档案文件收集管理制度

PAGE档案文件收集管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案文件的收集、整理、保管和利用，确保档案文件的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案文件在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案文件的收集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案文件进行集中统一管理，确保档案文件的系统性和完整性。2.真实准确原则档案文件的收集应确保其内容真实、准确，如实反映公司/组织各项工作的实际情况。3.及时有效原则各部门及员工应及时将工作中形成的档案文件收集整理，移交档案管理部门，确保档案文件的时效性和有效性。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全保密措施，确保档案文件不被泄露、篡改或丢失。二、档案文件的分类与范围（一）行政管理类档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证等。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。3.公司/组织会议记录、纪要、决议等文件。4.公司/组织工作计划、总结、报告等文件。5.公司/组织人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关文件。6.公司/组织财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等文件。7.公司/组织行政事务文件，如办公用品采购、车辆管理、办公设备维护等相关文件。（二）业务经营类档案1.市场营销档案，包括市场调研、客户信息、销售合同、广告宣传等相关文件。2.生产管理档案，包括生产计划、工艺流程、质量控制、设备维护等相关文件。3.研发创新档案，包括研发项目计划、技术资料、专利申请等相关文件。4.采购供应档案，包括采购合同、供应商信息、物资验收等相关文件。5.物流配送档案，包括运输记录、仓储管理、货物配送等相关文件。（三）项目建设类档案1.项目立项文件，包括项目可行性研究报告、项目批复等。2.项目设计文件，包括初步设计、施工图设计等。3.项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。4.项目施工过程文件，包括施工组织设计、工程变更记录、工程质量检验报告等。5.项目竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工决算等。（四）其他类档案1.荣誉奖项档案，包括公司/组织获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等相关文件。2.对外合作档案，包括与其他单位签订的合作协议、合作项目文件等。3.重要活动档案，包括公司/组织举办的各类重要会议、庆典、培训等活动的相关文件。三、档案文件的收集职责（一）档案管理部门职责1.负责制定档案文件收集管理制度和工作流程，并组织实施。2.指导各部门及员工做好档案文件的收集、整理工作，定期对各部门档案文件收集情况进行检查和考核。3.负责接收、整理、保管各部门移交的档案文件，建立健全档案文件目录和检索系统，方便档案文件的查询和利用。4.负责档案文件的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案文件的安全。5.负责按照国家有关规定和公司/组织要求，定期对档案文件进行鉴定、销毁等工作。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案文件收集管理工作的第一责任人，负责组织本部门员工做好档案文件的收集、整理和移交工作。2.各部门应指定专人负责档案文件的收集管理工作，明确其职责和工作要求，确保档案文件收集工作的顺利开展。3.各部门员工应按照档案文件收集管理制度和工作流程的要求，及时将工作中形成的档案文件收集整理，移交本部门档案管理人员。四、档案文件的收集要求（一）及时性要求1.各部门及员工应在工作活动结束后及时将形成的档案文件收集整理，一般应在[X]个工作日内移交本部门档案管理人员。2.对于重要紧急的档案文件，应在事件发生后[X]小时内收集整理，并及时移交档案管理部门。（二）完整性要求1.档案文件应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。2.对于涉及多个部门的档案文件，相关部门应协同配合，确保档案文件的完整性。（三）准确性要求1.档案文件的内容应真实准确，数字、日期、签名等应清晰无误。2.档案文件的格式应符合公司/组织规定和行业标准，确保档案文件的规范性。（四）规范性要求1.档案文件应使用统一的纸张、笔墨等材料，字迹应清晰工整，便于长期保存。2.档案文件应按照规定的分类标准和编号方法进行分类编号，确保档案文件的系统性和可检索性。五、档案文件的收集流程（一）文件形成各部门及员工在工作活动中形成档案文件后，应按照档案文件的类别和要求进行初步整理，确保文件的完整性和准确性。（二）部门收集各部门档案管理人员定期对本部门员工移交的档案文件进行收集整理，核对文件的数量、内容等，确保档案文件符合收集要求。（三）部门审核各部门负责人对本部门收集的档案文件进行审核把关，重点审核文件的真实性、准确性和完整性，确保档案文件质量。（四）移交档案管理部门各部门审核通过的档案文件，应在规定时间内移交档案管理部门。移交时，应填写档案文件移交清单，双方签字确认。（五）档案管理部门接收档案管理部门对各部门移交的档案文件进行接收登记，核对移交清单与档案文件的一致性，对不符合要求的档案文件及时退回相关部门进行补充完善。六、档案文件的整理与归档（一）整理原则1.遵循档案文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案文件的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案文件的管理效率。