职教档案管理制度范本

PAGE职教档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强职业教育档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在职业教育教学、科研、管理等工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及职业教育的各类档案管理，包括教学档案、师资档案、学生档案、科研档案、实训档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类职业教育档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映职业教育活动的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.分类科学原则按照职业教育档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责职业教育档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织的职教档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和利用职业教育档案，定期对档案进行鉴定和销毁。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案管理人员进行培训。4.参与职业教育教学、科研、管理等活动，为各项工作提供档案信息支持。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。（三）各部门职责1.负责本部门职业教育档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整、准确。2.明确一名兼职档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受档案管理部门的业务指导。3.按照档案管理部门的要求，及时提供档案利用所需的相关资料和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案包括教学计划、教学大纲、教案、课件、教材、试卷、成绩册、教学总结等。2.师资档案包括教师个人基本信息、学历学位证书、教师资格证书、职称评审材料、培训记录、教学成果、科研成果等。3.学生档案包括学生个人基本信息、学籍档案、成绩单、奖惩记录、实习实训报告、就业推荐材料等。4.科研档案包括科研项目申请书、立项批复、研究报告、论文发表、专利申请等。5.实训档案包括实训教学计划、实训大纲、实训指导书、实训报告、设备使用记录、耗材清单等。6.其他与职业教育相关的档案，如会议记录、活动方案、调研报告等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的各类职业教育档案，并定期移交档案管理部门。2.档案应真实、完整、准确，签字盖章手续齐全，书写材料应符合耐久性要求。3.对电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类按照档案的类别和形成时间，对收集到的档案进行分类。具体分类如下：教学档案：分为公共课教学档案、专业课教学档案、实践教学档案等。师资档案：分为教师基本信息档案、教学档案、科研档案、培训档案等。学生档案：分为新生档案、在校学生档案、毕业生档案等。科研档案：分为科研项目档案、科研成果档案等。实训档案：分为实训教学档案、实训设备档案、实训耗材档案等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。编号方法可采用年度流水号或分类流水号等。3.装订对纸质档案进行整理装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐、牢固。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，可定期保管。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。对电子档案，应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。4.严格执行档案借阅制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部人员因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织职业教育档案的，须经公司/组织主管领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供其查阅。查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅因工作需要借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，办理借阅手续，并将档案交利用者签收。利用者应按时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及数量等信息，以便统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容、来源、时间、形式等，判断其价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点审查。3.结合公司/组织的发展规划和档案管理实际，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的职业教育档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行数据录入和挂接，建立档案数据库。2.系统功能模块档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理的全过程信息化。3.安全管理采取安全防护措施，确保档案信息化管理系统的安全运行，防止档案信息的泄露和丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常使用。