.业务档案包括公司市场营销策略、市场调研报告、客户信息管理等文件，公司产品研发、生产工艺、质量控制等文件，公司采购合同、销售合同、租赁合同等文件，公司项目立项、可行性研究报告、项目进度报告等文件，公司售后服务、客户投诉处理等文件。4.人事档案包括公司员工个人简历、身份证复印件、学历证书复印件、劳动合同等文件，公司员工培训记录、考核记录、奖惩记录等文件，公司员工工资福利、社会保险、住房公积金等文件，公司员工离职手续办理、离职证明等文件。5.其他档案包括公司荣誉证书、资质证书、专利证书等文件，公司对外宣传资料、企业文化建设等文件，公司与外部单位签订的合作协议、保密协议等文件，公司其他临时性、阶段性工作形成的文件。（二）档案资料编号1.档案资料编号采用“年度+类别+流水号”的方式进行编制，确保档案编号的唯一性和系统性。2.年度：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“23”表示2023年。3.类别：按照档案资料分类的顺序进行编号，用两位数字表示，如“01”表示行政档案，“02”表示财务档案，“03”表示业务档案，“04”表示人事档案，“05”表示其他档案。4.流水号：按照档案资料形成的先后顺序进行编号，用四位数字表示，如“0001”“0002”“0003”……四、档案资料的收集与整理（一）档案资料收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，按照档案资料分类的要求，及时收集本部门在各项工作中形成的各类文件、资料、图表等。2.档案资料收集人员应认真核对档案资料的内容和数量，确保档案资料的真实性、完整性和准确性。对于不符合要求的档案资料，应及时退回相关部门进行补充或更正。3.档案资料收集人员应定期将收集到的档案资料移交至档案管理部门，交接双方应办理交接手续，填写《档案资料交接清单》，明确档案资料的名称、数量、移交时间等信息。（二）档案资料整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案资料后，应按照档案资料分类的要求，对档案资料进行整理。整理工作包括对档案资料进行分类、编号、装订、编目等。2.档案资料分类应按照本制度规定的档案资料分类标准进行，确保档案资料分类的准确性和一致性。3.档案资料编号应按照本制度规定的编号方法进行编制，确保档案编号的唯一性和系统性。4.档案资料装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等。5.档案资料编目应包括档案资料的编号、名称、日期、保管期限、密级等信息，编目应准确、清晰，便于查阅和检索。五、档案资料的保管（一）档案保管设施与设备1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防盗等功能，确保档案资料的安全和完整。2.档案库房应配备必要的档案保管设施和设备，如档案架、档案柜、温湿度计、除湿机、空调、灭火器等。3.档案库房应保持清洁、整齐，档案架、档案柜应摆放整齐，档案资料应分类存放，便于查阅和检索。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等文件，公司年度财务报表、审计报告等文件，公司重要的业务合同、协议等文件，公司员工的人事档案等。3.长期保管的档案资料包括公司行政管理制度、工作流程、岗位职责等文件，公司各类会议纪要、工作报告、工作计划等文件，公司员工的培训记录、考核记录、奖惩记录等文件，公司一般的业务合同、协议等文件，公司其他重要的文件、资料等。长期保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案资料包括公司临时性、阶段性工作形成的文件，公司一般性的文件复印件等。短期保管期限为1年至10年。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案资料进行检查和核对，确保档案资料的安全和完整。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。2.档案管理人员应按照档案保管期限的要求，对档案资料进行定期鉴定，对已失去保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。3.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料，应严格保密，防止信息泄露。未经公司领导批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复制、传播公司档案资料。4.档案管理人员应做好档案库房的安全管理工作，定期检查档案库房的防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防盗等设施和设备，确保档案库房的安全。六、档案资料的利用（一）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案资料的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，应按照规定进行审核，审核通过后，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好登记和记录工作。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案资料，查阅时应保持安静，不得在档案资料上涂改、标记、污损等。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案资料的数量和完整性，确保档案资料的安全。（二）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案资料时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案资料的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应按照规定进行审核，审核通过后，为借阅人员办理档案借阅手续，并做好登记和记录工作。3.借阅人员应在档案管理部门指定的期限内归还档案资料，如需延期归还，应提前向档案管理部门申请，并说明延期原因。4.借阅人员借阅档案资料期间，应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得在档案资料上涂改、标记、污损等。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。5.借阅人员归还档案资料时，档案管理人员应认真核对档案资料的数量和完整性，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（三）档案复制1.公司内部人员因工作需要复制档案资料时，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案资料的名称、编号、复制目的、复制份数等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门收到《档案复制申请表》后，应按照规定进行审核，审核通过后，为复制人员办理档案复制手续，并做好登记和记录工作。3.复制人员应在档案管理部门指定的地点复制档案资料，复制时应确保档案资料的完整性和准确性，不得擅自更改档案资料的内容。4.复制人员复制完毕后，应及时将复制的档案资料归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对复制档案资料的数量和完整性，确保档案资料的安全。七、档案资料的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，确定档案资料的保管期限和密级。2.档案鉴定工作应由档案管理部门组织，相关部门负责人和档案管理人员参加。鉴定人员应认真审查档案资料的内容和价值，根据档案保管期限的规定，提出鉴定意见。3.档案鉴定意见应经公司领导批准后生效，档案管理部门应根据鉴定意见，对档案资料进行分类整理，确定档案资料的保管期限和密级。（二）档案销毁1.档案管理部门应定期对已失去保存价值的档案资料进行销毁，确保档案资料的安全和完整。档案销毁工作应按照规定程序进行。2.档案销毁程序档案管理部门应编制《档案销毁清单》，注明档案资料的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清单》应经公司领导批准后生效。档案管理部门应组织相关人员