征地档案管理工作制度

PAGE征地档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强征地档案管理工作，确保征地档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥征地档案在征地工作中的凭证和参考作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在征地过程中形成的各类档案资料的管理，包括征地项目的前期准备、征地实施、补偿安置、后期监管等各个环节所产生的文件、图表、声像等不同载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则征地档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的档案缺失或管理混乱。2.真实准确原则档案内容必须真实反映征地工作的实际情况，数据准确、手续完备，严禁弄虚作假，确保档案的真实性和可靠性，为征地工作提供坚实的依据。3.规范整理原则按照统一的分类标准、编号规则和整理方法对征地档案进行整理，保证档案的规范性和一致性，便于查找、利用和保管。4.安全保密原则建立健全档案安全保密制度，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。同时，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定和完善征地档案管理的具体办法和操作规程。2.负责征地档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作，确保档案的质量和安全。3.建立健全征地档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录，做到账目清晰、账物相符。4.开展档案信息化建设，推进征地档案的数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平。5.负责对本公司/组织各部门征地档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。6.积极开发利用征地档案信息资源，为征地工作决策、项目建设、纠纷处理等提供档案信息支持和服务。（二）征地业务部门职责1.负责本部门征地工作中形成档案资料的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，按照档案管理要求，规范本部门档案的形成、积累和归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。3.在征地工作过程中，严格执行档案管理制度，妥善保管本部门的档案资料，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。4.积极配合档案管理部门做好档案的整理、归档、鉴定销毁等工作，及时提供档案利用所需的相关信息和资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责征地档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，确保档案的整理规范、排列有序、存放安全。3.认真做好档案的借阅、查阅登记工作，严格按照规定办理借阅手续，及时催还借出的档案，防止档案丢失或损坏。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决，确保档案的账物相符。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，提高档案信息检索和利用效率。6.协助档案管理部门开展档案鉴定销毁工作，对拟销毁的档案进行审核和登记，确保销毁工作符合规定要求。三、档案收集与整理（一）收集范围1.征地项目前期准备阶段项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。土地利用总体规划、城乡规划等相关规划文件。征地红线图、勘测定界图等测绘资料。征地告知书、听证告知书等相关公告文件。与被征地单位或个人签订的征地意向书、协商记录等。2.征地实施阶段征地补偿安置方案及相关批复文件。土地征收协议书、补充协议等。征地补偿费用支付凭证、发放清单等。地上附着物和青苗调查登记表、补偿评估报告等。征地拆迁过程中的照片、录像、录音等声像资料。征地过程中涉及的会议纪要、工作汇报、请示报告等文件。与相关部门、单位及个人的往来函件、通知等。3.后期监管阶段土地交付使用情况记录，包括土地交接手续、土地现状照片等。征地遗留问题处理情况记录，如信访处理结果、纠纷调解记录等。对征地项目的监督检查报告、总结评估报告等。（二）收集要求1.各征地业务部门应在文件材料形成或办理完毕后，及时收集整理，确保档案资料的齐全、完整。2.收集的档案资料应真实、准确、有效，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的档案资料应进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。4.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类征地档案按照征地工作流程和档案内容进行分类，一般分为综合类、征地审批类、征地实施类、补偿安置类、后期监管类等一级类目，在一级类目下再根据具体内容设置二级及以下类目。例如：综合类：包括征地项目的立项文件、规划文件、会议纪要等。征地审批类：涵盖土地征收批准文件、农用地转用审批文件等。征地实施类：有征地公告、征地协议、征地拆迁记录等。补偿安置类：包含补偿安置方案、补偿费用支付凭证、地上附着物补偿资料等。后期监管类：涉及土地交付使用记录、遗留问题处理情况等。2.编号档案编号采用“年度类别流水号”的方式，确保档案编号的唯一性和系统性。例如：2023ZD001，表示2023年度综合类档案的第1份文件。3.装订对纸质档案进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。4.编目编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等内容，目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册，便于查找和统计。四、档案归档与保管（一）归档时间征地项目完成后，各业务部门应在[X]个月内将整理好的档案资料移交档案管理部门归档。对于重大征地项目或有特殊要求的项目，应根据实际情况及时归档。（二）归档程序1.各业务部门将整理好的档案资料进行汇总，填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、起止日期等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对验收，检查档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案退回业务部门重新整理。3.经核对验收合格的档案，办理正式移交手续，双方在档案移交清单上签字确认。档案管理部门按照规定的分类方法和编号规则对归档档案进行上架排列，建立档案检索目录。（三）保管期限征地档案的保管期限根据档案的重要程度和利用价值确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管征地项目的立项文件、土地征收批准文件、农用地转用审批文件等具有重要法律依据和历史价值的档案。涉及重大征地纠纷或诉讼案件的档案资料。反映征地工作全貌和重要决策过程的综合性文件。2.长期保管征地补偿安置方案及相关批复文件、土地征收协议书等重要业务文件，保管期限为[X]年。地上附着物和青苗调查登记表、补偿评估报告等与补偿安置密切相关的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管征地过程中的一般性文件、会议记录、工作汇报等，保管期限为[X]年。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.对不同保管期限、不同密级的档案应分别存放，便于管理和查阅。4.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、变质等情况应及时采取措施进行处理，并做好记录。5.对电子档案应进行备份存储，采用异地备份或多种存储介质备份的方式，防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行维护和更新，确保其可读性和可用性。五、档案利用与借阅（一）利用原则征地档案的利用应遵循合法、合理、及时的原则，在确保档案安全保密的前提下，为征地工作决策、项目建设、纠纷处理等提供有效服务。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅征地档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。2.借阅因特殊情况需要借阅征地档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时查明原因并追究责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、审批情况、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成，负责对征地档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准与方法1.依据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见。3.对涉及重大问题、历史遗留问题或可能存在法律纠纷的档案，应延长保管期限，待问题解决后再进行鉴定。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制档案销毁清单，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导审核