消防中队档案管理制度

PAGE消防中队档案管理制度一、总则（一）目的为加强消防中队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在消防工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于消防中队全体人员及涉及中队档案管理工作的相关活动。（三）档案定义本制度所指档案是消防中队在履行职责过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：中队档案由专门的档案管理部门或人员集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映消防中队的工作实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定中队档案管理制度并组织实施。2.负责中队各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整、准确和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高中队人员的档案意识和业务能力。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保文件材料的及时收集和规范整理，保证档案质量。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、保管等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案借阅登记和归还检查工作，防止档案丢失和损坏。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据录入、维护和管理，确保档案信息的安全和有效利用。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级文件：包括上级机关下发的各类公文、指示、通知、通报等。2.中队文件：中队制定的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等。3.业务工作文件：消防业务工作中形成的各类报表、记录、档案、案例分析、应急预案等。4.人事档案：中队人员的履历表、任免文件、考核材料、奖惩记录、工资福利等相关材料。5.财务档案：中队的财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。6.设备档案：消防车辆、器材装备的购置、验收、维修、保养、报废等相关文件和记录。7.声像档案：中队工作中的照片、录像、录音等资料。8.其他档案：与中队工作有关的其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，不得积压、散失。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将档案分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、设备档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于检索和查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应在业务工作结束后及时归档。3.人事档案、财务档案、设备档案等应按照相关规定及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核合格的档案进行编号、编目、装订等整理工作，然后按照分类顺序上架保管。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映中队主要职能活动和基本历史面貌的，对中队工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映中队一般工作活动，在较长时间内对中队工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对中队工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，并按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的管理制度，确保电子档案的安全和有效利用。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合中队的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其价值和特点，确定档案的存毁。3.专家咨询法：对于一些专业性较强的档案，可咨询相关专家的意见，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁清册报中队领导审批后，按照规定进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和中队档案管理制度的规定。2.服务工作原则：档案利用应紧密围绕中队的工作需要，为消防业务工作、决策管理等提供支持和服务。3.确保安全原则：在档案利用过程中，应确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和信息泄露。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案时，利用者应在指定地点进行，并遵守查阅纪律。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅档案应在规定的时间内归还，不得转借他人。3.出具证明：档案管理部门根据利用者的需求，为其出具档案证明材料。出具的证明材料应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期限。（三）利用审批1.查阅档案：一般情况下，中队人员查阅档案可直接到档案管理部门办理查阅手续。涉及重要档案或机密档案的查阅，需经档案管理部门负责人批准。2.借阅档案：借阅档案需经部门负责人批准，涉及重要档案或机密档案的借阅，还需经中队领导批准。3.出具证明：出具档案证明材料需经档案管理部门负责人审核，涉及重要档案或机密档案的证明材料，还需经中队领导批准。（四）借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。（五）借阅要求1.借阅档案时，利用者应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借、丢失档案。2.借阅档案应在指定地点阅读，不得将档案带出档案管理部门。如需带出的，需经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时报告并处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为中队工作提供更加便捷、高效的档案服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对中队现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合中队档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.网络建设：建立档案管理网络，实现档案信息的共享和传输，方便档案的查询和利用。4.安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系,采取数据备份、加密、防火墙、入侵检测等技术手段，确保档案信息的安全。（三）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将档案信息准确录入档案信息管理系统。2.定期对档案信息进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。3.对档案信息管理系统进行定期检查和维护，确保系统的正常运行。（四）信息安全管理1.建立健