人事档案信息化制度

PAGE人事档案信息化制度一、总则（一）目的为加强公司人事档案管理，提高人事档案管理的效率和质量，充分发挥人事档案在公司人力资源管理中的作用，结合公司实际情况，制定本信息化制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工人事档案的信息化管理。（三）定义1.人事档案：是指公司在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的，反映员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等内容的文件材料。2.信息化管理：是指利用信息技术手段，对人事档案进行收集、整理、存储、检索、利用和安全管理等工作。（四）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实可靠，如实反映员工的实际情况。2.完整性原则：人事档案应全面、完整地收集员工的各类相关材料，确保档案内容的齐全。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对人事档案信息予以保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行人事档案信息化管理工作，确保档案管理的科学性和准确性。二、职责分工（一）人力资源部门1.负责人事档案信息化管理工作的统筹规划和组织实施。2.负责员工人事档案材料的收集、整理、审核和录入工作。3.负责建立和维护人事档案信息系统，确保系统的正常运行和数据安全。4.负责按照规定提供人事档案信息查询、借阅等服务。（二）信息技术部门1.负责为人事档案信息化管理提供技术支持和保障，确保信息系统的稳定运行。2.负责信息系统的安全防护工作，制定并实施安全策略，防止数据丢失、泄露和被篡改。3.协助人力资源部门进行系统功能的优化和升级，提高系统的易用性和管理效率。（三）其他部门1.负责及时将涉及员工人事变动的相关材料报送至人力资源部门。2.配合人力资源部门做好人事档案信息化管理的相关工作，如提供证明材料等。三、档案收集与整理（一）收集范围1.员工入职时提交的个人简历、身份证、学历证书、学位证书、资格证书、劳动合同等材料。2.员工在职期间的培训记录、考核评价、奖惩情况、岗位变动、工资调整等材料。3.员工离职时的离职证明、工作交接记录等材料。4.其他与员工人事管理相关的重要材料。（二）收集要求1.各部门应及时将涉及员工人事变动的材料报送至人力资源部门，确保材料的及时性和完整性。2.报送的材料应真实有效，如有虚假材料，将追究相关人员的责任。3.人力资源部门应定期对收集的材料进行核对和整理，确保材料的准确性。（三）整理规范1.按照员工个人信息、履历材料、培训材料、考核材料、奖惩材料、岗位变动材料、工资福利材料、离职材料等类别进行分类整理。2.对每份材料进行编号，并在档案目录中详细记录材料名称、编号、日期、来源等信息。3.确保每份材料的纸张质量良好，字迹清晰，如有破损或模糊不清的情况，应及时进行修复或更换。四、档案录入与存储（一）录入标准1.按照人事档案信息系统设定的字段和格式，准确录入员工的各项信息。2.对于材料中的文字内容，应进行清晰、完整的扫描录入，确保录入信息与原始材料一致。3.录入人员应认真核对录入信息，确保信息的准确性，如发现错误应及时更正。（二）存储方式1.采用电子存储方式，将人事档案信息存储在公司的服务器上，并定期进行备份。2.备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.建立数据存储安全管理制度，设置访问权限，确保数据的安全性和保密性。五、档案检索与利用（一）检索功能1.在人事档案信息系统中设置多种检索方式，如按员工姓名、工号、部门、入职时间等进行检索。2.提供模糊检索功能，方便用户快速查找所需信息。3.定期对检索功能进行测试和优化，确保检索结果的准确性和及时性。（二）利用规定1.公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅人事档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.因工作需要借阅人事档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人、人力资源部门负责人和公司分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的人事档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。归还档案时，应进行认真核对，确保档案完整无损。六、档案安全管理（一）安全措施1.信息技术部门应建立健全人事档案信息系统的安全防护体系，安装防火墙、杀毒软件等安全设备，防止网络攻击和病毒入侵。2.定期对信息系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全性。3.设置不同的用户权限，对涉及人事档案信息的操作进行严格授权，防止未经授权的访问和操作。（二）数据备份与恢复1.制定数据备份计划，定期对人事档案数据进行备份，备份频率至少为[X]次/月。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据，保证人事档案管理工作的正常进行。（三）应急处理1.制定人事档案信息化管理应急处理预案，明确在信息系统故障、数据泄露等突发事件发生时的应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。3.发生突发事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，最大限度地减少损失，并及时向上级报告。七、档案信息化系统维护（一）系统日常维护1.信息技术部门应安排专人负责人事档案信息系统的日常维护工作，及时处理系统运行中出现的问题。2.定期对系统进行检查和优化，确保系统的性能稳定，运行速度满足工作需求。3.及时更新系统的软件版本，确保系统功能的完整性和兼容性。B.系统升级与优化1.根据公司人事管理工作的发展和需求，定期对人事档案信息系统进行评估，制定系统升级和优化计划。2.系统升级和优化应充分征求人力资源部门及相关用户的意见和建议，确保升级后的系统能够更好地满足工作需要。3.在系统升级和优化过程中，应做好数据备份和迁移工作，确保数据的安全和完整。八、监督与检查（一）监督机制1.公司建立人事档案信息化管理监督机制，由人力资源部门和内部审计部门负责对人事档案信息化管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括档案收集、整理、录入、存储、检索、利用、安全管理等各个环节的工作情况。（二）检查频率1.人力资源部门应定期对人事档案信息化管理工作进行自查，自查频率至少为[X]次/季度。2.内部审计部门应定期对人事档案信息化管理工作进行专项审计，审计频率至少为[X]次/年。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。