学校档案管理制度学籍

PAGE学校档案管理制度学籍一、总则（一）目的为加强学校学籍档案管理，确保学籍档案的完整、准确、安全和有效利用，维护学校正常的教育教学秩序，保障学生的合法权益，依据国家有关法律法规及教育行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生学籍档案的管理，包括从学生入学到毕业全过程中形成的各类学籍材料。（三）基本原则1.真实性原则：学籍档案应如实反映学生的学习经历、成绩、奖惩等情况，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生在学习期间的各种相关材料，保证学籍档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护学生学籍档案中的个人隐私信息，未经授权不得泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对学籍档案进行整理、分类、编号和保管，确保档案管理工作的规范化和标准化。二、学籍档案内容（一）学生基本信息1.入学登记表：记录学生姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系方式、入学时间、入学方式、就读年级、班级等基本情况。2.身份证复印件：学生本人有效身份证件的复印件，确保身份信息准确无误。3.照片：学生近期免冠一寸照片，用于学籍档案及相关证件。（二）学习成绩档案1.成绩单：记录学生每学期各科课程的考试成绩、平时成绩、学分、学年总评成绩等。2.补考、重修记录：详细记载学生补考、重修的课程名称、时间、成绩等情况。3.学业水平测试成绩：包括学校组织的各类学业水平测试成绩，如期中、期末考试成绩，以及参加上级教育部门统一组织的学业水平考试成绩。（三）奖惩记录1.奖励情况：记录学生获得的各级各类奖励，如三好学生、优秀学生干部、学科竞赛获奖、文体活动获奖等，包括奖励名称、颁奖单位、时间等。2.处分情况：对学生受到的警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等处分进行详细记录，包括处分原因、时间、解除处分情况等。（四）学籍变动记录1.转学：记录学生转学的原因、转入学校名称、转入时间、转出学校名称、转出时间等信息，并附转学审批表及相关证明材料。2.休学、复学：学生休学的原因、时间、复学时间及相关审批材料，休学期间的学习情况说明等。3.退学：学生退学的原因、时间、退学审批表及相关手续办理情况。4.留级：学生留级的原因、留级时间、留级前后所在年级和班级等信息。（五）综合素质评价档案1.思想品德评价：记录学生在思想道德方面的表现，如遵守法律法规、社会公德、学校规章制度情况，参加社会实践活动、志愿服务活动等表现。2.学业表现评价：对学生学习态度、学习能力、学习方法、学习效果等方面的评价，包括课堂表现、作业完成情况、自主学习能力等。3.身心健康评价：学生的身体状况、体育锻炼情况、心理健康状况等方面的评价，如体质健康测试成绩、参加体育活动情况、心理健康测评结果等。4.艺术素养评价：学生在艺术方面的兴趣爱好、特长发展、参加艺术活动等情况的评价，如音乐、美术课程学习成绩、参加艺术社团或比赛获奖情况等。5.社会实践活动评价：记录学生参加学校组织的各类社会实践活动、社区服务、研究性学习等情况，包括活动内容、时间、表现及收获等。（六）毕业信息1.毕业生登记表：全面记录学生毕业时的基本情况、学习成绩、毕业鉴定等内容。2.毕业证书复印件：学生毕业证书的复印件，作为毕业档案的重要组成部分。3.学位证书复印件（如有）：对于获得学位的学生，提供学位证书复印件。三、学籍档案管理流程（一）档案收集1.新生入学档案收集招生部门在新生入学时，负责收集学生的入学登记表、身份证复印件、照片等基本信息材料，并在规定时间内移交至学籍管理部门。班主任负责组织学生填写入学登记表，确保信息准确完整，并对学生提交身份证复印件和照片进行审核。2.日常档案材料收集任课教师在每学期结束后，及时将学生的成绩单、补考重修记录等学习成绩档案材料提交给班主任。学校各部门如德育处、团委、体育组、艺术组等，在组织学生参加各类活动并产生相关奖惩记录、综合素质评价材料后，应及时将材料移交至学籍管理部门。学生办理学籍变动手续时，相关部门应按照规定流程及时将审批表及证明材料交至学籍管理部门。（二）档案整理1.分类：学籍管理部门收到档案材料后，按照学籍档案内容的分类标准进行分类，将学生基本信息、学习成绩档案、奖惩记录、学籍变动记录、综合素质评价档案、毕业信息等分别归类。2.编号：为每个学生的学籍档案建立唯一的编号，编号应具有系统性和连贯性，便于查询和管理。编号可采用入学年份+年级+班级+学号的方式。3.装订：对整理好的各类档案材料进行装订，确保材料整齐、牢固，便于长期保存。装订顺序应按照档案内容的重要性和时间顺序排列。