学生会个人档案制度

PAGE学生会个人档案制度一、总则（一）目的为了加强学生会组织的规范化管理，全面、真实、动态地记录学生会成员的基本信息、工作表现、综合素质等情况，建立科学合理的人才评价机制，激励学生会成员积极进取、更好地履行职责，特制定本学生会个人档案制度。（二）适用范围本制度适用于学生会全体成员，包括学生会主席团成员、各部门部长、副部长及干事。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实、客观地反映学生会成员的实际情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：全面收集学生会成员在学习、工作、生活等方面的各类信息，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护学生会成员个人档案信息的安全与隐私，未经授权，不得随意泄露。4.动态管理原则：根据学生会成员的工作变动、表现变化等情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、民族、出生日期、政治面貌、所在学院、专业、年级、联系方式等。2.学生会任职信息：加入学生会的时间、所在部门、担任职务及任职期限等。（二）工作经历1.参与的活动：详细记录参与学生会组织的各类活动，包括活动名称、活动时间、活动内容、个人在活动中承担的角色及工作成果等。2.工作任务完成情况：对分配的各项工作任务，记录任务内容、完成时间、完成质量及遇到的问题和解决办法等。3.工作表现评价：由上级领导、同事及相关部门对其工作态度、工作能力、团队协作等方面进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，并注明评价依据和具体事例。（三）学习情况1.学业成绩：记录每学期的课程成绩，包括必修课、选修课成绩，以及平均绩点等。2.学术成果：如有发表论文、参加学科竞赛获奖等学术成果，详细记录成果名称、发表刊物或竞赛级别、获奖时间等。（四）奖惩情况1.获得的奖励：包括学校、学院及学生会内部颁发的各类奖项。记录奖项名称、颁奖单位、颁奖时间及奖励原因等。2.受到的处分：如违反学校规章制度、学生会纪律等受到的处分，记录处分类型、处分原因、处分时间及解除处分时间等。（五）培训经历参加学校、学院或学生会组织的各类培训，记录培训名称、培训时间、培训内容及培训收获等。（六）综合评价1.自我评价：学生会成员定期对自己在学习、工作、生活等方面的表现进行自我评价，总结优点与不足，明确改进方向。2.他人评价：邀请老师、同学、其他部门成员等对其进行评价，评价内容包括品德修养、工作能力、团队协作等方面，评价结果可作为综合评价的参考。三、档案建立与归档（一）档案建立1.学生会成员加入学生会后，由所在部门负责收集其基本信息，并填写《学生会成员基本信息登记表》，经部门负责人审核后交至学生会办公室。2.学生会办公室指定专人负责为每位成员建立个人档案，档案以电子文档和纸质文档两种形式保存，电子文档命名规则为：姓名+学生会个人档案，纸质文档统一存放在档案盒中，档案盒上标注成员姓名及所在部门。（二）档案归档1.学生会成员在工作过程中产生的各类资料，如活动策划书、工作总结、获奖证书复印件等，由本人或所在部门及时整理后交至学生会办公室。2.学生会办公室档案管理人员按照档案内容分类，定期将资料归入相应成员的个人档案中，并做好登记工作。3.对于重要资料或原件，可采取扫描或拍照等方式留存电子文档，并在纸质档案中注明电子文档的保存位置。四、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学生会成员本人有权查阅自己的个人档案，了解档案内容。2.学生会主席团成员、各部门部长因工作需要，可查阅本部门成员的档案，但需提前向学生会办公室提出申请，经批准后方可查阅。3.学校相关部门因工作需要查阅学生会成员档案的，需出具正式的查阅函，经学生会指导老师批准后，由学生会办公室安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《学生会个人档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容及查阅时间等。2.申请表经相关负责人审批后，交至学生会办公室。3.学生会办公室档案管理人员根据申请表内容，提供相应档案供查阅人查阅，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人姓名、查阅内容等。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，查阅完毕后应及时归还档案。（三）借阅权限1.原则上不允许借阅学生会成员个人档案，如有特殊情况确需借阅的，需经学生会指导老师批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人需在规定时间内归还档案。（四）借阅程序1.借阅人填写《学生会个人档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.申请表经学生会指导老师审批同意后，交至学生会办公室。3.学生会办公室档案管理人员将档案借给借阅人，并办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、借阅时间、预计归还时间等。4.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案，如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应责任。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有问题应及时向借阅人提出，并做好记录。五、档案更新与维护（一）定期更新1.学生会成员每学期末应向所在部门提交个人工作总结和自我评价，所在部门对成员的工作表现进行审核评价后，将相关资料整理交至学生会办公室。2.学生会办公室档案管理人员根据提交的资料，及时更新成员个人档案中的工作经历、综合评价等内容。3.每学年结束时，学生会办公室对全体成员的个人档案进行全面梳理，确保档案内容的准确性和完整性。（二）即时更新1.学生会成员在工作中如有重要工作成果、获得新的奖励或受到处分等情况，应在事件发生后[X]个工作日内将相关资料交至学生会办公室，档案管理人员及时更新档案内容。2.学生会组织的各类活动结束后，活动负责人应及时将活动相关资料整理归档，确保成员个人档案中活动经历部分的内容准确、完整。（三）档案维护1.学生会办公室定期对个人档案进行检查，发现档案资料有缺失、损坏等情况时，及时通知相关人员进行补充或修复。2.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。同时，对电子档案进行加密处理，确保档案信息的安全。3.根据学校档案管理规定及学生会发展需要，适时对档案管理制度和档案内容进行调整和完善，确保档案管理工作的科学性和规范性。六、档案保管与销毁（一）保管期限学生会成员个人档案自建立之日起保存[X]年，期满后根据学校档案管理规定进行处理。（二）保管要求1.学生会办公室应设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防潮防虫设备等，确保档案存放安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和整理，保持档案存放有序，便于查找和利用。3.严格遵守档案保管的各项规章制度，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。（三）档案销毁1.档案保管期满后，由学生会办公室档案管理人员提出档案销毁申请，填写《学生会个人档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的清单，包括成员姓名、档案编号、档案内容等。2.《申请表》经学生会指导老师审核批准后实施档案销毁工作。3.档案销毁应在指定地