（二）整理方法1.分类按照档案文件的分类标准，对接收的档案文件进行分类，形成一级类目、二级类目等。2.编号对分类后的档案文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案文件的检索和管理。3.装订对纸质档案文件进行装订，确保文件的整齐牢固，便于长期保存。4.编目编制档案文件目录，包括文件编号（档号）、文件题名、责任者、日期、页数、保管期限等内容，便于档案文件的查询和利用。（三）归档要求1.档案文件应按照分类编号顺序进行归档，确保档案文件的系统性和完整性。2.归档的档案文件应编制归档说明，简要介绍档案文件的形成背景、主要内容等，便于档案文件的查阅和理解。3.归档的档案文件应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。七、档案文件的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案文件的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案库房环境符合要求。（二）保管方式1.档案文件应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，确保档案文件的备份和利用。2.纸质档案应按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于档案文件的查找和管理。3.电子档案应按照档案管理系统的要求进行存储和管理，建立健全电子档案的备份制度，定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全。（三）保管期限1.档案文件的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案文件主要包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，重要的合同协议、财务档案等。3.长期保管的档案文件主要包括公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件，一般的合同协议、业务档案等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案文件主要包括一般性的行政事务文件、临时性的业务文件等，保管期限为[X]年。（四）档案文件的保护措施1.定期对档案文件进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案文件的安全。2.对破损、褪色的档案文件进行修复或复制，确保档案文件的完整性和可读性。3.加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房，防止档案文件被盗、被篡改或丢失。八、档案文件的利用与借阅（一）利用原则1.档案文件的利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案文件的正确使用。2.档案文件的利用应有利于公司/组织的各项工作，为公司/组织的决策、管理、业务开展等提供支持和服务。（二）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案文件。2.公司/组织外部单位因业务往来、合作交流等需要查阅、借阅档案文件，但应按照规定办理相关手续。（三）利用流程1.申请公司/组织内部员工如需查阅、借阅档案文件，应填写档案文件利用申请表，注明利用目的、档案文件名称、档号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.审批档案管理部门对档案文件利用申请表进行审核，根据档案文件的保密级别和利用范围，确定是否批准利用申请。对于涉及重要机密的档案文件，需经公司/组织领导审批同意。3.查阅经批准的档案文件利用申请，申请人应在档案管理部门指定的地点查阅档案文件，查阅时应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案文件。4.借阅如需借阅档案文件，申请人应按照档案管理部门规定的借阅期限和归还方式进行借阅，并办理借阅登记手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）利用登记档案管理部门应对档案文件的利用情况进行详细登记，包括利用申请人、利用时间、利用目的、档案文件名称、档号、查阅或借阅期限等信息，以便对档案文件的利用情况进行统计和分析。九、档案文件的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案文件的鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确及时的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。2.档案文件的鉴定应根据档案文件的保管期限、现实利用价值等因素进行综合判断，确定档案文件的存毁。（二）鉴定组织公司/组织成立档案文件鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案文件的鉴定工作。（三）鉴定方法1.定期鉴定档案管理部门每年定期对档案文件进行鉴定，根据档案文件的保管期限和现实利用价值，提出存毁意见。2.不定期鉴定对于涉及公司/组织重大事件、重要决策等档案文件，或在档案文件保管过程中发现存在问题的档案文件，应及时组织鉴定工作小组进行鉴定。（四）销毁程序1.编制销毁清单档案管理部门根据鉴定结果，编制档案文件销毁清单，详细列出拟销毁档案文件的名称、档号、数量、保管期限等信息。2.审批档案文件销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织领导审批。3.销毁实施经批准的档案文件销毁清单，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作