人事干部档案管理制度

PAGE人事干部档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司人事干部档案管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在人事管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体人事干部档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映人事干部的实际情况。2.完整性原则：全面收集人事干部的各类相关材料，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保护人事干部档案信息，防止信息泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案管理操作。二、档案内容（一）履历材料包括个人基本信息、工作经历、学历学位等相关材料。（二）自传材料个人撰写的反映自身成长经历等情况的材料。（三）鉴定、考核、考察材料如年度考核表、任职考察材料等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料学历证书、培训结业证书、专业技术资格证书等相关材料。（五）政审材料政治历史情况审查等相关材料。（六）党团材料入党入团申请书、转正申请书等相关材料。（七）奖励材料获得的各类奖励证书及相关审批材料。（八）处分材料受到党纪政纪处分的相关决定及材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批材料等。（十）其他可供组织参考的材料如个人重要事迹材料、社会关系证明等。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时将涉及人事干部的相关材料移交至档案管理部门。2.人事干部本人应主动提交个人相关材料，确保档案内容的及时更新。（二）整理流程1.对收集到的材料进行分类。2.按照材料形成时间顺序进行排列。3.去除重复、无效的材料。4.对破损、褪色的材料进行修复或复制。5.编制档案目录，清晰标注每份材料的名称、日期、页码等信息。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管方式1.采用档案柜存放档案，按照类别和人员顺序进行排列。2.建立电子档案备份，确保电子档案与纸质档案内容一致，并定期进行数据维护。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案数量准确、内容完整。2.对清查中发现的问题及时进行处理，并记录清查结果。五、档案借阅与查阅（一）借阅权限1.因工作需要查阅档案的，需经档案管理部门负责人批准。2.涉及重要机密的档案，需经公司高层领导批准。（二）借阅程序1.填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.经批准后，并在档案管理人员的监督下进行借阅。3.借阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（三）查阅程序1.查阅人员需到档案管理部门指定地点进行查阅。2.查阅过程中，档案管理人员应在场监督，查阅完毕后及时归还档案。六、档案转递（一）转递条件人事干部因工作调动、离职等原因需要转递档案的，按照规定办理转递手续。（二）转递程序1.填写档案转递通知单，注明转递原因、接收单位等信息。2.档案管理部门密封档案，并在封口处加盖公章。3.通过机要交通或专人送取的方式进行转递，确保档案安全送达。4.接收单位收到档案后，应及时反馈回执，确认档案已安全接收。七、档案信息化管理（一）系统建设建立人事干部档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计等功能。（二）数据录入及时将纸质档案内容录入系统，确保数据准确无误。（三）安全管理加强系统安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责档案管理工作，制定工作计划和规章制度。2.组织档案管理人员的培训和考核。3.审核档案借阅、查阅、转递等申请。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、借阅、查阅、转递等具体工作。2.维护档案信息化管理系统，确保数据安全。3.定期对档案进行清查和统计，向上级汇报档案管理情况。九、监督与检查（一）内部监督公司内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况。（二）外部监督接受上级主管部门、相关监管机构等的监督检查，对提出的问题及时整改。十、责任追究（一）违规行为1.违反档案管理制度，擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.泄露档案信息。3.未按规定程序进行档案管理操作。（二）责任追究对违规行为视情节轻重，给予