干部人事档案工作制度

PAGE干部人事档案工作制度一、总则（一）目的为了进一步加强干部人事档案工作，提高干部人事档案管理水平，为干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作提供坚实的基础，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内全体干部人事档案的管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：干部人事档案必须如实反映干部个人的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集干部人事档案材料，保证档案材料齐全完整，能够客观、全面地反映干部的综合素质。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对干部人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照规定的程序、方法和标准进行干部人事档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范有序。二、档案材料的收集（一）收集范围1.履历材料：干部个人经历、学历、学位、培训等方面的材料。2.自传材料：干部个人撰写的自传。3.鉴定、考核、考察材料：包括定期考核、年度考核、专项考核、任职考察等形成的材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书、聘任文件等材料。5.政审材料：政治历史审查、入党入团审查等形成的材料。6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报、团组织关系证明等材料。7.奖励材料：各级各类奖励表彰决定、证书等材料。8.处分材料：党纪政纪处分决定、解除处分决定等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等材料。10.其他可供组织参考的材料：包括个人重大事项报告、廉政档案材料、工作业绩材料、科研成果材料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责收集本部门干部的档案材料，并及时送交档案管理部门。2.档案材料应统一使用A4规格纸张，内容应完整、清晰、字迹工整。3.收集的档案材料应注明形成时间、来源，并由组织或个人签字盖章。4.对于新形成的档案材料，应在形成后一个月内送交档案管理部门。三、档案材料的整理（一）整理原则1.分类准确：按照干部人事档案材料的类别进行分类，确保档案材料归属合理。2.排列有序：同一类别的档案材料按照时间顺序或重要程度进行排列。3.编目规范：编制档案材料目录，准确反映档案材料的内容和顺序。4.装订整齐：对档案材料进行装订，确保档案的整齐美观。（二）整理方法1.鉴别：对收集到的档案材料进行认真鉴别，剔除不应归档的材料。2.分类：将档案材料分为履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料等十大类。3.排序：按照每一类材料的时间顺序或重要程度进行排序。4.编目：编制档案材料目录，目录应包括材料名称、日期、来源、页数等信息。5.装订：将排序后的档案材料按照类别依次装订，每类材料首页应附上目录。（三）整理流程1.接收档案材料：档案管理部门接收各部门送交的档案材料。2.鉴别：对接收的档案材料进行鉴别。3.分类排序：按照整理原则对档案材料进行分类排序。4.编目：编制档案材料目录。5.装订：将整理好的档案材料进行装订。6.上架：将装订好的档案上架存放。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的干部人事档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、空调、除湿机、防虫药品等。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制。3.对电子档案应进行备份，并定期进行维护和更新。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失或损坏。（三）档案的安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案安全。3.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，防止发生安全事故。五、档案的利用（一）利用范围1.干部选拔任用、调配、晋升、奖惩等工作。2.干部的培养教育、考核评价等工作。3.组织人事部门的日常工作需要。4.其他符合规定的利用需求。（二）利用程序1.查阅档案：查阅干部人事档案应填写《干部人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门应在收到申请表后三个工作日内给予答复。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅档案：借阅干部人事档案应填写《干部人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。3.出具证明材料：因工作需要出具干部人事档案证明材料的，应由档案管理部门按照规定的格式和内容出具，并加盖档案管理部门公章。（三）利用监督1.档案管理部门应建立干部人事档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等情况进行详细登记。2.定期对干部人事档案利用情况进行检查，发现问题及时纠正。3.对违反档案利用规定的行为，应按照有关规定进行严肃处理。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立干部人事档案信息管理系统，实现档案材料的电子化录入、存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为干部人事工作提供更加便捷、高效的服务。（二）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对档案材料进行电子化录入时，应确保录入信息的准确性和完整性。3.建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止信息泄露。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、同步更新，确保两者内容一致。2.对电子档案应进行分类存储，建立索引目录，方便检索利用。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责制定和完善干部人事档案工作制度，并组织实施。2.负责干部人事档案管理工作的组织协调和监督检查。3.负责档案管理人员的业务培训和考核。4.负责与上级组织人事部门和其他相关部门的沟通协调。（二）档案管理人员职责1.负责干部人事档案的收集、整理、保管、利用等日常工作。2.负责档案材料的鉴别、分类、排序、编目、装订等工作。3.负责档案库房的管理和维护，确保档案安全。4.负责档案信息化管理工作，建立和维护档案信息系统。5.负责接待档案查阅、借阅等利用工作，办理相关手续。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。八、监督与检查（一）监督检查主体公司/组织内部的纪检监察部门负责对干部人事档案工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案工作制度的执行情况。2.档案材料的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案管理人员的履职情况。4.档案信息化管理工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查：纪检监察部门定期对干部人事档案工作进行检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理工作中的突出问题，开展专项检查。（四）问题处理1.对监督检查中发现的问题