档案资料员工作制度

PAGE档案资料员工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案资料的利用效率，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案资料实行集中统一管理，由档案资料员负责档案资料的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案资料的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保密措施，防止档案资料的泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则：优化档案资料的管理流程，提高档案资料的利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案资料管理职责（一）档案资料员职责1.负责公司各类档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.建立健全档案资料管理制度，制定档案资料管理流程和标准，确保档案资料管理工作的规范化和标准化。3.负责档案资料的保管和维护，定期对档案资料进行检查、清点和修复，确保档案资料的安全和完整。4.按照公司规定的查阅、借阅流程，为公司各部门及员工提供档案资料查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。5.负责档案资料的统计和分析工作，定期向上级领导汇报档案资料管理情况，为公司决策提供参考依据。6.参与公司档案资料信息化建设，负责档案资料的数字化录入、存储和管理，提高档案资料的利用效率。7.完成领导交办的其他与档案资料管理相关的工作任务。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和移交工作，确保本部门档案资料的齐全、完整和准确。2.按照公司档案资料管理规定，定期将本部门的档案资料移交至档案资料员处，并办理交接手续。3.配合档案资料员做好档案资料的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。4.负责对本部门员工进行档案资料管理相关知识的培训和教育，提高员工的档案资料管理意识。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件、通知、报告、决议、合同、协议、章程、制度等纸质和电子文档。2.公司各类会议记录、纪要、简报、大事记等。3.公司各类业务活动的策划方案、实施方案、总结报告等。4.公司各类项目的立项报告、可行性研究报告、设计方案、施工图纸、验收报告等。5.公司各类财务报表、审计报告、税务资料等。6.公司各类人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。7.公司各类设备档案、物资档案、固定资产档案等。8.公司与外部单位往来的信函、传真、电子邮件等。9.其他与公司工作相关的具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时收集和整理。2.档案资料的收集应遵循真实、完整、准确的原则，不得遗漏重要信息。3.对于电子文档，应确保其格式规范、内容完整，并及时进行备份。4.收集的档案资料应按照类别和时间顺序进行整理，确保便于查找和利用。（三）整理方法1.分类：根据档案资料的性质、内容和用途，将其分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人事管理类、设备管理类、物资管理类等类别。2.编号：为每一类档案资料编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，确保编号的系统性和逻辑性。3.编目：对每一份档案资料进行详细的编目，包括档案资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。编目应准确、清晰，便于查阅和利用。4.装订：对于纸质档案资料，应按照一定的顺序进行装订，确保档案资料的整齐和牢固。装订应使用符合档案管理要求的装订材料，不得使用金属装订物。5.上架：将整理好的档案资料按照编号顺序上架存放，便于查找和利用。上架应遵循一定的排列规则，确保档案资料的存放有序。四、档案资料的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案资料保管室，确保档案资料的安全存放。保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案资料保管室应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案资料保管室应保持清洁、整齐，严禁在保管室内吸烟、饮食、堆放杂物等。（二）保管期限1.公司档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案资料，应永久保管。3.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案资料，应长期保管。长期保管期限一般为15年至50年。4.短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案资料，应短期保管。短期保管期限一般为5年以下。（三）保管要求1.定期检查：档案资料员应定期对档案资料进行检查，确保档案资料的安全和完整。检查内容包括档案资料的数量、质量、保管状况等。2.清点核对：每年应对档案资料进行一次全面的清点核对，确保档案资料的账实相符。清点核对结果应记录在案，并向上级领导汇报。3.