（三）档案保管1.保管方式：学籍档案采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。2.保管环境：档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫鼠等安全设施，确保档案的安全保存。3.档案借阅：严格控制档案借阅范围，仅限学校内部相关工作人员因工作需要借阅。借阅时需填写借阅登记表，注明借阅时间、借阅人姓名、借阅原因、归还时间等信息。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人应按时归还档案，不得擅自转借他人或涂改、损坏档案内容。4.档案查阅：因工作需要查阅学籍档案的，应经学籍管理部门负责人批准，并在指定地点查阅。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换档案材料，查阅完毕后应及时归还档案。（四）档案更新1.随着学生学习进程的推进和各类情况的变化，学籍管理部门应及时更新学生的学籍档案信息。如学生成绩发生变动、获得新的奖惩、学籍状态发生改变等，相关部门应在规定时间内将变动信息提交至学籍管理部门进行更新。2.对于毕业学生的学籍档案，在学生毕业后应及时进行整理归档，标注毕业状态，并按照档案保管期限进行妥善保管。四、档案信息化管理（一）系统建设1.建立完善的学籍档案信息化管理系统，实现学籍档案的电子化录入、存储、查询、统计、分析等功能。系统应具备用户权限管理、数据安全防护等功能，确保学籍档案信息的安全可靠。2.学籍档案信息化管理系统应与学校现有的教学管理系统、学生管理系统等进行数据对接，实现数据的共享和交互，提高工作效率。（二）数据录入1.安排专人负责将纸质学籍档案中的信息准确录入到信息化管理系统中，录入过程中应认真核对数据，确保录入数据与纸质档案一致。2.对于新产生的学籍档案信息，如学生成绩、奖惩记录等，应及时在系统中进行录入更新，保证系统数据的实时性和准确性。（三）数据维护1.定期对学籍档案信息化管理系统的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同地点，防止数据丢失。2.对系统中的数据进行定期检查和维护，清理无效数据，修复数据错误，确保系统数据的完整性和稳定性。3.根据学校发展和管理需求，及时对学籍档案信息化管理系统进行功能升级和优化，提高系统的适用性和便捷性。五、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对学籍档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.严格限制学籍档案的查阅和使用范围，未经授权任何人不得擅自查阅、复制、传播学生学籍档案信息。3.在档案整理、保管、传输等过程中，采取必要的保密技术措施，如加密存储、加密传输等，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.建立健全学籍档案安全管理制度，明确档案管理各环节的安全责任，加强对档案保管场所和信息化系统的安全防护。2.安装防火防盗报警设备，配备必要的消防器材，确保档案保管场所的安全。定期对档案保管场所进行安全检查，及时消除安全隐患。3.加强对学籍档案信息化管理系统的安全维护，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护软件，防止网络攻击和数据泄露。定期对系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统安全稳定运行。六、档案保管期限（一）学生在校期间档案保管期限1.学生在校学习期间，其学籍档案应长期保管，以便随时查阅学生的学习情况、学籍变动等信息。2.对于已毕业学生的在校期间学籍档案，在学生毕业后应继续保管[X]年，以备上级教育部门检查、审计或其他需要。（二）毕业生档案保管期限1.毕业生档案应永久保管，作为学校教育教学成果和学生成长历程的重要历史记录。2.毕业生档案保管期限届满后，如需销毁，应按照档案销毁程序进行审批和处理，确保档案销毁过程的规范和安全。七、档案销毁（一）销毁条件1.对于保管期限届满且无继续保存价值的学籍档案，经学校档案管理部门审核，报学校主管领导批准后，可以进行销毁。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复，且已无利用价值的，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门制定档案销毁清单，并详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.组织专人对拟销毁档案进行清点核对，确保销毁清单与实际档案一致。3.采用适当的方式进行销毁，如粉碎、