学校直签档案管理制度

PAGE学校直签档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校直签档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，维护学校及相关人员的合法权益，根据国家法律法规及相关行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校直签档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理。学校直签档案包括但不限于教职工与学校直接签订的各类合同、协议、聘书、考核记录、奖惩材料、工资福利等相关资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映教职工与学校直签过程及相关工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与直签相关的各类文件资料，确保档案的完整性。3.保密性原则：对涉及个人隐私、学校机密等敏感信息的档案严格保密。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案质量。5.便捷利用原则：便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）学校档案管理部门1.负责制定和完善学校直签档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好直签档案的收集、整理、移交等工作。3.集中保管学校直签档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.负责档案的查阅、借阅、统计、鉴定、销毁等日常管理工作。5.定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门1.负责本部门与学校直签相关档案的收集、整理和初步审核工作。2.明确专人负责档案管理，按照学校档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至学校档案管理部门。3.在档案形成过程中，确保档案资料的真实、完整和规范，配合学校档案管理部门做好档案管理相关工作。（三）档案管理人员1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的具体整理、保管、利用等工作，确保档案安全。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立清晰的档案检索体系。4.及时更新档案信息，保证档案数据的准确性和时效性。三、档案收集与整理（一）收集范围1.教职工与学校签订的劳动合同、聘用合同、培训协议、保密协议等各类合同协议。2.合同签订过程中的相关审批文件、会议纪要、协商记录等。3.教职工的考核评价材料，包括年度考核、绩效考核、专项考核等结果记录。4.教职工获得的各类奖励和惩处文件，如荣誉证书、表彰决定、处分通知等。5.工资福利相关材料，如工资发放记录、奖金分配方案、福利待遇调整文件等。6.与直签档案有关的其他文件资料，如工作调动、岗位变动、离职交接等相关材料。（二）收集要求1.各部门应在文件材料形成后及时收集，确保档案的及时性。2.收集的档案材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章等手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件同步收集和保存。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，分为合同协议类、考核评价类、奖惩类、工资福利类等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、存放位置等信息，便于查找和管理。4.装订：对纸质档案进行整理装订，保持档案的整齐美观，便于长期保存。四、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要的档案应进行备份，备份存储介质应定期检查和更新，确保数据安全。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置等信息，定期进行核对。（三）安全管理1.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入档案库房。2.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.加强对档案信息安全的保护，采取加密存储、访问控制等措施，防止档案信息泄露。五、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅档案。2.教职工本人因个人权益维护、职业发展等原因查阅本人档案。3.外单位因工作需要，按照规定程序查阅学校直签档案。（二）利用流程1.申请：查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。内部查阅由所在部门负责人审批，教职工本人查阅由档案管理部门负责人审批，外单位查阅需经学校主管领导审批。2.登记：档案管理人员对查阅申请表进行审核登记，记录查阅人姓名（单位）、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅：查阅人在档案管理人员的陪同下，在指定地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、损毁档案。4.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后办理归还手续。（三）借阅管理1.因特殊情况需要借阅档案的，应按照利用流程进行申请和审批。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上批注、涂改、污损，确保档案安全完整。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家法律法规和学校实际情况，确定档案的保管期限。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案进行鉴定销毁。3.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其保管价值。2.参考同类档案的保管期限和利用情况，综合判断档案的保存必要性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经学校主管领导审批后，由档案管理人员负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人监销，确保档案彻底销毁。监销人应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校直签档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查询和共享，提升档案服务水平。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行更新和维护，保证档案信息与实际情况一致。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，制定数据恢复计划，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。3.安装防火墙、杀毒软件等安全软件，防范网络攻击和病毒感染。八、监督与检查（一）监督机制1.学校建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.学校纪检监察部门负责对档案管理工作中的违规行为进行监督和查处。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作质量。3.档案信息化管理情况。4.档案管理人员的工作纪律和业务水平。（三）检查结果处