党群部门档案管理制度

PAGE党群部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强党群部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为党群工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于党群部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：党群部门档案由专门的档案管理机构或人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映党群工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集党群工作中形成的各类档案，保证档案的齐全和完整。4.保密性原则：对涉及党和国家机密、组织内部敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便党群工作人员查阅和利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置党群部门设立档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本部门档案管理制度。2.负责党群部门各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.对档案进行安全保管，采取必要的防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高党群工作人员的档案意识和业务水平。7.积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段，实现档案管理的数字化、网络化。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度和操作规程。2.负责档案的收集、整理、归档工作，确保档案的质量和完整性。3.对档案进行科学分类、编号、编目，建立规范的档案检索体系。4.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。5.为党群工作人员提供档案查阅、借阅服务，严格按照规定办理查阅、借阅手续。6.负责档案信息的安全保密工作，防止档案信息泄露。7.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作技能。8.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围党群部门档案收集范围包括但不限于以下几类：1.上级党组织下发的文件、指示、通知等。2.党群部门制定的工作计划、总结、报告、规章制度等。3.党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件、记录。4.各类会议记录、纪要、决议等。5.党员教育培训、主题活动等相关资料。6.宣传工作中的稿件、图片、音像资料等。7.统战工作、群团工作等方面的文件、资料。8.涉及党群工作的重要文件、资料的起草、修改稿及相关审批记录。9.党群部门与其他部门之间的往来文件、函件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全。3.对电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。4.收集的档案材料应按照规定的时间节点移交档案管理室，不得拖延或积压。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照党群工作的职能和档案的内容，将档案分为党群工作综合类、组织建设类、宣传工作类、统战工作类、群团工作类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案的编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录准确、清晰。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案的类别、编号、年度等信息。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理室应定期对收集整理好的档案进行归档，确保档案及时归入相应的类别和年度。2.归档的档案应按照规定的排列顺序进行存放，便于查找和利用。3.对电子档案，应建立相应的存储目录和索引，确保电子档案的存储和管理规范有序。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映党群工作重大事件、重要决策、历史沿革等具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要包括党群工作中具有一定历史价值和查考利用价值的文件、资料等。3.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案，主要包括党群工作中一般性的文件、资料等。（三）保管措施1.档案管理室应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案应存放在专用的档案架（柜）上，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。4.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。5.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房环境的相对稳定。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.党群部门工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人批准后，到档案管理室查阅。2.档案管理人员应根据批准的查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。4.查阅完毕后，档案管理人员应及时收回档案，并对档案进行检查，如发现问题，应及时报告并处理。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经部门负责人审核，党群部门分管领导批准后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过规定的期限，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）保密要求1.查阅和借阅档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.对涉及党和国家机密、组织内部敏感信息的档案，应按照保密规定进行查阅和借阅，严禁违规操作。3.档案管理人员应对查阅和借阅档案的情况进行记录，以备查考。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的历史观点，从党群工作的实际出发，准确判定档案材料的价值。2.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，确保鉴定工作的科学性和规范性。3.充分考虑档案的现实利用价值和潜在利用价值，避免片面强调保管期限而忽视档案的重要性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由党群部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判定其价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在党群工作中的地位和作用，确定其价值。3.效益评估法：评估档案对党群工作决策、研究、宣传等方面的效益，判断其是否具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案的编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁前，应报党群部门分管领导批准。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。5.监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期。6.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的党群部门档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化。2.提高档案信息的检索效率和利用水平，为党群工作提供便捷的信息服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、内容摘要等录入档案信息管理系统，实现档案信息的计算机检索。3.档案信息存储：采用安全可靠的存储设备，对电子档案进行备份存储，确保档案信息的安全。4.档案信息检索：利用档案信息管理系统的检索功能，快速准确地查找所需档案信息。5.档案信息利用：通过档案信息管理系统，为党群工作人员提供档案在线查阅、借阅、下载等服务。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，明确安全责任，规范操作流程。2.加强对档案信息管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露