档案工作制度化规范化

PAGE档案工作制度化规范化一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案工作的规范化、制度化建设，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为公司/组织各项工作的开展提供有力支持，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.及时归档原则：各部门及员工应及时将办理完毕的文件材料整理归档，不得积压。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏、泄密。（四）档案定义本办法所称档案，是指公司/组织在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和日常管理。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案工作流程和标准。3.对各部门档案工作进行指导和监督，定期检查档案管理情况。4.开展档案信息资源的开发利用工作，为公司/组织各项工作提供档案服务。5.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放。（三）各部门职责1.指定专人负责本部门档案工作，按照档案管理部门的要求，做好文件材料的收集、整理、归档工作。2.配合档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的监督和指导。3.严格执行档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转让档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织各类会议文件、决议、纪要、记录等。2.公司/组织各项业务活动中形成的合同、协议、项目计划、报告、报表等文件材料。3.公司/组织人事、财务、审计、纪检等工作中形成的文件材料。4.公司/组织对外宣传、交流活动中形成的文件材料。5.公司/组织设备采购、维护、更新等工作中形成的文件材料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门及员工应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和原始性，不得随意涂改、剪裁。3.对收集的文件材料应进行分类整理，便于后续归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同保存价值，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。2.编号：对每一份档案进行编号，确保档案编号的唯一性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。2.将审核后的档案移交至公司/组织档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，办理交接手续。（三）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，编目准确、清晰。2.档案应装订整齐，目录与档案内容相符。3.归档的档案应编制电子目录，便于计算机检索。五、档案的保管（一）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映公司/组织一般工作活动，在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（二）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放。3.严格控制电子档案的访问权限，确保电子档案的安全。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司/组织员工因个人需要查阅与其工作相关的档案。3.外单位因工作需要查阅公司/组织档案，须经公司/组织相关部门批准。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，批准后提供档案查阅服务。4.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。5.查阅档案时不得在档案上涂改、标记、污损。（三）利用要求1.档案管理人员应积极为档案利用者提供服务，及时、准确地提供所需档案。2.对涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。3.利用档案后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，确定档案是否仍有继续保存的必要。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经公司/组织主管领导批准后，进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。2.提高档案管理工作效率，提升档案信息资源的开发利用水平。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发档案管理软件，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在公司/组织内部的共享和利用。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.组织开展档案数字化工作，确保数字化档案的质量。3.进行档案管理系统的选型和开发，确保系统的适用性和稳定性。4.建立档案信息资源共享平台，实现档案信息的共享和利用。5.对档案信息化建设进行验收，总结经验，不断完善档案信息化管理系统。九、监督与检查（一）监督检查主体公司/组织档案管理部门负责对各部门档案工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对各部门档案工作进行检查，发现问题及时提出整改意见。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对各部门档案工作进行抽查，对发现的问题进行及时处理。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或重要工作，开展专项检查，