修复整理：对于破损、褪色、霉变等有问题的档案资料，应及时进行修复整理，确保档案资料的可读性和完整性。4.安全防护：加强档案资料保管室的安全防护措施，安装必要的安全设备，如监控摄像头、门禁系统等，防止档案资料的泄露、丢失和损坏。5.保密管理：严格遵守档案资料保密制度，对涉及公司机密的档案资料，应采取加密存储、专人保管等措施，防止档案资料的泄露。五、档案资料的利用（一）查阅流程1.公司内部人员查阅档案资料，应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经本部门负责人签字批准后，提交至档案资料员处。2.档案资料员收到《档案资料查阅申请表》后，应进行审核，审核通过后，为查阅人员提供档案资料查阅服务，并做好查阅登记工作。3.查阅人员应在档案资料员指定的地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出保管室。查阅过程中，应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损等。4.查阅完毕后，查阅人员应将档案资料归还档案资料员，并在查阅登记本上签字确认。（二）借阅流程1.公司内部人员借阅档案资料，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经本部门负责人签字批准后，提交至档案资料员处。2.档案资料员收到《档案资料借阅申请表》后，应进行审核，审核通过后，为借阅人员办理档案资料借阅手续，并做好借阅登记工作。3.借阅人员应在档案资料员指定的地点领取档案资料，并按照规定的时间归还档案资料员。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案资料员申请，并经批准后方可延长。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或擅自复制、摘抄、传播档案资料内容。如因保管不善导致档案资料丢失、损坏的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案资料，未经公司领导批准，不得查阅、借阅和利用。2.档案资料的利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于任何违法违规或损害公司利益的活动。3.档案资料员应严格按照规定的查阅、借阅流程为公司各部门及员工提供档案资料利用服务，不得擅自扩大档案资料的利用范围或降低利用标准。六、档案资料的信息化管理（一）数字化录入1.公司应逐步推进档案资料的数字化录入工作，将纸质档案资料转化为电子档案资料，实现档案资料的信息化管理。2.档案资料员应按照档案资料数字化录入标准和规范，对纸质档案资料进行扫描、图像处理、数据录入等工作，确保电子档案资料的质量和准确性。3.数字化录入完成后，档案资料员应将电子档案资料进行分类、编号、编目等整理工作，并建立电子档案资料数据库，便于查询和利用。（二）存储与管理1.电子档案资料应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。备份存储设备应异地存放，确保数据的安全性。2.建立电子档案资料管理制度，规范电子档案资料的存储、传输、使用、维护等行为，确保电子档案资料的安全和完整。3.档案资料员应定期对电子档案资料进行检查和维护，确保电子档案资料的可读性和可用性。如发现电子档案资料存在问题，应及时进行修复和处理。（三）利用与共享1.公司内部人员可以通过公司内部网络或档案管理系统查阅、借阅电子档案资料，提高档案资料的利用效率。2.对于需要共享的电子档案资料，应按照公司规定的权限和流程进行共享，确保档案资料的安全和保密。3.鼓励公司各部门及员工积极利用电子档案资料，为公司各项工作提供支持和服务。同时，应加强对电子档案资料利用情况的统计和分析，不断优化档案资料管理工作。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案资料的鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.鉴定工作应由档案资料员、相关部门负责人及公司领导等组成的鉴定小组共同进行。（二）鉴定内容1.档案资料的真实性、完整性和准确性。2.档案资料的保管期限是否已满。3.档案资料是否已失去保存价值。4.档案资料是否涉及公司机密或其他不宜公开的内容。（三）销毁流程1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案资料，应填写《档案资料销毁申请表》，注明销毁档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经公司领导批准后，方可进行销毁。2.档案资料员应按照公司规定的销毁方式和程序，对需要销毁的档案资料进行销毁。销毁方式可以采用焚烧、粉碎、电子删除等方式，确保档案资料无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。销毁完毕后，应填写《档案资料销毁登记表》，记录销毁档案资料的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监督人员签字确认。4.对于涉及公司机密或其他不宜公开的档案资料，应采取特殊的销毁措施，确保档案资料的保密性。八、监督与考核（一）监督检查1.公司应建立档案资料管理监督检查制度，定期对档案资料管理工作进行监督检查，确保档案资料管理工作规范、有序进行。2.监督检查内容包括档案资料的收集、整理、保管、利用、信息化管理、鉴定与销毁等工作环节。3.监督检查方式可以采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结果应形成书面报告，并及时反馈给相关部门和人员。（二）考核评价1.公司应建立