乡镇督查档案管理制度

PAGE乡镇督查档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇督查档案管理，确保督查工作资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥督查档案在乡镇工作决策、执行、监督等环节的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇各部门在开展督查工作过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡镇督查档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映督查工作的实际情况，数据准确、手续完备。3.分类科学原则：按照督查工作的特点和档案的形成规律，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定乡镇督查档案管理的各项规章制度。2.负责督查档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.对各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，确保档案管理工作规范有序。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.积极推进档案管理的信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）督查人员职责1.在督查工作过程中，及时收集、整理与督查事项相关的各类文件、资料、记录等，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理的要求，对收集到的资料进行初步分类和整理，及时移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的信息和解释。（三）其他部门职责1.各部门应明确一名档案管理人员，负责本部门督查档案的收集、整理和移交工作，并配合档案管理部门做好相关工作。2.在开展督查工作时，各部门应严格按照档案管理规定，妥善保管工作中形成的各类资料，不得擅自销毁或丢失。三、档案收集（一）收集范围1.督查工作方案、计划、通知等文件材料。2.督查工作过程中形成的各类记录，如督查记录、会议纪要、实地考察记录等。3.被督查对象提交的自查报告、整改方案、整改报告等材料。4.督查工作中形成的各类报表、数据统计资料。5.与督查工作相关的其他文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.及时性：督查工作结束后，相关人员应及时将形成的档案资料收集整理，移交档案管理部门，确保档案资料不遗漏、不延误。2.完整性：收集的档案资料应齐全完整，能够全面反映督查工作的全过程和结果。3.准确性：档案资料的内容应真实准确，数据可靠，签字盖章等手续完备。（三）收集程序1.督查人员在完成督查任务后，对工作中形成的各类资料进行初步整理，填写档案移交清单，注明资料的名称、数量、形成时间等信息。2.将整理好的档案资料连同档案移交清单一并移交档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案资料进行核对，如发现问题及时与督查人员沟通，要求补充或更正。四、档案整理（一）分类标准1.按督查事项分类：根据乡镇不同时期的重点工作和督查任务，将档案分为若干类别，如经济发展督查档案、社会民生督查档案、生态环境督查档案等。2.按时间顺序分类：在每个督查事项类别下，按照档案形成的时间先后顺序进行排列。3.按保管期限分类：根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期和短期保管三类。（二）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的档案资料进行修整和装订，确保档案整齐、牢固。2.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.装盒：将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。（三）整理要求1.整理后的档案应分类清晰、排列有序、编号准确，便于查阅和利用。2.档案目录应准确反映档案的内容和结构，便于检索。3.装盒的档案应保持整齐、美观，盒内档案排列有序，不得有倒置、错放等现象。五、档案归档（一）归档范围经整理后的督查档案资料均应及时归档。（二）归档时间1.一般情况下，督查工作结束后[X]个工作日内完成档案的归档工作。2.对于一些重大督查事项或紧急任务，应根据实际情况及时归档，确保档案资料的时效性。（三）归档程序1.档案管理部门对整理好的档案资料进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.将审核合格的档案资料按照分类标准和编号顺序，依次装入档案柜或档案架，并建立相应的档案索引。3.填写档案归档登记表，记录档案的归档日期、类别、数量等信息。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，对档案进行存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。4.根据档案的保管期限，对到期档案进行鉴定和处理，及时剔除失去保存价值的档案。（三）库房管理1.档案库房应专人负责管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.严格控制库房的温湿度，温度保持在[X]℃[X]℃之间，湿度保持在[X]%[X]%之间。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.乡镇内部人员因工作需要查阅督查档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅督查档案的，需持有单位介绍信，并经乡镇分管领导批准，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案资料。2.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。3.查阅过程中，如需复印、拍照等，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行核对和清点，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用规定1.档案资料的利用应严格遵守国家有关法律法规和保密规定，不得泄露档案内容。2.利用档案资料形成的各类成果，如调研报告、工作总结等，应注明资料来源，不得擅自篡改或歪曲档案内容。3.档案管理部门应积极为乡镇各项工作提供档案信息服务，根据工作需要及时整理和提供相关档案资料。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、督查业务骨干等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合乡镇督查工作的实际情况，对档案进行鉴定。2.对失去保存价值的数据、文件等，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行逐卷鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经乡镇分管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。九、档案统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的基本情况。3.档案统计数据应作为乡镇档案管理工作决策和考核的重要依据。（二）移交工作1.乡镇行政区划调整、机构改革等原